‘Bà trùm’ mua sắm FPT ‘giác ngộ’ OKR sau 10 trang sách

“Làm thế nào để cảm thấy vui khi làm OKR?” là điều chị Trịnh Thị Thùy Linh luôn trăn trở.

Trước đây, mỗi khi hết quý, đến kỳ làm OKR mới, khi Ban Đảm bảo Chất lượng sắp gửi thông báo nhắc nhở, cấp trên sắp giục giã, chị lại “phi” vào hệ thống để hoàn thành việc đánh giá/thiết lập OKR một cách khá là "chiếu lệ". Thời điểm đó, OKR với chị Linh không khác nhiều một bản kê khai đầu việc.

Công việc ngày thường cuốn đi, OKR chưa thể chiếm vị trí trọng tâm suy nghĩ của Trưởng phòng Mua sắm FPT HO. Áp lực thật sự đến với chị Linh vào năm nay, khi cứ 2 tuần/lần, chị phải báo cáo OKR tại Tập đoàn. 

“Tại sao anh Bình và các anh nói OKR rất hay, tại sao OKR là công cụ truyền cảm hứng mà mình lại chưa thấy hứng thú?” Tự đi tìm lời giải cho thắc mắc đó, chị Linh thấy được phần nào của câu trả lời trong cuốn sách “OKR - Phương pháp thiết lập mục tiêu và quản lý công việc vượt trội”.

Hành trình khám phá OKR cũng là hành trình thay đổi tư duy quản lý của chị Trịnh Thị Thùy Linh.

Lý thuyết không khô khan

Chị Linh nghiền ngẫm được hơn 10 trang sách thì tới mùa OKR mới. “Trong những ý đã đọc, mình tâm đắc nhất 3 câu và mang ra áp dụng thử luôn”.

Đầu tiên, “Tinh thần háo hức là khi ta có một mục tiêu nhất định” củng cố quyết tâm của chị Linh để mỗi nhân viên đều tìm được mục tiêu phấn đấu và hiểu tầm quan trọng của yếu tố này.

Tiếp theo, chị Linh thấy “Con người thường hứng thú với các mục tiêu cá nhân”. “Cái đích mà đơn vị nhắm tới, sếp nói là việc của sếp nhưng có thể không phải mục tiêu của các bạn. Ngược lại, ai cũng sẽ hăng say hơn, không có cảm giác mệt mỏi, "trả bài" khi thực hiện những mục tiêu chính mình đặt ra”, chị Linh lý giải. “Nếu hiểu rõ lợi ích mà mục tiêu tập thể mang lại cho mình, thì thái độ làm việc sẽ khác, có cảm hứng hơn”. Nhận thức được điểm này, người làm OKR có thể gắn mục tiêu cá nhân sao cho phù hợp với tổ chức. 

Câu thứ ba chị Linh tâm đắc: “Khó có thể hăng say làm việc nếu theo đuổi một mục tiêu do người khác lập trình”. Đây chính là điều thôi thúc chị tiến hành thật kỹ càng những cuộc họp 1:1 với các thành viên Phòng Mua sắm FPT HO, thay đổi hoàn toàn cách thực hiện OKR và cả cách làm việc của bộ phận. 

Tập thể phòng Mua sắm FPT HO cùng hăng say làm việc với cách tiếp cận OKR mới.

Tận dụng “khoảng giao” giữa mục tiêu cá nhân và tập thể

Câu chuyện trong những cuộc gặp 1:1 giữa chị Linh và nhân viên không phải về OKR của bộ phận hay của FPT mà chỉ xoay quanh mục tiêu riêng mỗi người: thăng tiến, tăng thu nhập, đạt chứng chỉ… 

“Mình trao đổi để hiểu và định hình cho mọi người xem mục đích của việc đi làm, với họ, rốt cuộc là gì”, chị Linh nói.

Khuyến khích nhân viên thoải mái chia sẻ, chị Linh không khỏi ngạc nhiên khi những buổi trò chuyện này đem lại rất nhiều ý tưởng chất lượng, mà thông thường, hiếm dịp nào các cán bộ Phòng Mua sắm FPT HO chủ động giãi bày. Từ chương trình self-training - tự đào tạo - nơi nhân viên tìm kiếm tài liệu nước ngoài liên quan đến chuyên môn, sau đó dịch và chia sẻ lại; rà soát hệ thống e-purchase, xem lại hoạt động và đề xuất tự động hóa; tới xây dựng hệ thống lưu trữ để quản lý nhà cung cấp…

“Sau đó, mình sẽ giúp các bạn nâng tầm các mục tiêu và tìm sự đồng thuận để các bạn bước khỏi vùng an toàn, suy nghĩ xem có thể đóng góp gì cho tổ chức, rồi từ đó sẽ đạt được mục tiêu cá nhân”, chị Thùy Linh cho biết. Mỗi người lại có mục tiêu theo sở thích, chuyên môn và khả năng. Các nhân viên tự nghĩ và đề xuất, chị Linh góp ý để đưa vào thành KR. 

“Thời gian trao đổi đã giúp nhìn lại vấn đề gặp phải và tìm ra giải pháp cũng như lý do phải đóng góp để đạt mục tiêu bản thân, "cho để nhận". Các bạn tự nhận công việc mới và triển khai thực hiện, mình áp dụng mỗi "chiêu" là động viên thôi”, chị cười.

Theo chị Linh, về cơ bản, người quản lý hướng nhân viên phát triển công việc theo khoảng giao giữa mục tiêu tập thể và cá nhân, “nếu có gì rơi ra thì cùng nhặt lại”. Động lực được làm mới chính là điều thúc đẩy Phòng Mua sắm FPT HO sáng tạo hơn và bước khỏi vùng an toàn.

Mô hình mà chị Linh theo đuổi khi triển khai OKR tại bộ phận.

Làm có mục tiêu, sống có mục đích

Để có những tiến triển trong bộ phận, chính chị Linh đã phải tự thay đổi. “Mình bắt đầu bằng việc tin tưởng và trao quyền cho nhân viên chứ không ôm đồm nữa. Các bạn được lắng nghe nhiều hơn, chủ động hơn, tinh thần phấn chấn hơn, đặc biệt là trong đợt dịch vừa rồi, bất chấp tình trạng làm việc tại nhà”.

Nhiều ý tưởng đưa ra trong các buổi họp 1:1 đã được triển khai, nhận được sự ủng hộ trong ngành dọc. Những chỉ số của phòng liên tục được cải thiện và duy trì tốt dù quý vừa qua không mua sắm nhiều. Hoạt động cho ngành dọc mua sắm phong phú hơn. “Các bạn chú tâm, hăng say không quản thời gian, và cũng sẵn sàng tiếp nhận những việc mới. Hiện tại không chỉ FPT HO mà bộ phận mình còn đang chịu trách nhiệm mua sắm cho cả FPT Smart Cloud, FPT Digital hay Quỹ Hy vọng, nếu mình không chia sẻ kỹ càng thì khi giao việc có thể sẽ khiến nhân viên mệt mỏi”, chị Linh cho biết.

Đặc thù bộ phận văn phòng hay hành chính khó có những OKR hấp dẫn, bứt mạnh mẽ khỏi khuôn khổ, chị Thùy Linh không tham vọng quá nhiều, mà tập trung vào tìm động lực trong công việc. “Khi các bạn chia sẻ mình cũng được truyền cảm hứng lại, từ ý kiến mọi người mình có được dữ liệu để thiết lập OKR của phòng sắc nét hơn”, chị tâm sự. “Thấy nhân viên làm việc đầy động lực, mình mừng lắm. Hy vọng khi các bạn làm tốt, mình cũng sẽ đáp ứng được phần nào mục tiêu của các bạn”.

Theo Trưởng phòng Mua sắm FPT HO, một khi đánh giá và thiết lập mục tiêu đã trở thành thói quen, bất cứ ai cũng có thể áp dụng được trong không chỉ công việc mà cả cho cuộc sống. “Có mục tiêu rõ ràng, mình sẽ nhắm thẳng đến đích mà không bị phân tán. Đó là điều mình đang luyện tập và may mắn luôn có "đồng bọn" ở sát bên để luyện tập cùng”.

Hoa Hạ

• Nhà F hoàn tất giai đoạn 2 mùa OKR mới
• Nữ nhân viên ‘đãi’ OKR thành ‘vàng’