2/7 sản phẩm Sáng kiến số 1 có tiềm năng mở rộng toàn FPT

Chung khảo Sáng kiến FPT số 1 diễn ra với không khí náo nhiệt, sôi nổi của đội ngũ Ban giám khảo và các thành viên tham dự dù tổ chức theo hình thức online.

Chiều ngày 27/8, vòng Chung khảo Sáng kiến số 1 đã diễn ra với sự tham gia của 7 sản phẩm: Tâm sự thời chiến - FPT Software; Hệ thống DTMS - FPT Software; Công cụ hỗ trợ kết xuất dữ liệu ta excel - FPT IS; Customer insight Platform - FPT Telecom; Giải pháp quản lý phòng hợp MROOM - FPT IS; Hệ thống kiểm kê Video Call - FPT Retail; Thùng chứa thiết bị cho kỹ thuật viên - FPT Telecom.

Chương trình diễn ra từ 14h-17h với 7 sáng kiến tham gia.

Là sản phẩm thi đầu tiên, anh Nguyễn Huy Cường tự tin trình bày về sản phẩm: Thùng chứa thiết bị, công cụ dụng cụ cho nhân viên kỹ thuật Phương Nam (FPT Telecom). “Là người nung nấu ý tưởng và sáng tạo sản phẩm nên tôi hiểu và có thời gian chuẩn bị kỹ càng trước cuộc thi", anh Cường bày tỏ. Sản phẩm của anh được sáng chế xuất phát từ công việc hàng ngày của nhân viên kỹ thuật Phương Nam khi phải dùng túi vải bố để đựng thiết bị và công cụ dụng cụ để thi công triển khai/bảo trì cho khách hàng. Việc này gây bất tiện vì có dung tích nhỏ, chỉ đựng tối đa hai thiết bị, không chứa hết vật dụng. Sử dụng túi vải còn khiến thiết bị có thể ướt, không an toàn và dễ mất cắp.

Sản phẩm Thùng chứa thiết bị, công cụ dụng cụ dài 60cm, rộng 52cm và cao 60cm, giải quyết nỗi lo về tính bảo quản và an toàn khi vận chuyển thiết bị ở các địa bàn khác nhau. Ngoài ra, nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng của đội ngũ Phương Nam. Giải pháp đã được áp dụng thực tế tại Phương Nam từ tháng 7 vừa qua với hơn 50 thùng.

Nhờ dung tích lớn, thùng sẽ chứa khoảng 8-10 thiết bị, gấp 4-5 lần túi vải, chống nắng mưa, bảo quản tốt nhờ lớp nhựa composite và tạo hình ảnh đẹp về sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Việc vận chuyển trở nên thuận tiện, an toàn hơn nhờ khóa bảo vệ và baga chắc chắn. Mặc dù chi phí đưa ra đắt hơn túi vải bố nhưng có thể trở thành kênh quảng cáo hữu ích cho các đơn vị khác thông qua các mặt tiết diện của thùng . Với giá quảng cáo hiện tại là 200.000 đồng thùng/tháng, trong 1 năm đơn vị có thể thu hồi được vốn mua sản phẩm.

Một trong những sản phẩm được tác giả đánh giá cao là chương trình Tâm sự thời chiến. Anh Nguyễn Xuân Phong, Hiệu trưởng ĐH FPT phân hiệu Cần Thơ, nhận định sản phẩm độc đáo nhờ yếu tố tinh thần và có thể áp dụng rộng trong tình hình Covid. Theo tác giả Phạm Đức Mạnh - FPT Japan - sản phẩm được sáng chế trong tình hình số ca nhiễm Covid tại Nhật Bản lên tới 200 ca/ngày, khiến tinh thần của CBNV FPT Japan ở các chi nhánh hoang mang, dao dộng và muốn về nước. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và tiến độ dự án.

Chương trình được triển khai trên nền tảng video trực tuyến với nhiều điểm cầu khác nhau. Trong thời lượng 1 giờ, lãnh đạo FPT Japan sẽ trao đổi với nhân viên đang onsite tại văn phòng khách hàng để động viên và lắng nghe tâm tự của họ. Từ đó, lãnh đạo nắm được tiến độ triển khai dự án, nguyện vọng của nhân viên để có những chế độ chính sách phù hợp. Đồng thời, nhiều đề xuất của CBNV nhanh chóng được lãnh đạo triển khai như hỗ trợ nhân viên tuyến đầu dự án, với 6 triệu đồng/người; tặng khẩu trang, gửi gắm lời chúc…

Triển khai từ tháng 4, Tâm sự thời chiến đã tổ chức được 15 số, kết nối lãnh đạo với 450 nhân viên ở 11 chi nhánh tại Nhật, tương đương tiết kiệm 560 triệu đồng dành cho các chi phí teambuilding, họp dự án mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Thời gian tới, chương trình tiếp tục tiến hành 1-2 số/tuần với dự định mở rộng quy mô cấp tập đoàn, gắn nhiều dự án khác cùng tham dự với format đa dạng cùng chương trình quà tặng âm nhạc.

Đến phòng thi từ rất sớm, anh Nguyễn Viết Công - tác giả sáng kiến Kết xuất dữ liệu tỏ ra hồi hộp. Lần thứ 2 tham dự nhưng “Mỗi lần là một cảm xúc, các sản phẩm hôm nay đều có nét thú vị và hiệu quả riêng”, anh Công bày tỏ.

Sản phẩm của anh Công hỗ trợ đơn vị kết xuất dữ liệu từ 774 chi cục thuế toàn quốc, là công cụ xây dựng trên nền tảng .Net, hỗ trợ kết xuất báo cáo cho CBNV trong quá trình đưa dữ liệu ra mẫu biểu theo yêu cầu của khách hàng. Công cụ gồm 2 phần: Nhập dữ liệu thông tin và Kết xuất. Tại phần nhập dữ liệu, cán bộ chạy tool điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu: Tài khoản truy xuất, script dữ liệu; tên file kết xuất, tham số tách dữ liệu. Sau đó, thao tác kết xuất sẽ do công cụ tự động thực hiện. Kết quả trả về hiển thị theo file excel như yêu cầu biểu mẫu. Các biểu mẫu có thể thay đổi với những trường thông tin khác nhau.

Triển khai từ tháng 9/2019, sản phẩm hỗ trợ kết xuất dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian, nhân sự. Cụ thể, kết xuất thông tin của 774 chi cục thuế tương ứng 774 files với hơn 34 triệu bản ghi. Nếu không dùng công cụ hỗ trợ, cán bộ cần thực hiện kết xuất 774 lần và ghép mẫu biểu theo yêu cầu. Với trung bình 10 phút/biểu, thời gian thực hiện xong là 129 giờ. Khi sử dụng công cụ hỗ trợ, thời gian thực hiện chỉ còn 3 giờ, giảm 43 lần so với bình thường, tương đương 0,23 phút/biểu.

Càng về sau các sản phẩm càng nhận được sự đánh giá cao của Ban giám khảo. Như Customer Insight Platform của FPT Telecom. Sản phẩm được đánh giá là một trong những sáng kiến có tiềm năng mở rộng trên quy mô tập đoàn. Sản phẩm là nền tảng hiểu biết khách hàng, nhằm nâng cao chất lượng bán hàng, chăm sóc khách hàng và chính sách phát triển sản phẩm. Ngoài ra, sạng tạo còn giúp chủ động giám sát vận hành hệ thống.

Sản phẩm xuất phát từ bối cảnh FPT Telecom chưa có hệ thống tổng quát các nguồn thông tin về hành vi, thói quen của người dùng nên việc xây dựng chương trình bán hàng, chăm sóc khách hàng đều dựa trên kinh nghiệm, phán đoán của nhân viên, độ chính xác thấp. Với sáng kiến này, hệ thống sẽ phân tích, đánh giá hành vi sử dụng của khách hàng. Sau đó, đưa ra gợi ý chăm sóc, bán hàng, vận hành phù hợp, dựa trên hệ thống xử lý dữ liệu lớn và mô hình học dữ liệu. Sau thời gian áp dụng, hệ thống đã giúp tiết kiệm thời gian nhân sự khoảng 10 - 20%, hiểu khách hàng tốt hơn và tăng gấp đôi hiệu quả tiếp xúc khách hàng.

Ngoài ra, giải pháp vẫn đảm bảo bảo mật các thông tin khách hàng, nhân viên chăm sóc và báo cáo số liệu hệ thống. Chị Võ Hồng Phương, Trưởng nhóm Phân tích Dữ liệu FPT Telecom, cho biết, sản phẩm có thể áp dụng tại các CTTV trong FPT dựa theo tình hình data hiện có trong nội bộ công ty.

Nhà Bán lẻ mang đến Hệ thống Kiểm kê video call của tác giả Nguyễn Viết Việt thuộc phòng Kiểm soát nội bộ (FPT Retail). Theo tác giả, việc kiểm soát hàng hóa và kiểm quỹ là những công việc bắt buộc của CBNV phòng Kiểm soát nội bộ (FPT Retail) bao năm qua. Trước đây, nhân viên kiểm soát phải xuống trực tiếp tại shop để phát hiện vấn đề nhưng khi áp dụng sáng kiến, nhân viên kiểm soát nội bộ sẽ ngồi văn phòng và kiểm kê qua video call.

Sau thời gian vận hành, hệ thống đã cho thấy hiệu quả tích cực khi tăng gấp 3 tần suất kiểm soát từ 3 tháng/lần lên thành 1 tháng/lần. Đội ngũ kiểm soát nội bộ có thể kiểm tra và phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm mang tính chất nghiêm trọng, với giá trị vi phạm lớn. Hệ thống video call còn giúp tiết kiệm công tác phí khoảng 200 triệu đồng/tháng, giảm bớt áp lực cho nhân viên và quy mô nhân sự.

Bổ sung thêm ý kiến của anh Việt, chị Nguyễn Đỗ Quyên - GĐ Điều hành (COO) FPT Retail cho biết, sản phẩm đã được nhiều đơn vị khác học hỏi để cải tiến quy trình kiểm kê hàng hoá. Với sự phát triển của công nghệ, việc kiểm kê qua video call là điều bắt buộc, không chỉ vì tình hình Covid.

Một trong những giải pháp nhận được sự đánh giá cao của Ban giám khảo là phần mềm quản lý dự án DTMS (DPS Task Management System) của anh Đỗ Xuân Tiến - đơn vị DPS Đà Nẵng cùng đồng đội. Theo anh Vũ Anh Tú - Trưởng Ban giám khảo, đây là một trong những sản phẩm có tiềm năng lớn phát triển phạm vi toàn tập đoàn.

Sản phẩm được sáng chế với mục tiêu hỗ trợ nâng cao quản lý dự án trong vận hành, tối ưu hoá quy trình nghiệp vụ, giảm chi phí quản lý. Nghiên cứu từ tháng 3/2019, nhóm dự án xây dựng phần mềm theo dạng WEB APIs và tư tưởng Low-code, kết hợp các nền tảng: Java Spring boot; Node JS, Angular, React, MySQL. DTMS tích hợp toàn bộ các công cụ sản xuất khác trong DPS thành Eco system, giúp việc đồng bộ hóa dữ liệu và quản trị data một cách hiệu quả. Thông số dự án được số hóa toàn bộ hỗ trợ nhân viên kinh doanh dễ dàng thương lượng khách hàng; cán bộ quản lý và nhân viên tiết kiệm thời gian cập nhật báo cáo hàng ngày, hàng giờ.

Sau 1 năm, sản phẩm đã áp dụng cho gần 70 dự án tại DPS, trong đó 20 dự án go-live thành công. 6 tháng đầu năm 2020, công cụ tiết kiệm chi phí quản lý lên tới 200 Budgeted Man Month (1BMM = chi phí 1 người/tháng). Tháng 4/2020, Ban lãnh đạo DPS quyết định triển khai DTMS trên toàn bộ dự án thuộc DPS (FPT Software). Sản phẩm hướng tới cung cấp dịch vụ BPass (Business-Process-as-a-Service) lâu dài.

Từ trước tháng 10/2019, việc phân bổ phòng họp tại FPT IS Hà Nội luôn được quản lý và sắp xếp thủ công bởi 2 nhân viên hành chính luân phiên. Nhu cầu lớn trong khi quy trình mất thời gian nên phòng họp cung cấp cho cán bộ hay xảy ra tình trạng chậm trễ, hoặc nhầm lẫn thông tin dẫn đến việc chồng lấn, xung đột phòng họp.

Với mục đích giải quyết các vấn đề thực tế kể trên, nhóm tác giả Phạm Thị Phương Anh, Trần Thanh Loan, Đào Trung Sơn, Lê Quang Hải… phòng Đảm bảo nguồn lực BA&Test, thuộc đơn vị FSB đã xây dựng Giải pháp Quản lý phòng họp MROOm.

Được tích hợp sử dụng thông qua hệ thống BA online, người dùng chỉ cần tạo ticket đặt phòng họp, khai báo các thiết bị cần sử dụng là hệ thống sẽ tự động phân tích dữ liệu rồi gợi ý phòng họp phù hợp với yêu cầu đề ra. Hệ thống còn hiển thị bảng giá cước sử dụng cụ thể tới người dùng, tạo thuận lợi tối đa cho việc cung cấp phòng họp một cách minh bạch và nhanh chóng, giảm thiểu tình trạng chồng lấn, xung đột phòng họp. Ngoài ra, MROOm còn cung cấp báo cáo cụ thể về tỷ lệ sử dụng theo phòng họp và phòng ban sử dụng, giúp cho việc quản lý của nhân viên hành chính dễ dàng và thuận tiện hơn.

Từ khi được áp dụng tại văn phòng FPT IS Hà Nội từ tháng 10 năm 2019, MROOm đã mang đến những trải nghiệm dễ dàng cho người dùng. Thay vì quy trình thủ công từ lúc đăng ký tới lúc sắp xếp, thông qua mất từ 1 - 2 tiếng trong giờ hành chính, và 1 - 2 ngày ngoài giờ hành chính, giờ đây với MROOm, mọi thao tác đặt phòng họp cùng các chi phí cụ thể đều được hoàn thành chỉ trong vòng chưa tới 1 phút cho đến khi chờ thông qua. Với những tính năng trên, MROOm đã mang đến tính hiệu quả cao, tạo nên ưu thế cho công tác hành chính trong xu hướng số hóa các công việc văn phòng hiện nay.

Là người trình bày cuối cùng, tác giả Phạm Thị Phương Anh cảm thấy giống như buổi học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp. Chị hy vọng, sản phẩm sẽ nhận được sự ghi nhận của BGK và được áp dụng rộng rãi ngoài phạm vi FPT IS.

>> 3 nghiên cứu AI của FPT được đăng trên tạp chí quốc tế

Hà Trần

Ảnh: Huấn Trần