Phía sau 'cánh gà' FLI Club

Trà My trao đổi kinh nghiệm với khách mời của FLI Club. Ảnh: Nông Vân

Hiện My chịu trách nhiệm chính mảng tổ chức sự kiện (event) của FLI Club. Công việc của cô bắt đầu từ nghĩ ý tưởng, nội dung chương trình, bao gồm cả việc tìm ra chủ đề và lựa chọn ai làm khách mời hoặc diễn giả cho chương trình.

Theo My, đây là phần việc khó khăn và quan trọng nhất bởi nó quyết định không nhỏ tới sự thành bại của chương trình. Vì thế, trước mỗi sự kiện, cô và cả nhóm thường họp lại để thống nhất nội dung chương trình.

Gian nan mời khách

"Đôi khi, việc tiếp cận với diễn giả quá khó, FLI phải vận dụng nhiều cách khác nhau, trong đó có cả việc nhờ các mối quan hệ thân thiết của FLI thuyết phục và mời giúp", Bích Vân, một cán bộ thâm niên của FLI, cho biết.

Bằng kinh nghiệm nhiều lần tiếp xúc với khách mời, cả Vân và My đều chia sẻ, có những người xin gặp trực tiếp không được, gọi điện cũng không xong. Nhiều vị khách khác lại quá bận nên nhiều khi FLI phải chạy theo họ ròng rã 2-3 tháng trời mới lên được lịch hẹn. "Trong những trường hợp đó, phải luôn có được lượng diễn giả gối đầu để chương trình không bị bể sô", My nói.

Đến giờ, Vân vẫn nhớ mãi lần nhận nhiệm vụ mời giáo sư Nguyễn Lân Dũng tham gia chương trình. Đợt đó đúng kỳ họp Quốc hội nên giáo sư rất bận, sau nhiều lần gọi điện, cuối cùng cũng được bác nhận lời.

Tuy nhiên, do chỉ hay chia sẻ theo chủ đề chuyên sâu về chuyên môn, nên giáo sư không quen với hình thức đến để chia sẻ về đời tư, khai thác từ góc độ cá nhân, nên cảm thấy nghi ngờ và lo ngại "không biết hội này muốn gì" và lại mời vào cái giờ tối chẳng ra tối, chiều chẳng ra chiều như thế này (18h).

Thế nhưng, khi đến FPT, được nói chuyện và nghe người FPT chia sẻ về những thắc mắc của họ, giáo sư đã thay đổi hoàn toàn cách nhìn nhận và vô cùng thích thú buổi giao lưu đó. Thậm chí, giáo sư còn đề nghị nếu trong quá trình liên hệ khách mời có khó khăn sẽ giúp đỡ thêm.

"Những lúc như thế, tụi mình rất vui và hạnh phúc, vì biết khách mời đã yêu mến chương trình", Vân nói.

Trường hợp của My cũng tương tự, khi tiếp xúc với giáo sư Hồ Ngọc Đại, một trong những nhà chiến lược của ngành giáo dục Việt Nam. Lúc gọi điện thì giáo sư lạnh lùng thông báo "bận", xin gặp thì giáo sư nói "đang đi vắng". Cuối cùng, bằng mọi cách, My đã tiếp cận được khiến vị giáo sư nhận lời tham gia.

My bảo, đến giờ cô và một số khách mời của FLI vẫn giữ mối quan hệ khá thân thiết và thường xuyên liên lạc với nhau.

Chị Lệ Hằng, Phó Giám đốc FLI, cũng phải trải qua những trường hợp nan giải. Mới đây nhất là trường hợp mời nhà báo Nguyễn Đình Bá tham gia chương trình "Nghề báo - nghề nguy hiểm" nhân dịp 21/6. Ban đầu, nhà báo nhận lời, nhưng đến chiều thứ Sáu diễn ra chương trình thì buổi sáng diễn giả thông báo không dự được vì lý do cá nhân.

Quyết tâm không thể để "hụt" nhân vật này, chị Hằng đã gọi điện nhiều lần, thậm chí đến tận nhà để thuyết phục. Cuối cùng, bằng sự chân thành của mình, chị đã khiến một người vốn rất ít tham gia chia sẻ ở những chương trình như thế không thể từ chối.

"Sau này, khi hai bác cháu gặp lại nhau, bác Bá vẫn thường nói vui buổi gặp gỡ hôm đó thật là "hữu duyên" vì cả hai lần gặp, trời đều mưa tầm tã", chị Hằng kể.

Lao đao với sự cố

Sau khi đã xong phần khó nhất là mời được diễn giả, cả nhóm FLI lại hì hụi chuẩn bị từ A đến Z các công việc hậu cần như truyền thông cho chương trình, đặt phòng, đặt xe đón diễn giả, rồi hoa quả, trà nước, âm thanh, ánh sáng, đạo cụ...

Vốn có kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình nên Vân cho rằng, các công việc này không quá khó khăn, chủ yếu là làm mãi rồi khắc quen. Thế nhưng, đó lại là những việc gây nên nhiều sự cố và rủi ro khó lường.

Đơn cử như khi chương trình đã được lên lịch cụ thể, mọi thông báo được gửi đi cho khán giả, thế rồi đùng một cái, bên FSoft House - nơi FLI hay tổ chức - báo bận. Vậy là phải chuyển địa điểm, mọi công tác chuẩn bị của cả nhóm lại bắt đầu từ đầu.

Dù vậy, theo Vân, chính những sự cố từ phía diễn giả, khách mời mới là nghiêm trọng vì không nằm trong tầm kiểm soát. Trường hợp buổi giao lưu của anh Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Tổng Giám đốc Viettel, với chủ đề chia sẻ về chiến lược phát triển của Viettel, là một ví dụ.

Theo đánh giá của FLI, đây là một chương trình quan trọng bởi độ ảnh hưởng của khách mời rất lớn và chủ đề được nhiều người FPT quan tâm, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao. Sau khi mọi thứ đã được chuẩn bị xong xuôi, đúng hôm tổ chức, vị Phó Tổng của Viettel lại có cuộc họp quan trọng đột xuất nên không thể tham dự.

Nhận được tin này, ngay lập tức FLI gửi thông báo đến các khách mời đã đăng ký tham dự để báo hoãn, thậm chí Vân đã phải gọi điện trực tiếp cho từng người.

Tuy nhiên, vì thời gian quá gấp, có nhiều người chưa kịp xem thông báo, hoặc không liên lạc được hay đang trên đường đến nên đã trở thành khách hụt của chương trình, trong đó có khoảng gần 30 lãnh đạo cao cấp của toàn tập đoàn.

Quyết tâm không bỏ cuộc, FLI tiếp tục "săn đuổi" anh Hùng. Ở tuần kế tiếp, theo dự định, FLI tổ chức một buổi chiếu phim để bù vào chương trình của anh Hùng, tuy nhiên sáng thứ Sáu, thư ký của vị Phó Tổng Viettel lại báo tin là tối hôm đó anh có thể tham gia được. Vậy là cả nhóm FLI lại hớt hải lo chuẩn bị chương trình và gửi thư thông báo.

"Dù được một phen "mất mật" nhưng đây là một trong những chương trình thành công nhất từ trước tới nay của FLI, bởi chưa bao giờ lại có nhiều lãnh đạo cao cấp tham gia chương trình như thế (khoảng 50 người), và cũng chưa bao giờ người FPT xem chương trình say mê đến vậy", Vân cho biết.

Không chỉ có các khách mời ngoài FPT mới bị bể "sô", ngay cả khách mời "người nhà" là lãnh đạo FPT cũng nhiều lần khiến FLI lao đao không kém.

Cuối tháng 5/2010, FLI tổ chức chương trình "Nghệ thuật lãnh đạo của Hồ Chí Minh" với sự tham gia của tiến sỹ Chu Đức Tính, Giám đốc Bảo tàng Hồ Chí Minh, và anh Nguyễn Thành Nam, nguyên TGĐ FPT. Đến đúng hôm diễn ra, anh Nam lại bận việc đột xuất nên không thể tham dự.

Thế rồi cả nhóm đã cầu viện sự giúp đỡ của Phó Chủ tịch HĐQT FPT, Giám đốc FLI Bùi Quang Ngọc. Dù không có sự chuẩn bị từ trước, nhưng ngoài phần trò chuyện của tiến sỹ Tính, những câu chuyện tổng kết mà anh Ngọc mang lại đã khiến cho những người tham dự chương trình hôm đó thực sự hài lòng.

Theo đúc kết của các thành viên FLI Club, có hai yếu tố sống còn quyết định sự thành công của chương trình. Đó là phụ thuộc vào độ hấp dẫn của diễn giả cũng như chủ đề và vào chính người tham dự.

Tuy phải đứng tim nhiều phen, nhưng đến giờ, cả nhóm FLI Club đều khẳng định, họ rất yêu công việc này bởi nó mang đến nhiều trải nghiệm thú vị, và cũng bởi sau mỗi chương trình, họ đều rút ra được những bài học rất riêng cho bản thân.

Vài nét về FLI Club

FLI Club, được thành lập từ năm 2006, là câu lạc bộ dành cho cán bộ quản lý của tập đoàn FPT. Tới nay, FLI Club đã chạy được khoảng 250 chương trình, mở rộng nhiều lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội... nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng thiết yếu trong công việc và cuộc sống.

Rất nhiều khách mời nổi tiếng đã đến với các buổi sinh hoạt của FLI Cub như: nguyên Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Văn An, nguyên Bộ trưởng Bộ Công thương Trương Đình Tuyển, nguyên Phó Thủ tướng Vũ Khoan, nhà sử học Dương Trung Quốc, nhà ngoại giao Tôn Nữ Thị Ninh, tiến sỹ kinh tế Phạm Chi Lan, đạo diễn Đặng Nhật Minh...

Các lãnh đạo của FPT như anh Trương Gia Bình (CT HĐQT FPT), NguyễnThành Nam (nguyên TGĐ FPT), Đỗ Cao Bảo (CT HĐQT FIS), Nguyễn Lâm Phương (PTGĐ FPT Software), Hoàng Minh Châu (Phó CT HĐQT FPT), chị Trương Thanh Thanh (Phó CT HĐQT FPT)... cũng đã nhiều lần làm diễn giả trong các sự kiện của FLI Club.

Gần đây, FLI Club đầu tư kỹ vào công việc lên kịch bản như một talk show, vì vậy chương trình hiện nay được đánh giá tốt hơn vì luôn có thông điệp rõ ràng, có mục tiêu đào tạo.

Nhận xét của khán giả FLI Club
Thùy Linh, PR FHO:
Các chương trình của FLI nhìn chung khá chất lượng, diễn giả chọn lọc và những câu chuyện rất "đời". Tuy nhiên, vẫn có những điểm FLI có thể cải thiện về khâu chuẩn bị, tổ chức và truyền thông.

Lãnh đạo FLI Club nên tài trợ cho các bạn trong Ban chủ nhiệm tham gia các khóa đào tạo về event. Và mỗi chương trình nên đầu tư hơn về ý tưởng tổ chức để thực sự ghi lại dấu ấn.

Nhưng nói thì dễ, làm thì khó. Với những chương trình như hiện tại, các bạn đã nỗ lực lắm rồi. Lúc này, có lẽ nên huy động lực lượng "fan" trung thành của FLI chung tay góp sức như trước đây FLI từng làm.

Đàm Quang Minh, FPT Polytechnic:
FLI là một chương trình tốt nhưng rõ ràng sự quan tâm của cán bộ FPT chưa cao. Lượng cán bộ quản lý tham gia còn ít. Cá nhân tôi thấy Ban chủ nhiệm của FLI đã làm tốt nhiệm vụ tổ chức và khách mời có chất lượng.

Tuy nhiên, vì người dự còn thiếu đa dạng nên chất lượng trao đổi chưa được như mong muốn và có thể khách mời đánh giá thấp "leader" của FPT.

Để trả lời ngay làm gì sẽ tốt hơn là một câu hỏi khó và cần được tư duy nhiều hơn. Nhưng căn bản FLI có thể làm tốt hơn về nội dung và giới thiệu khách mời, gồm: Giới thiệu kỹ về profile khách mời, quan điểm và các vấn đề tranh cãi; Lĩnh vực trao đổi sẽ ảnh hưởng gì đến xã hội, có tầm quan trọng như thế nào; Review tổng kết sau gặp gỡ cần được trau chuốt hơn để mọi người cảm nhận được giá trị của buổi gặp.

Ngoài ra, FLI có thể đầu tư, chú trọng hơn ở khâu quảng bá, giới thiệu chương trình (tận dụng các thành viên thường xuyên, yêu cầu giới thiệu truyền miệng) và hình thức tổ chức (có thể mời cùng lúc hai khách mời tạo tranh luận, vì có những chủ đề khán giả không đủ thông tin để hỏi tốt).

Bình Nguyên