“Kim chỉ nam” cho chặng đường số hóa 2021
Với OKR mục tiêu là hoàn chỉnh Kế hoạch triển khai DX năm 2021 cho FPT Online, nhiều người sẽ có câu hỏi rằng liệu OKR này có thực sự “leng keng” hay đơn thuần là một kế hoạch đến hạn thì phải được duyệt? Anh Việt khẳng định: “Tất nhiên là không đơn giản như vậy”.
 |
| Những đóng góp của Lưu Xuân Việt đã giúp VnExpress luôn dẫn đầu về công nghệ trong lĩnh vực báo chí điện tử. |
Để hoàn chỉnh được Kế hoạch triển khai DX cho cả một công ty thành viên trong năm, anh Việt và các cộng sự cần phải nắm rõ các vấn đề của tất cả bộ phận trong FPT Online để đưa ra những quyết định hay gợi ý cải tiến. Chính vì vậy, mục tiêu hàng đầu mà Xuân Việt đặt ra là “phải sát sao và cụ thể nhất”. Muốn được như vậy thì đó không phải là câu chuyện họp mặt “face to face” trao đổi một lần mà là rất nhiều lần từ quản lý cấp cao, cấp trung đến nhân viên để lấy được yêu cầu, để hiểu điều đơn vị muốn, từ đó phân loại và sàng lọc các nguyện vọng.
“Từ tất cả yêu cầu, nguyện vọng của các phòng ban, mình đã ngồi lại nghiền ngẫm, xếp thứ tự ưu tiên từ thấp đến cao, như vậy mới có một thang đo thống nhất để triển khai. Đây là công việc tốn nhiều thời gian nhất, nhưng mình lại đặt một mốc thời gian leng keng nhất, đó là trước kỳ nghỉ Tết sẽ hoàn thành” - anh Việt hồi tưởng.
Như thường lệ, trước Tết Nguyên đán là thời điểm “nước rút” với tất cả các bộ phận để chuẩn bị báo cáo, sắp lịch cũng như lên chiến lược cho các lĩnh vực của năm sau. Do vậy, sắp xếp lịch hẹn để trao đổi với một bộ phận lớn là điều gần như “không tưởng”. Anh Việt và các công sự đã kiên trì với chiến lược “chia nhỏ”: chủ động sắp xếp thời gian, gặp chéo các bộ phận khác nhau để lấy yêu cầu trước, tách nhỏ các bộ phận lớn và hẹn lịch chốt với cán bộ có quyền quyết định cao nhất để rút ngắn thời gian.
Với đội ngũ khiêm tốn chỉ 4 người, công việc khó khăn nhất cản trở "người đàn ông số hóa" này có thể chạm tới đích đến OKR chính là khâu “chốt yêu cầu”. Lắng nghe và lấy yêu cầu thì mất thời gian, nhưng khó và căng thẳng nhất lại là chốt xem yêu cầu nào đủ ý nghĩa với nhiều người nhất để đội ngũ DX theo đuổi. Các bộ phận đơn lẻ thường khó có một góc nhìn tổng quát, đa chiều nên rất cần sự tư vấn của đội ngũ chuyển đổi số để sắp xếp các yêu cầu như một thang đo. “Khi đưa ra được những đề nghị, tư vấn đó đồng nghĩa với việc mình phải bảo vệ được quan điểm của bản thân bằng những lý luận, phân tích đủ thuyết phục. Có như vậy mình mới chốt được nội dung để triển khai các bước tiếp theo trong bản kế hoạch” - anh Việt phân tích.
 |
| Anh Việt và đội ngũ DX của FPT Online thực hiện nhiều chiến lược để hoàn thành Kế hoạch Triển khai Chuyển đổi số 2021. |
Điển hình như câu chuyện tại bộ phận kinh doanh, sau khi nghiềm ngẫm bản sắp xếp thứ tự triển khai các yêu cầu của đơn vị, Lưu Xuân Việt nhận ra vấn đề mấu chốt là khi đàm phán để ký mỗi hợp đồng mới, bộ phận này chưa thể đong đếm được hiệu quả ở các khía cạnh khác nhau. Điều này sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc tối ưu doanh thu triển khai. Đội ngũ DX đã nhanh chóng trao đổi với lãnh đạo của bộ phận Kinh doanh để đưa ra giải pháp.
Phương pháp “phân kỳ triển khai” được anh Việt áp dụng với trường hợp này. Cụ thể: theo dõi tiến độ triển khai định kỳ hàng tháng, hàng tuần, kèm theo cảnh báo, chiến lược. Qua đó giúp người quản lí và sales có một góc nhìn toàn cảnh, rõ ràng về các con số. Ví như doanh thu này có từ nguồn nào, tại sao bị tắc, tắc ở đâu, hiệu quả đến thời điểm này ra sao? Với bức tranh tổng thể đó, bộ phận kinh doanh cùng các bên liên quan có thể dễ dàng lên kế hoạch phù hợp với nhu cầu thực tiễn.
Với chừng ấy chặng đường từ “mò kim đáy bể” đến “gạn đục khơi trong”, thành quả ngọt ngào đã đến vào ngày 15/3 – khi Kế hoạch triển khai DX tại FPT Online năm 2021 của Lưu Xuân Việt và cộng sự được chính thức phê duyệt.
“Lúc đó, bề ngoài mình rất bình tĩnh nhưng thực chất cảm thấy như vỡ òa. Một sức nặng vô hình đã mang bên mình bao lâu, cuối cùng đã được trút xuống” - ánh mắt anh Việt rạng rỡ khi kể lại thời điểm đáng nhớ.
Câu chuyện chuyển đổi số sẽ không thể được viết tiếp nếu không có một kế hoạch được phê duyệt. Trong thời điểm các đơn vị còn đang “quay cuồng” với việc trao đổi và thống nhất thì bộ phận chuyển đổi số của FPT Online đã có cho mình một “kim chỉ nam” nhất quán trong cả năm 2021 để tiếp tục chinh phục con đường số hóa.
“72% là con số chẳng thể hài lòng…”
Theo quy định, thực hiện OKR trên 70% là đạt mức đã hoàn thành. Tuy nhiên, với đặc thù của dân kĩ thuật, anh Việt đặt ra những yêu cầu khắt khe với bản thân khi luôn hướng tới sự hoàn hảo. “Mình mong muốn con số ấy phải đạt trên 85%. Đó là kì vọng mà mình chưa đạt được và đã cho mình những bài học kinh nghiệm đắt giá”.
Bài học đó chính là “cần phải hoạch định bài toán thời gian tốt hơn nữa”. Với lịch trình dày đặc: tổng hợp 100% những vấn đề bất cập của bộ phận Kinh doanh và Nội dung trước ngày 1/2, kế hoạch triển khai cho bộ phận Kinh doanh được duyệt trước ngày 19/2, kế hoạch triển khai cho bộ phận Nội dung được duyệt trước ngày 15/3... anh Việt cho rằng chỉ cần rút gọn thời gian dự kiến hoàn thành sớm hơn thì sẽ không vượt con số 72%.
 |
“Không nên đặt quyền quyết định vào một nhóm người mà nên đặt vào một người cụ thể, rồi thực hiện điểm mấu chốt là bám sát chặt chẽ để đảm bảo thời gian”. Đó chính là bí kíp được anh Việt đúc kết sau nhiều tiếc nuối. Ngoài ra, khi lên một kế hoạch tổng thể, Quản lí các dự án Chuyển đổi số FPT Online cho rằng cần phải có bước chuẩn bị dài hơn nữa và cần một lộ trình cụ thể chứ không phải chỉ là “sự ước lượng theo kinh nghiệm”.
Lọt vào danh sách Top 13 OKR xuất sắc của quý I, anh Việt khiêm tốn: “Tất nhiên là vui rồi, nó trở thành một động lực rất lớn. Nhưng cái gì là động lực thì cũng sẽ là áp lực”.
OKR đã trở thành động lực để anh Việt tiếp tục chinh phục những thử thách leng keng hơn, nhưng cũng đã trở thành những áp lực khi anh nhận ra mình trở thành người truyền cảm hứng cho đồng nghiệp.
 |
| Lưu Xuân Việt - người đồng hành cùng những dự án chuyển đổi số của FPT Online nhận bằng khen từ Tổng Giám đốc Nguyễn Văn Khoa. |
Đang bước vào giai đoạn mấu chốt để xử lý các vấn đề chuyển đổi số cho bộ phận Kinh doanh, anh Việt vẫn tự tin “đây sẽ là mục tiêu leng keng tiếp theo”. Thông thường, phát triển một dự án sẽ phải qua nhiều công đoạn từ nghiên cứu, thử nghiệm đến lấy phản hồi rồi chỉnh sửa. Toàn bộ quá trình này mất ít nhất 6 tháng để hoàn thành. Nhưng với người đàn ông “số hóa” này, đã lỡ leng keng rồi thì chỉ có thể leng keng hơn nữa, nên 3 tháng chắc hẳn sẽ là con số đủ để Lưu Xuân Việt bắt đầu một thử thách với giới hạn mới.
Hà My
Ý kiến
()