Xu hướng ‘Paperless’ thống trị ‘gạch Made by FIS’

Ba tháng kể từ khi kick-off mùa 3, chương trình “Gom gạch xây nhà” của nhà Hệ thống đã nhận được 9 sáng kiến. Phần lớn ý tưởng liên quan đến việc đưa dịch vụ nội bộ lên tool để giảm thiểu các công đoạn chạy giấy tờ bản cứng bên ngoài. Những ý tưởng này góp phần làm giảm chi phí cho công ty và tăng năng suất cho chính CBNV.

Một số ý tưởng hay liên quan đến tinh gọn, giảm thiểu giấy tờ gồm: “Giảm thiểu lưu trữ hợp đồng giấy tờ liên quan cho việc xuất hoá đơn dịch vụ CVAN và CA bằng cách sử dụng chữ ký điện tử ký lên văn bản và thay thế bản cứng bằng bản mềm điện tử”; “Đưa dịch vụ thủ tục đề nghị thanh toán thưởng campaign cho dự án lên BA Online”, “Đưa lên BA Online dịch vụ đề nghị thanh lý tài sản đã đến hạn khấu hao”, hay “Xây dựng hệ thống lưu trữ bản mềm tài liệu dự án”...

Những đề xuất này đều được xác định là gạch chuẩn ngay sau khi cán bộ đưa ý kiến. Trong đó, có một ý tưởng đã thành sản phẩm và đạt giải Bạc iKhiến của anh Trần Tiến Triều (FPT IS ERP) mang tên “Công cụ xuất báo cáo dưới dạng layout word và PDF”. Cạnh đó, ý tưởng “Quản lý phòng họp trong cơ quan, tổ chức - M.ROOM” của nhóm cán bộ FPT IS FTU đã chuyển sang giai đoạn phát triển sản phẩm và dự kiến hoàn thiện vào tháng 7. Sáng kiến “Nâng cấp sản phẩm FPT.eAccount và FPT.eLAB theo công nghệ mới” của đội dự án e-Hospital FPT IS GMC đã được duyệt chuyển sang làm thành dự án R&D.

“Công cụ xuất báo cáo dưới dạng layout word và PDF” của tác giả Trần Tiến Triều (FPT IS) giành giải Bạc ikhiến số 2 mùa 3.

Chị Phạm Thu Liên, Trưởng phòng OBC, cho biết: “Hệ thống BA-Online tới nay đã vận hành được 1,5 năm nhưng chính bản thân chị cũng chưa từng nghĩ tới những ý tưởng như vậy. Chính những đề xuất cải tiến BA Online trên ‘Gom gạch đã giúp đội dự án ngày càng hoàn thiện hệ thống và phục vụ tốt hơn cho anh chị em trong FPT IS.”

Hơn 80% số gạch về đề xuất số hóa tài liệu đã được ghi nhận và đang trong quá trình xử lý cũng như triển khai. Những ý tưởng còn lại hiện đều đang được các tác giả xem xét cẩn thận và kỹ lưỡng để tìm ra phương án khả thi về mặt kỹ thuật.

Trưởng BTC của ‘Gom gạch’ - chị Đỗ Thị Thanh Nga rất vui và bất ngờ khi nhận được một số lượng lớn ý kiến đóng góp của CBNV liên quan đến việc số hóa tài liệu. Theo chị, ‘Gom gạch’ mong nhận được nhiều hơn những sự quan tâm và đóng góp từ mọi người về cải tiến trong thủ tục, nhằm tăng năng suất lao động trong thời gian tới bởi không hề khó để các CBNV nhà F có thể tìm ra những gạch này. Đó là những hạn chế xuất phát từ ngay chính những quy trình thủ tục, giấy tờ mà CBNV đang phải đối diện mỗi ngày.

Bên cạnh những ý tưởng giảm thiểu giấy tờ thủ tục, người nhà Hệ thống còn có thể đề xuất đưa những dịch vụ mà mình phải xử lý thường xuyên lên BA-Online nhằm tăng năng suất và hiệu quả công việc. Đối với các ý tưởng chưa có người thực hiện, BTC sẽ công bố mô tả ý tưởng cùng những nghiên cứu thị trường, điểm nổi bật của ý tưởng cùng với những cơ hội và thách thức… đến toàn công ty để tìm người phù hợp thực hiện biến những ý tưởng này thành sản phẩm.

“Gom gạch xây nhà” 2019 là lần đầu tiên triển khai tới từng đơn vị thành viên trong FPT IS. Mỗi đơn vị có một bộ máy “Gom gạch” riêng đảm bảo gom gạch sẽ đi xuống sâu tới từng CBNV. Với cách thức triển khai này, nhà Hệ thống mong muốn chương trình không chỉ nhằm mục tiêu “tăng năng suất lao động và các ý tưởng 'Made by FIS' mà còn giải quyết được các vấn đề còn tồn đọng cần cải tiến trong hoạt động của đơn vị. Thông qua chương trình này, FPT IS kỳ vọng sẽ hình thành văn hóa cải tiến trong công ty, mỗi CBNV mang trong mình tinh thần sáng tạo, luôn suy nghĩ tích cực, đưa ra giải pháp tăng năng suất lao động.

>> FPT Software có giải Vàng đầu tiên ở iKhiến mùa 3

Theo FIS Weekly

• Chỉ 2 tháng để ý tưởng 'Gom gạch' thành sản phẩm 'Made by FIS'
• ‘Gom gạch xây nhà là nguồn ý tưởng cho chiến lược 'Made by FIS’'