Lưu ý khi Tạo & Báo cáo OKR để tránh ghi nhận tiến độ âm

Ban Triển khai OKR Tập đoàn lưu ý, người F cần chú trọng tới khâu thiết lập giá trị mục tiêu và báo cáo kết quả để tránh việc ghi nhận OKR có tiến độ âm (

Tính đến 24/12, đã có 60% người F đã hoàn thành báo cáo OKR quý 4/2021; tỷ lệ này là 30% đối với OKR Bộ phận. Tỷ lệ thiết lập OKR quý 1/2022 đạt 40% toàn Tập đoàn; 20% đối với Bộ phận nhà F. Các đơn vị dẫn đầu lần lượt là FPT Retail, FPT Telecom và FPT Software. Những đơn vị khác cũng ghi nhận sự bức tốc và bám đuổi sát nút.

Thống kê từ Ban Triển khai OKR cho thấy, tính riêng quý 3/2021, toàn Tập đoàn có gần 700 KR (kết quả) có tiến độ âm. Tỷ lệ này tăng hơn 75% so với quý 2 khi chỉ có khoảng 400 KR âm.

Các nguyên nhân chính được xác định như: lỗi nhập liệu trong quá trình thiết lập & báo cáo kết quả trên hệ thống; việc xác định giá trị Kết quả then chốt (Key result) ngay từ bước khởi tạo OKR chưa chuẩn hoặc công tác quản trị OKR chưa tốt.

A-nh-chu-p-Ma-n-hi-nh-2021-12-3308-8625-

Giao diện Tool OKR phiên bản mới nhất. Ảnh chụp màn hình

Do đó, với kỳ OKR báo cáo quý 4/2021 và thiết lập OKR năm 2022, Tập đoàn đặc biệt lưu ý CBNV những điểm quan trọng như: Đơn vị của KR (đang là dạng %, tiền tệ USD, VND hay 1 đơn vị định lượng cụ thể nào khác); Xu hướng giá trị KR (càng cao càng tốt hay càng thấp càng tốt); Giá trị của KR (là số lũy kế của cả 1 quý, cả 1 quá trình hay số tuyệt đối tính tại thời điểm báo cáo); Kết quả thực tế đạt được (thông thường nên là 1 số dương hơn là 1 số âm). Ngoài ra, cần chú ý review OKR bản thân cũng như của bộ phận, nhóm thường xuyên, định kỳ hàng tháng để có những hành động, điều chỉnh.

Đối với cán bộ quản lí, cần quan tâm, đồng hành, định hướng cho nhân viên trong việc xác định mục tiêu OKR phù hợp và chuẩn chỉnh; cần xem xét, đánh giá kỹ càng kết quả thực hiện OKR của CBNV để có những hướng dẫn rõ ràng, kịp thời.

Chị Phạm Thị Quỳnh Vi, Giám đốc Chất lượng FPT, đặt mục tiêu kỳ vọng toàn Tập đoàn sẽ ngày càng nâng cao chất lượng OKR, giảm tỷ lệ KR có tiến độ thấp

Trước đó, Tập đoàn đã có thông báo về các mốc thời gian hoàn thành việc cập nhật/thiết lập OKR sau khi đã triển khai xong chiến lược; hoàn thành bản đồ OKR Hội tụ cũng như định hướng các nhiệm vụ trọng yếu của công ty thành viên trong năm tới.

Cụ thể, 31/12 là hạn cuối để người F hoàn thành báo cáo OKR quý IV; báo cáo OKR năm 2021 đồng thời thiết lập OKR quý I cũng như OKR cho năm 2022.

Đặc biệt, việc báo cáo OKR năm 2021 và thiết lập OKR 2022 được Tập đoàn yêu cầu 100% cán bộ quản lý (CBQL) nhà F phải hoàn thành đúng hạn và khuyến khích thực hiện đối với CBNV. Thời gian để CBQL chấm điểm OKR quý IV (2021) và phê duyệt OKR quý I (2022) là 11/1/2022.

Ban Triển khai OKR Tập đoàn cũng xác định, tinh thần cho mùa báo cáo/thiết lập sắp tới sẽ là “One FPT-One Deadline” với mục tiêu quan trọng là nhanh và chính xác. Đặc biệt, cần tăng cường chia sẻ, truyền thông về chiến lược; kết hợp nhiều hình thức CFR (Trao đổi-Phản hồi-Ghi nhận) một cách sáng tạo để tăng hiệu quả vận hành OKR.

Một số ví dụ lỗi điển hình của người nhà F khi thiết lập/báo cáo OKR

Xác định giá trị Mục tiêu và/hoặc Kết quả thực tế chưa chính xác

KR: Tổ chức 1 seminar với hơn 100,000 người tham sự:

Sai: Khởi điểm: 0 – Mục tiêu: 100,000 (người) - Thực tế: 1 (người)

Đúng: Khởi điểm: 0 – Mục tiêu: 100,000 (người) - Thực tế: 100,000 (người)

Hoặc: Khởi điểm: 0 – Mục tiêu: 1 (cuộc họp) - Thực tế: 1 (cuộc họp)

Chưa hòa hợp giữa giá trị mục tiêu đã khai báo và giá trị kết quả thực tế đạt được

KR: Doanh thu bán sản phẩm đạt 3 tỷ đồng:

Sai: Khởi điểm: 0 – Mục tiêu: 3,000,000,000 (VND) – Thực tế: 2.5 (tỷ VND)

Đúng: Khởi điểm: 0 – Mục tiêu: 3,000,000,000 (VND) – Thực tế: 2,500,000,000 (VND)

Hoặc: Khởi điểm: 0 – Mục tiêu: 3 (tỷ VND) – Thực tế: 2.5 (tỷ VND)

Không để ý tới xu hướng KR đang chọn