Kết nối mục tiêu của các phòng ban
Tháng 2/2015, My FitnessPal - công ty sở hữu ứng dụng số nổi tiếng thế giới về phân tích định lượng sức khoẻ - đã bị Under Amour mua lại với giá 415 triệu USD. Cấu trúc của công ty mới đem đến những thách thức mới trong việc thiết lập mục tiêu, đặc biệt là vấn đề kết nối. Mike và Albert sử dụng OKR để dò tìm trong “mê cung” những mối quan hệ tiềm tàng, kết nối những “băng nhóm” trong công ty để đạt được mục tiêu mong muốn.
 |
| Anh em nhà Lee - người sáng lập My FitnessPal. |
Về mặt quy mô, kết nối làm tăng sự phức tạp lên gấp nhiều lần. Làm sao để diễn tả cho hàng nghìn người biết chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì, kêu gọi mọi người kết nối với nhau… Hai anh em nhà Lee tạo dựng cuộc họp với sự tham gia của 20 lãnh đạo. Khi buổi hợp diễn ra, anh em nhà Lee ngạc nhiên phát hiện ra rằng bộ phận kinh doanh online đang trông chờ vào lưu lượng từ các ứng dụng của Mike và Albert đưa về. Bộ phận dữ liệu thì cho rằng các ứng dụng sẽ cung cấp một lượng dữ liệu khổng lồ cho họ. Bộ phận kinh doanh quảng cáo cũng cho rằng các ứng dụng sẽ đem về một lượng doanh thu quảng cáo. Cả ba bộ phận đều giả định trước những suy nghĩ về ứng dụng mới mà không hề quan tâm bộ phận khác yêu cầu gì, mục tiêu của họ có kết nối với mục tiêu công ty hay không? Mike Lee cho rằng: “Các mối phụ thuộc tiềm ẩn khắp mọi nơi trong công ty và cần giải quyết lập tức”.
Sau đó, công ty hợp nhất của Mike và Albert mất 18 tháng để kết nối mục tiêu bộ phận. “Chúng tôi không thể làm được điều này nếu không có OKR”, Mike nói. Để bắt đầu điều này, người đứng đầu My FitnessPal chia sẻ mục tiêu của công ty để tất cả mọi người cùng nhìn thấy và phản hồi, đóng góp ý kiến. Sau đó, Mike và Albert tìm kiếm những dự án đáp ứng được tiêu chí “có những mục tiêu có thể kết nối được giữa các bộ phận”. Sau đó 3 tháng, phiên bản trả phí Premium của My FitnessPal được tung ra thị trường - một mục tiêu thách thức đối với anh em nhà Lee.
Chia sẻ mục tiêu rõ ràng từ công ty tới từng cá nhân
OKR cho phép chia sẻ tầm nhìn/mục đích lớn của công ty xuống nhiệm vụ của từng bộ phận theo cách dễ hiểu, rõ ràng và đơn giản. Đây là một trong những biểu hiện của tính minh bạch OKR. Khi thông tin được chia sẻ công khai, mọi người càng hồi đáp nhanh hơn.
Aaron Levie, đồng sáng lập và là CEO của Box (Công ty chuyên dịch vụ đám mây), cho biết: “Bất cứ lúc nào cũng phát hiện ra không ít nhân viên đang đi chệch hướng công ty. Vấn đề nằm ở chỗ, làm sao họ biết được điều đó”. Thiếu thiết lập mục tiêu được cho là lý do chính. Khi thiếu thông tin, nhân viên sẽ tự động “nghe ngóng” thông tin từ “người thứ ba”, nhất là khi doanh nghiệp đang đối mặt với khó khăn. Cũng giống như nguyên lý về điện thoại xưa nay, dữ liệu thoại càng bị lọc qua nhiều tầng càng bị méo tiếng. Để loại bỏ những hệ lụy từ việc thiếu thông tin ở trên, trong phương pháp quản trị OKR, nhân viên cấp bậc thấp nhất cũng có thể nhìn thấy mục tiêu của mọi người, kể cả của CEO.
 |
| Aaron Levie - CEO Box sử dụng OKR để công khai mục tiêu cho nhân viên cấp dưới. Ảnh: Fortune. |
Ví dụ như một nữ nhân viên đang gặp khó khăn khi hoàn thành mục tiêu quý. Tuy nhiên, khi cô công khai OKR của mình, nêu rõ những khó khăn, các đồng nghiệp đã nhìn thấy. Họ đưa bình luận, gợi ý giải pháp giúp đỡ. Công việc sẽ cải thiện và quan trọng hơn, mối quan hệ công việc dịch chuyển theo chiều hướng tích cực.
Chia sẻ và kết nối mục tiêu đã khiến Intuit trở thành một trong những công ty phần mềm đáng ngưỡng mộ nhất thế giới. Tại đây, tính minh bạch gần như trở thành văn hoá đặc trưng của công ty. Mỗi quý, phòng IT của Intuit giải quyết khoảng 2.500 mục tiêu. Các mục tiêu được xây dựng bằng dữ liệu tự động, cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống và giám sát hằng ngày, nhân viên của phòng gần như kết nối hơn một nửa mục tiêu này. Trung bình, nhân viên xem OKR của các quản lý hơn 4.000 lần mỗi quý (tương đương một nhân viên xem 7 lần trong một quý). Sau khi xem xét OKR của cấp trên, nhân viên thấy mối liến kết giữa công việc hằng ngày của họ, những ưu tiên của đồng nghiệp, mục tiêu quý của nhóm mình, và sứ mệnh cao nhất của công ty.
Theo Atticus Tysen, CIO của Intuit, mọi người không thể kết nối với những gì họ không thấy, các mạng lưới làm việc sẽ không thể phát hiện được. Còn khi mục tiêu được chia sẻ, thì lãnh đạo hay cán bộ nhân viên dù đang chờ thang máy hay tham gia bất kỳ cuộc họp nào, họ cũng đều có thể nhìn thấy OKR của tất cả mọi người.
Tập trung vào mục tiêu quan trọng nhất
OKR không phải là một danh sách liệt kê những thứ công ty muốn hay một bảng tổng kết các hoạt động của nhóm. Đó là những gạch đầu dòng cho những mục tiêu cấp thiết, cần phải có sự quan tâm đặc biệt và khiến mọi người hướng tới ngay lập tức. Những doanh nghiệp thành công tập trung vào sáng kiến mà họ cho rằng có thể tạo nên sự khác biệt lớn, hoãn lại những thứ ít cấp bách hơn.
YouTube từng gặp khó khăn khi chỉ có ít người chịu đăng nhập vào trang. Do đó, một số chức năng trên trang bị vô hiệu hoá từ việc lưu video hay đăng ký xem kênh khác nhau. Điều này khiến YouTube mất đi nhiều giá trị vô giá. Để giải quyết vấn đề này, nhóm của Giám đốc phát triển sản phẩm Rick Klau đã đưa ra OKR 6 tháng là Cải thiện trải nghiệm đăng nhập của người xem. Họ chia sẻ và hội ý cùng CEO YouTube Salar Kamangar và CEO Google Larry Page. Nhận thấy đây là OKR mạnh mẽ và đầy kích thích liên kết trực tiếp với sứ mệnh của tập đoàn, Larry đã nâng mục tiêu lên cấp của Google nhưng với điều kiện: “Hạn mức là 3 tháng”.
OKR này được trưng diện mọi nơi trong công ty, “Mọi con mắt đều hướng về nhóm tôi. Không biết làm thế nào thực hiện điều đó trong vòng 3 tháng nhưng chúng tôi xác định, mình đang mang nặng OKR của cả công ty”, Rick nói. “Rõ ràng công việc này được đặt vào hàng ưu tiên nhất”. Về phía Larry, CEO Google, ông tiếp tục làm rõ công việc liên quan ở các nhóm khác để thúc đẩy và hỗ trợ Rick. Kết quả là 3 tháng sau, kế hoạch của nhóm Rick hoàn thành.
Tạo động lực mới cho mỗi người
Bằng cách luôn kiểm tra những hạn chế và cho phép thất bại, OKR giúp đánh thức con người sáng tạo nhất và tham vọng nhất trong mỗi người chúng ta. Năm 2008, Google đưa Chrome ra thị trường và đặt mục tiêu “Phát triển nền tảng thế hệ tương lai cho các ứng dụng web”. Kết quả then chốt của mục tiêu lớn này là: “Chrome sẽ đạt 20 triệu người dùng trong 7 ngày”.
Trong môi trường OKR của Google, ai cũng hiểu đạt 70% là hoàn thành mục tiêu. Không ai nghĩ rằng việc đạt màu xanh (mức hoàn thành) cho mỗi mục tiêu bản thân đưa ra, vì điều đó không có lợi cho việc mở rộng mục tiêu sau này. Tuy nhiên, ở cương vị là một lãnh đạo, Sandar Pichai - Phó Chủ tịch phụ trách phát triển sản phẩm của Google không muốn cầm “cờ đỏ” (không hoàn thành) hiện lên trên màn hình của các CBNV. Trước áp lực và trải nghiệm không thoả mái này, các thành viên trong đội phải làm việc “quả cảm” để tránh bị cắm cờ đỏ.
Bắt đầu từ con số 0 để đạt được 20 triệu người dùng trong 7 ngày, “đây đúng là "phong vũ” mà chúng tôi đang cùng nhau tạo nên”, Sandar nói. Tuy nhiên là một lãnh đạo, Sandar thấy cần thiết đưa ra những thách thức cho đội nhưng không làm cho họ có cảm giác không thể thực hiện được. Mục tiêu thách thức sẽ giúp người thực hiện vượt được giới hạn bản thân, “nó khiến chúng tôi ngày nào cũng phải suy nghĩ tới”. Tất cả quá trình đó quan trọng hơn việc đến ngày hạn có đạt được kết quả như mục tiêu hay không. Cuối cùng, mặc dù chỉ chiếm được 3% thị phần tại thời điểm đó nhưng người sử dụng có phản hồi tốt về Chrome, giúp tạo hiệu ứng tăng trưởng thật tốt cho mục tiêu mở rộng sau này của Google.
Tại FPT, OKR đã đi được chặng đường 2 năm. Với mong muốn giúp đội ngũ lãnh đạo nòng cốt của FPT có cơ hội cùng nhau chia sẻ và đặt bút vẽ chuẩn xác trong hành trình xây dựng chiến lược, quản trị hiệu quả bằng OKR, Ban Truyền thông tập đoàn kết hợp cùng Hội đồng Chiến lược và Đổi mới tổ chức sự kiện OKR Leader Talk 2021 với chủ đề: “Quản trị chiến lược hiệu quả bằng OKR – Thách thức và Hành động”. Đây là chương trình dành riêng cho cán bộ quản lý, lãnh đạo FPT (các Ong chúa). Sự kiện sẽ diễn ra thứ Ba, ngày 2/2 theo 2 hình thức Online và Offline. Ong chúa xác nhận hình thức tham gia qua link.
Hà Trần
Ý kiến
()