MROOm và chuyện vượt thử thách đầu tiên của ‘lính mới’

20 phòng họp luôn trong trang thái kín người, bị động, mất thời gian khi đặt phòng, chồng lấn, xung đột khi sử dụng,... Tất cả đều là những tình trạng từng thường xuyên xảy ra tại FPT IS Hà Nội. Giờ đây, mọi chuyện đã khác. Chỉ vài lần tích chuột, trong chưa đầy 1 phút, nhân viên hành chính không phải đau đầu sắp xếp, chỉ cần duyệt phòng. Còn lại, để MROOm lo.

Và để có được một MROOm với công năng tối ưu như vậy, nhóm tác giả và chàng "lính mới" Nhật Anh của phòng Đảm bảo nguồn lực BA&Test, thuộc khối ngành Quản trị khách hàng doanh nghiệp chiến lược - FPT IS FSB, đã có những đêm không ngủ.

Là một phần mềm quản lý phòng họp, nơi tất cả mọi người đều có thể đăng kí sử dụng từ xa với thời gian nhanh chóng và hiệu suất phòng được cải thiện rõ rệt, MROOm được ra đời từ chính sự quan sát tỉ mỉ và nhanh nhạy của chị Phương Anh. Ngay sau đó, dự án đã được khởi đầu với 4 thành viên: Phạm Thị Phương Anh, Trần Thanh Loan, Đào Trung Sơn, Lê Quang Hải và dần tạo nên một phương án hoàn chỉnh về ý tưởng và giải pháp.

4 thành viên ban đầu của dự án MROOm. Ảnh: Nhân vật cung cấp.

Đến tháng 4/2019, anh Trung Sơn quyết định gọi thêm một thành viên mới, đó chính là Võ Tá Nhật Anh - người trẻ tuổi nhất nhóm. Điều đặc biệt là khi được gọi vào dự án MROOm, Nhật Anh mới chỉ là một cậu thực tập sinh vẫn đang 'biên chế' nhà trường và MROOm chính là dự án chính thức đầu tiên của cậu tại FPT IS. Bắt tay làm việc với rất nhiều bỡ ngỡ, Nhật Anh cố gắng cùng anh chị trong team nghiên cứu để thực hiện MROOm theo một công nghệ mới.

Với team 5 người hội tụ cả kinh nghiệm lẫn sức trẻ, nhóm đã hoàn thành ý tưởng và có sự phân công rõ ràng từng phần việc: anh Sơn là người đưa ra các giải pháp công nghệ, anh Hải viết dịch vụ đặt phòng và quản lý, chị Phương Anh chịu trách nhiệm phần nghiệp vụ, chị Thanh Loan làm nhiệm vụ kiểm thử  trong khi Nhật Anh được phân công phát triển Framework React JS, các danh mục và tích hợp với Cổng dịch vụ nội bộ của FPT IS là  BA Online.

Tân binh Nhật Anh (áo đen) ghi dấu ấn với MROOm.

Là hệ thống đặt phòng họp tương đối phức tạp với công nghệ mới, cả team đã phải tìm hiểu, tham khảo các phương án từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo tính chính xác. Trong quá trình làm được khoảng 60%, tháng 7/2019, anh Sơn và anh Hải phải đi thực hiện một dự án mới, hai thành viên còn lại cũng phải xử lý việc ở các dự án song song nên thời điểm đó, chỉ còn một mình Nhật Anh tiếp tục "theo đuổi" MROOm. Dù các anh chị vẫn hỗ trợ Nhật Anh nhưng với khối lượng công việc của dự án mới quá nhiều nên đôi khi việc hỗ trợ gặp nhiều khó khăn.

“Cảm xúc vào thời điểm đấy là 'nản' vô cùng vì cảm thấy chơ vơ giữa một khối công việc lớn và tương đối phức tạp. Nhất là những khi mình bị kẹt ở chỗ nào đó, muốn tham khảo ý kiến anh chị mà ai cũng bận. Nhưng những lúc nản như vậy, mình lại nghĩ: không thể từ dự án đầu tiên mà đã nản chí nhanh như thế này được, nên lại có động lúc tiếp tục tìm tòi, cố gắng hơn nữa” - Nhật Anh kể lại về quãng thời gian xây dựng MROOm. Bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, các anh chị trong nhóm và đặc biệt là anh Trung Sơn, cũng đã động viên Nhật Anh rất nhiều để cậu thực tập sinh thêm vững vàng về mặt tâm lý, quyết tâm theo đuổi dự án đến cùng.

Khi MROOm bắt đầu “thành hình” và đem đi chạy thử nghiệm cũng gặp không ít khó khăn. Bởi cứ bắt đầu chạy thử nghiệm MROOm trên server nào thì server đó lại sập. Vậy là lại vừa phải khắc phục server, vừa phải sửa lại MROOm, cứ như vậy nhiều lần liền khiến người ít kinh nghiệm như Nhật Anh thời điểm đó lo lắng không yên.

Kiên trì cùng các anh chị thực hiện đến cùng thì khoảng 2 tháng sau, MROOm đã được mang đi đào tạo. Thế nhưng câu chuyện lại thêm phần "gay cấn" hơn khi chính vào thời điểm quan trọng ấy, trong buổi teamwork cuối cùng, chị Phương Anh đã phát hiện ra Nhật Anh bị sốt xuất huyết và nổi ban đỏ khắp người. Vậy là trong suốt mấy hôm nhập viện, lúc nào Nhật Anh cũng cầm điện thoại để cập nhật tin tức về MROOm từ các anh chị trong team. Mãi cho đến khi MROOm được chạy thành công, thành viên trẻ nhất mới “thở phào” nhẹ nhõm và ăn mừng cùng các anh chị. 

Giao diện đặt phòng họp của MROOm tích hợp trên BA Online. Ảnh: Hà My

Được tích hợp sử dụng thông qua hệ thống BA Online, người dùng MROOm chỉ cần tạo ticket đặt phòng họp, khai báo các thiết bị cần sử dụng là hệ thống sẽ tự động phân tích dữ liệu rồi gợi ý phòng họp phù hợp với yêu cầu đề ra. Hệ thống còn hiển thị bảng giá cước sử dụng cụ thể tới người dùng, tạo thuận lợi tối đa cho việc cung cấp phòng họp một cách minh bạch và nhanh chóng.

“Bây giờ mỗi khi book phòng có vấn đề gì, các anh chị lại bảo ‘Cứ hỏi Nhật Anh’. Mình rất vui vì đây như một cống hiến đầu tiên được ghi nhận vậy! Và mình cũng cảm ơn vì hồi ấy, anh chị trong team đã trao cho mình cơ hội với MROOm” - Nhật Anh chia sẻ.

Từ khi được áp dụng tại văn phòng FPT IS Hà Nội vào tháng 10/2019, MROOm đã mang đến những trải nghiệm dễ dàng cho người dùng. Thay vì quy trình thủ công từ lúc đăng ký tới lúc sắp xếp, thông qua mất từ 1 - 2 tiếng trong giờ hành chính, và 1 - 2 ngày ngoài giờ hành chính, giờ đây với MROOm, mọi thao tác đặt phòng họp cùng các chi phí cụ thể đều được hoàn thành chỉ trong vòng chưa tới 1 phút cho đến khi chờ thông qua. Với những tính năng trên, MROOm đã mang đến tính hiệu quả cao, tạo nên ưu thế cho công tác hành chính trong xu hướng số hóa các công việc văn phòng hiện nay.

Nhật Anh và chị Thanh Loan nhận danh hiệu từ Chủ tịch FPT Trương Gia Bình.

MROOm không chỉ mang đến sự trưởng thành trong công việc mà còn mang đến cho cậu thực tập sinh Nhật Anh ngày ấy một góc nhìn hoàn toàn khác về “sự sáng tạo”. Bởi sáng tạo đôi khi không đến từ những gì xa xôi mà đến từ chính những quan sát và nỗ lực nhỏ bé trong cuộc sống thường ngày. Nếu chị Phương Anh, Thanh Loan không nhanh nhạy nhận ra vấn đề cần giải quyết, anh Trung Sơn, Quang Hải không dám thử nghiệm công nghệ mới và Nhật Anh không cố gắng mỗi ngày một chút để làm tốt hơn mình ngày hôm qua và theo đuổi dự án đến cùng, hôm nay đã không có MROOm tại iKhiến 2020.

Hà My

• 5/7 sản phẩm Sáng kiến số 1 là phần mềm tăng năng suất công việc
• CEO FPT Japan khen thưởng nóng cho Tâm sự thời chiến