Trong xu hướng số hóa các công việc văn phòng, Sáng kiến FPT 2020 đã nhận được rất nhiều sản phẩm công nghệ với mục đích cải tiển chất lượng công việc qua 3 vòng Chung khảo. Thế nhưng không giống với đa phần những sáng tạo khác, công cụ Synnex RPA ra đời không phải từ sự phát hiện ngẫu nhiên hay sáng tạo của người dùng trực tiếp mà hoàn toàn là sự chủ động để nâng cao chất lượng làm việc của Ban Chuyển đổi số nhà Phân phối.
Dự án bắt nguồn từ quá trình rà soát các vướng mắc còn tồn tại trong từng bộ phận để tối ưu quy trình truyền thống. Ban Chuyển đổi số đã nhận ra quy trình lặp đi lặp lại trong việc thu thập, tạo đơn (invoice) của phòng Mua hàng - FBP và phân công chị Nguyễn Thị Huyền Trang chủ động nghiên cứu để số hóa công việc này. “Nhân sự của phòng FBP thời điểm đó liên tục thay đổi, để lại một khối lượng công việc tồn đọng lớn gây quá tải cục bộ. Trong khi ấy, những hệ thống tự động hóa tại trong và ngoài tập đoàn FPT lại đang rất phát triển nên đã thôi thúc mình quyết tâm tự động hóa quy trình này” - chị Trang kể lại.
 |
| Chị Huyền Trang (áo trắng) trình bày Synnex RRPA tại Vòng Chung khảo iKhiến số 3. Ảnh: Trần Huấn. |
Ở giai đoạn đầu tiên khi tìm hiểu và tiếp nhận yêu cầu từ phòng FBP, chị Trang đối mặt với rất nhiều câu hỏi: “Nên bắt đầu từ đâu? Hướng đi này có đúng không? Liệu mình có làm được không?”. Thế nhưng sau những nỗi sợ vô hình lúc đầu, chị Trang tự nhủ không thể tiếp tục với những lo lắng vô nghĩa rồi bắt đầu bình tâm, chia nhỏ công việc và thực hiện từng phần một, những hoang mang, nghi ngại bản thân cũng cứ thế mà qua đi nhanh chóng.
Liên hệ với FBP để nghiên cứu về quy trình làm việc cụ thể, chị Trang phác thảo nên chu trình xử lý invoice theo cách truyền thống. Khi có được bức tranh tổng thể, chị mới phân tích tình huống, lựa chọn công nghệ để tiếp cận. “Lúc đầu mình dự kiến sẽ sử dụng công cụ Akabot mà FPT Software đã phát triển rất thành công tuy nhiên khi thử nghiệm, mình thấy công cụ này hơi cồng kềnh so với chu trình của đội FBP”. Sau khi “cân đong đo đếm” các giải pháp, chị Trang quyết định xây dựng công cụ dưới dạng file scrip để tối ưu về dung lượng và có thể chạy trực tiếp trên trình duyệt web.
Với bản chất là một phần mềm robot bắt chước hành động của con người, chị Trang tạo nên Synnex RPA để tự động nhận email từ khách hàng gửi, tải các file chứa thông tin invoice, đọc dữ liệu trong invoice và tạo invoice trên hệ thống quản lý của Synnex FPT. Trong quá trình tiếp tục phát triển công cụ, chị Trang gặp một số khó khăn về cách rà soát lỗi giúp Synnex RPA hạn chế sai sót tối đa trong quá trình vận hành. Để đảm bảo tính chính xác này, chị Trang đã xây dựng thêm chức năng “cảnh bảo”. Khi gặp những đơn hàng phức tạp có cấu trúc không giống mẫu hoặc lỗi trong quá trình thu thập thông tin, công cụ sẽ tự động gửi email cảnh báo tới người giám sát. Qua đó, nhân viên FBP có thể dễ dàng kiểm soát sai sót.
 |
| Các file Synnex RPA trên hệ thống. |
Bắt tay nghiên cứu vào đầu tháng 5, chỉ khoảng hơn một tháng sau, Synnex RPA đã dần hình thành. “Khi test thời điểm ấy, mọi thứ đã hoạt động ổn định nhưng mình vẫn băn khoăn về việc vận hành. Phải làm sao để công cụ hoạt động mà không cần đào tạo nhân viên?”. Để trả lời câu hỏi ấy, chị Trang đã biến Synnex RPA thành một công cụ hoàn toàn tự động khi cài đặt thời gian chạy mặc định 30 phút mỗi lần trên nền trình duyệt web. Với quyết định này, Synnex RPA trở thành một “công cụ vô hình” khi có thể chạy mà không cần người vận hành, không một nhân viên FBP nào cần biết đến những quy trình hoạt động của nó.
Cứ như vậy, sản phẩm đã dần hoàn thiện và đưa vào áp dụng tại đội FBP từ tháng 7 vừa qua. Là công cụ chạy tự động theo lập trình sẵn nên Synnex RPA có thể chạy 24/7, thay cho việc trước khi nhân sự phòng FBP phải phân người để trực online cuối tuần, cuối tháng, cuối quý. Chị Đỗ Mai Linh - trưởng phòng FBP cho biết từ khi áp dụng, Synnex RPA đã mang lại hiệu quả ngoài sức mong đợi: “Công cụ đã mang lại rất nhiều sự thay đổi tích cực, FBP đang thiếu hụt đến 3 nhân sự nhưng không cần phải tuyển bù mà vẫn có thể đảm đương được khối lượng công việc hiện tại”.
Chỉ trong một tháng đầu tiên áp dụng, Synnex RPA đã giải quyết được 1.471 invoice, chiếm 62% số invoice cần xử lý, gom được 90 lô hàng và đẩy được 1.000 hợp đồng chỉ trong 128 giờ, tương đương với 16 ngày làm việc liên tục. Từ đây, nhân sự phòng FBP có thể giải phóng sức lao động khỏi những công việc trùng lặp để tập trung vào những công việc đòi hỏi sức sáng tạo và giá trí chất xám cao hơn.
 |
| Một file srip của Synnex RPA chỉ có dung lượng khoảng 4 Kb. |
Là người tiên phong trong công cuộc rà soát quy trình tại các phòng ban, anh Ngọc Anh - Phó ban Chuyển đổi số chính là người đã nhìn ra những bất cập cần số hóa tại phòng FBP: “Mình chỉ là người mở lối và cùng bàn bạc để tháo gỡ những khó khăn, còn lại phần lớn Trang là người đảm nhận trách nhiệm về công cụ này. Trang đã cho thấy sự chủ động cao trong công việc khi vẫn phải đảm đương những nhiệm vụ song song khác”.
Anh Ngọc Anh cũng cho biết với một công ty phân phối như Synnex, việc quản lý chu trình nhập hàng được coi là phần đầu vào của cả một chuỗi giá trị và sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chu trình nghiệp vụ. Chính vì vậy, Synnex RPA đã góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo hoạt động kinh doanh và được kỳ vọng sẽ phát triển nhiều tính năng hơn nữa.
Không phụ lòng mong đợi, chị Trang đã tiếp tục phát triển Synnex RPA “đa năng” hơn và chuẩn bị cho ra mắt tính năng tự động trả lời những email thông tin giải đáp thắc mắc của khách hàng trong phiên bản mới hơn và dự định trong tương lai sẽ thêm tác vụ nhập dữ liệu quản lý tình trạng hàng hóa trên hệ thống Synnex.
Nói về đứa con tinh thần của mình, chị Trang chia sẻ: “Mang Synnex RPA đến với iKhiến lần này, điều mình tự tin nhất chính là tính năng tự động và sự gọn nhẹ của công cụ. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho người dùng mà không cần tốn nhiều tài nguyên để vận hành”.
 |
| Anh Ngọc Anh luôn theo sát tiến độ và hỗ trợ chị Huyền Trang khi thực hiện Synnex RPA. Ảnh: Hà My |
Chỉ với những file scrip nặng chưa tới 1 Mb, Synnex RPA được sáng tạo ra chỉ trong 1 tháng và có thể đảm đương công việc của cả một nhân sự mà hoàn toàn tự động, không cần bật tắt, không cần vận hành, chỉ cần duy nhất một nhân sự bảo trì là chị Trang.
Tốt nghiệp Đại học Khoa học Tự nhiên, trước khi "đầu quân" cho FPT vào đầu năm 2019, chị Huyền Trang đã có kinh nghiệm 2 năm tại Toshiba Software Development VietNam. Tại FPT, dưới vai trò là một cán bộ lập trình, chị Trang cũng đã trải qua nhiều công việc khác nhau từ Automation Test cho Hệ thống bán hàng Salesman đến chuyên gia phân tích cho 1 phần hệ thống Insights trước khi đảm nhận vai trò tạo dựng nên Synnex RPA.
“Với mình, sáng tạo chính là giải quyết vấn đề bằng cách đơn giản và hiệu quả nhất. Muốn được như vậy, mình cần phải giữ một tư duy độc lập, không đi theo lối mòn và không chịu ảnh hưởng của thành kiến số đông”, chị Trang khẳng định.
| Chung khảo Sáng kiến FPT số 3 đã diễn ra với phần tranh tài của 9 sản phẩm tới từ các công ty thành viên. Trong đó, FPT Software và FPT Telecom tiếp tục có 2 sản phẩm dự thi. Các đơn vị FPT Retail, FPT IS, Synnex FPT, FPT Online, FPT Education đều có một sản phẩm tranh tài. Các sáng kiến dự thi chủ yếu thuộc lĩnh vực phần mềm, với 6/9 sản phẩm. Tham gia Chung khảo tháng, các sáng tạo Vàng, Bạc, Đồng, Khuyến khích nhận được phần thưởng với giá trị lần lượt: 5 triệu đồng, 3 triệu đồng, 2 triệu đồng và 1 triệu đồng. Hiện tại, chương trình nhận được 449 hồ sơ Sáng kiến FPT. Các hồ sơ gửi về chương trình sẽ được hội đồng xét duyệt thẩm định và sẽ có email phản hồi tới tác giả. Để hồ sơ được xét duyệt nhanh, các sáng kiến cần đảm bảo các tiêu chí: Sản phẩm đã được áp dụng thực tế; Thời gian áp dụng là 12 tháng tính đến thời điểm đăng ký; Có một trong 2 hiệu quả về kinh tế, hoạt động kèm số liệu rõ ràng; Không trùng với sáng kiến được công nhận hoặc chuẩn bị áp dụng trong FPT; Chứng minh được tính sáng tạo qua nỗ lực tìm tòi và nghiên cứu. |
Hà My
Ý kiến
()