‘Sáng tạo để tiết kiệm tối đa’

Tại Vòng chung khảo số 1 của iKhiến 2020, khi các sáng kiến phần lớn đều mang màu sắc công nghệ với những thuật toán phức tạp thì Hệ thống kiểm kê hàng hóa Videocall của Nguyễn Viết Việt lại đơn giản lạ thường. Không cần ứng dụng riêng biệt, không sáng chế cầu kỳ, không đòi hỏi phải đào tạo nhân lực khi sử dụng, tất cả những gì anh Việt cần chỉ là một nền tảng liên lạc bất kỳ để tiến hành một cuộc gọi videocall trực tuyến. Chỉ đơn giản vậy thôi nhưng lại có thể mang đến hiệu quả vượt bậc từ thời gian, tiền bạc đến nhân lực.

Bản chất công việc của một kiểm soát viên tại nhà Bán lẻ là phải đi đến từng cửa hàng trong hệ thống để kiểm kê hàng hoá định kỳ theo từng đợt. Chỉ với 20 nhân lực trên tổng số hơn 600 của hàng toàn quốc, công việc này luôn rơi vào tình trạng quá tải khiến nhân viên của đội kiểm soát nội bộ lần lượt “nối chân” nhau nghỉ việc.

“Vào giai đoạn đó, mình chỉ tự hỏi là làm sao để kiểm soát viên đỡ khổ, để họ có thể gắn bó lâu dài với công việc. Muốn thế thì phải giảm tần suất đi lại xuống. Nhưng không phải đi mà vẫn có thể "nhìn" được thì sao mình không gọi Videocall?” - anh Việt trăn trở. Và đó cũng chính là cách thức mà Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall ra đời. Đơn giản như chính cách phân tích vấn đề của anh Việt.

Nhân viên tại FPT Shop nhận cuộc gọi videocall và bắt đầu kiểm kê hàng hóa.

Ý tưởng ra đời chưa tới một tháng, anh Việt và đội ngũ kiểm soát viên đã bắt tay vào thử nghiệm từ tháng 6/2019. Tất cả nền tảng có thể liên lạc trực tuyến đều được sử dụng, từ Workchat, Zalo đến Messenger hay Viber. Ai có gì dùng nấy, không cầu kỳ trong quy cách, cứ đảm bảo liên lạc thông suốt là được.

Trong những ngày đầu sử dụng, hệ thống mạng đã ngay lập tức “bùng nổ” bởi tốc độ mặc định của gói cước không đủ tải cho 20 người gọi videocall cùng một thời điểm. Nhanh chóng xử lý tình huống, anh Việt đã liên hệ để thay đổi gói cước, tăng tốc độ đường truyền, hỗ trợ tối đa cho hệ thống kiểm kê mới.

Ngồi trong văn phòng, thấy kiểm soát viên được làm việc dưới điều hoà, gọi điện đến từng cửa hàng, kiểm kê hàng hoá chi tiết, anh Việt cảm thấy ý tưởng này đang đi đúng hướng. Trước đây, việc phải tốn nhiều thời gian, tiền bạc để di chuyển đến các tỉnh thành và mất tối thiểu một ngày để kiểm kê tại mỗi shop đã khiến một đợt kiểm tra không thể đi quá 40% số lượng cửa hàng. Giờ đây, câu chuyện đã thay đổi hoàn toàn. Số liệu tổng kết của tháng 5, 6, 7 trong năm 2020 cho thấy đội ngũ kiểm soát viên chỉ có 12 người nhưng có thể kiểm kê 100% số lượng cửa hàng với tần suất mỗi tháng một lần, khác hẳn với con số cùng kỳ của năm 2019 chỉ từ 34 đến 38% số lượng của hàng với tần suất 3 tháng một lần khi đội ngũ kiểm soát viên là 20 người.

Anh Việt ngồi tại Văn phòng để kiểm soát.

“Tần suất và số lượng tăng gấp 3 trong khi nhân lực lại chỉ bằng hơn một nửa. Mới nghĩ đến đây thôi là tôi lại tự tin về phương án này và triển khai rộng hơn” - anh Việt khẳng định. Tiếp tục thực hiện dự án, đội kiểm soát viên khoanh vùng được những vi phạm thường gặp của các nhân viên dễ dàng hơn, từ lỗi hàng chậm luân chuyển, hàng bán sai đến các chương trình khuyến mại áp dụng không đúng quy chế. Sử dụng videocall giúp kiểm soát viên kiểm tra trực tiếp và can thiệp kịp thời để tránh những rủi ro lớn có thể xảy ra.

Thời gian đầu, đội ngũ kiểm soát viên luôn gọi bất ngờ trong tất cả khung giờ để kiểm tra không báo trước. Tuy nhiên, việc gọi bất chợt này có thể trùng với khung giờ đông khách, gây nên tình trạng bất tiện trong các cửa hàng. Về sau, anh Việt và đội kiểm soát viên đã chủ động gọi vào những khung giờ vắng khách để dễ dàng kiểm kê hàng hóa mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall tỏ rõ lợi thế trong thời kỳ Covid đầy biến động.

Cứ như vậy, vừa thử vừa rút kinh nghiệm, anh Việt cùng các công sự sau hơn nửa năm đã sử dụng hệ thống kiểm kê mới thuần thục, tiết kiệm được thời gian và nhân lực rất đáng kể. Thế rồi, dịch Covid bùng phát gây nên ảnh hưởng và thiệt hại nặng nề đến mọi ngành nghề, mọi quốc gia. Nhưng chính trong tình cảnh khó khăn này, Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall của anh Việt lại càng tỏ rõ được lợi thế của mình. Những ảnh hưởng về việc giao thông bị hạn chế hay lây nhiễm bệnh dịch do giao tiếp đều không hề tác động đến tần suất kiểm kê hàng hóa, giúp cho hệ thống FPT Retail vẫn đảm bảo được công tác kiểm soát hàng hóa xuyên suốt hai đợt dịch.

“Vào lúc Covid xảy ra, chúng tôi lại càng tự tin hơn bao giờ hết. Bởi khi phải tạm thời đóng cửa trong thời gian cách ly, cắt giảm nhân viên tại shop thì dù chỉ có một nhân viên thôi, chúng tôi vẫn có thể kiểm kê để đảm bảo không thất thoát hàng hoá trong thời kỳ khó khăn. Điều mà các hệ thống bán lẻ lớn khác không thể làm được trong giai đoạn biến cố này”, anh Lê Bình Phương Lộc - Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ của FPT Retail - tự hào.

Là cấp trên trực tiếp, anh Phương Lộc bật mí rất nhiều về con người của anh Việt dù mới chỉ gắn bó cùng nhau khoảng hơn một năm nay. Ngược dòng thời gian về những ngày đầu tiên anh Lộc nhận bổ nhiệm làm Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ của nhà Bán lẻ vào tháng 8 năm ngoái. Ngay sau buổi sáng mới về đơn vị, anh Lộc đã nhận được lời mời của anh Việt về một buổi ăn trưa để hai anh em làm quen, trao đổi nhiều hơn. Anh Việt khi ấy dưới cương vị là Trưởng nhóm Kiểm soát nội bộ miền Nam gắn bó với team trong 5 năm qua, đã thẳng thắn chia sẻ với anh Lộc những ưu điểm và hạn chế đang tồn tại của team. Hai người đàn ông cứ thế tranh luận, đi từ mâu thuẫn kịch liệt đến việc thống nhất mục tiêu chung là phải giúp team Kiểm soát nội bộ thay đổi ra sao, hướng đến điều gì, phải đóng góp được gì cho lợi ích chung.

Thời gian cứ thế trôi đi, bữa trưa “định mệnh” ấy đã trở thành một buổi tâm tình bên cốc bia hơi giản dị, kéo dài từ 12h trưa đến tận 10h tối. Sau 10 tiếng hôm ấy, anh Lộc, anh Việt đã hiểu nhau hơn bao giờ hết rồi cùng chèo lái con thuyền chung đến hôm nay.

Anh Nguyễn Viết Việt (thứ 2 từ trái sang) và đội ngũ nhân viên của phòng Kiểm soát nội bộ - FPT Retail. Ảnh: Nhân vật cung cấp.

Việc Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall có mặt tại iKhiến 2020 cũng là xuất phát từ sự hỗ trợ của anh Lộc ngay những ngày đầu thử nghiệm rồi cùng anh em động viên Việt gửi đi tham dự. “Dù thời gian làm việc cùng chưa dài nhưng mình hiểu Việt là một con người rất có trách nhiệm đối với công việc. Cậu ấy luôn cần cù theo sát và hỗ trợ các bạn trong team mà chưa từng câu nệ điều gì. Luôn sẵn sàng lắng nghe và học hỏi những cái mới”, anh Lộc tâm tình.

Xuất phát từ một anh chàng sinh viên tốt nghiệp ngành Điện tử viễn thông, anh Việt đã từ bỏ công việc Kỹ sư đài trạm để “đầu quân” cho nhà Bán lẻ vào tháng 6 năm 2012. Bắt đầu từ vị trí của một thủ kho cửa hàng tại FPT Shop Lê Thị Riêng - TP HCM cho đến khi trở thành nhân viên kiểm soát nội bộ, anh Việt luôn thấu hiểu những bất cập, thuận lợi vốn đã tồn tại trong công tác lưu trữ và kiểm kê hàng hoá. Để từ đó, khi được bổ nhiệm làm Phó phòng Kiểm soát nội bộ vào tháng 1 cũng là lúc Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall đã phát huy được hết lợi ích to lớn, giúp FPT Retail thu về hàng tỷ đồng mỗi năm nhờ tiết kiệm chi phí công tác di chuyển và phát hiện sai phạm trên toàn hệ thống.

Khi được hỏi tự tin về sản phẩm của mình ở điểm nào nhất, anh Việt đã không ngần ngại: “Đó chính là bài toán chúng tôi có thể phát hiện được nhiều nhất rủi ro, tiệt kiệm được nhiều nhất tiền bạc mà tốn ít nhất thời gian. Do vậy, với mình, sáng tạo tối đa chính là để tiết kiệm tối đa”. Mang đứa con tinh thần của mình đến với “cuộc đua sáng tạo”, anh Việt chẳng mong gì hơn ngoài việc được nghe góp ý của đàn anh đi trước để Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall trở nên ưu việt và có thể áp dụng ở các đơn vị khác, giúp FPT tiết kiệm được nhiều thời gian, nhân lực và tiền bạc hơn nữa.

Anh Nguyễn Viết Việt nhận giải Bạc tại Vòng chung khảo iKhiến số 1 năm nay. Ảnh: Nayy.

Có lẽ giờ đây, Nguyễn Viết Việt đã trả lời được câu hỏi là ‘Làm sao để kiểm soát viên đỡ khổ, để họ có thể gắn bó lâu dài với công việc?’. Bởi đáp án chính là sự sáng tạo. Sáng tạo luôn hiện hữu trong đời sống từ những công việc tưởng chừng như hiển nhiên, quen thuộc hằng ngày. Và sáng tạo sẽ khiến mỗi người thấy bản thân được “phát triển hơn, hạnh phúc hơn vì đã đóng góp một điều có ích cho tập thể, cho những người mình gắn bó” như cách mà Hệ thống kiểm kê hàng hoá Videocall đã thay đổi cả một chu trình kiểm soát hàng hoá cồng kềnh chỉ bằng một “cú chạm” nhẹ.

Hà My

• 'Đại chiến' các phần mềm cải tiến công việc trong Sáng kiến số 2
• 5/7 sản phẩm Sáng kiến số 1 là phần mềm tăng năng suất công việc