Những chiến binh nhà F thời Covid

Với 18 năm kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống quản lý bệnh viện, FPT IS đã được Tập đoàn Medlatec tin tưởng lựa chọn để đồng hành trên con đường chuyển đổi số tại bệnh viện này sau 24 năm vận hành. Ngày 1/9 vừa qua, FPT và Medlatec Group vừa thực hiện lễ vận hành Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể SAP tại Bệnh viện đa khoa Medlatec Hà Nội.

Để xây dựng nên một hệ thống quản trị bệnh viện đã khó, nhưng tích hợp nhiều hệ thống khác cùng song hành như tại Medlatec còn khó hơn. Thế nhưng đây lại chính là bài toán được đặt ra khi FPT IS giao cho anh Vũ Đức Sơn thực hiện dự án này. Vừa kết thúc chuyến công tác 3 năm tại Bangladesh và trở về Việt Nam, anh Sơn bắt tay ngay vào dự án "khổng lồ" đánh dấu mối quan hệ hợp tác giữa Medlatec Group và FPT trên con đường chuyển đổi số. “Cảm xúc đầu tiên khi nhận dự án này là áp lực. Kỳ vọng lớn luôn đi kèm với trách nhiệm lớn, nên lo lắng là không thể tránh khỏi”, anh bộc bạch.

Đội dư án nhà F vẫn tiếp tục hỗ trợ vận hành dự án tại Bệnh viên Medlatec sau gần 1 tháng go-live. Ảnh: Hà My.

Đứng vai trò quản lý dự án nhưng anh Sơn luôn cùng với các anh em trong đội bàn bạc, phân tích để giải quyết câu hỏi: Làm sao có thể giải quyết một khối lượng công việc rất lớn trong vòng 6 tháng? Đội dự án nhanh chóng được chia thành các team nhỏ hơn: Tài chính kế toán, Logistic bảo trì thiết bị, Quản lý kho hàng, Tích hợp hệ thống và một số nhân sự khác. Vì khối lượng công việc lớn nên nhân sự của dự án có những thời điểm lên đến gần 30 người khi cần phải kiểm thử hệ thống, chuyển đổi dữ liệu hoặc đào tạo người dùng.

SAP cho Medlatec là hệ thống tích hợp đa dạng từ hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI), hệ thống quản lý bệnh viện (HIS) đến hệ thống quản lý xét nghiệm (LIS), hệ thống bán hàng (POS), hóa đơn điện tử… Một hệ thống nhiều chức năng và phân khúc nhỏ như vậy rất cần sự phối hợp cao của cả hai bên. “Mình chỉ là những người làm hệ thống, không thể hiểu sâu về mặt nghiệp vụ như các bạn bên Medlatec làm hằng ngày. Do vậy, tất cả anh em trong đội luôn phải xác định: nếu không sẵn sàng học hỏi thì không thể đi tiếp” - anh Sơn nhấn mạnh.

Anh Vũ Đức Sơn họp bàn cùng cả team để cập nhật công việc. Ảnh: Hà My.

Xác định một tinh thần hợp tác chặt chẽ, đội dự án nhanh chóng năm bắt những “đầu mối” cụ thể phía Medlatec ở từng team nhỏ và lập nhóm liên lạc chung để hỗ trợ công việc. Không chỉ sẵn sàng tinh thần học hỏi nghiệp vụ, anh Sơn còn chủ động tìm hiểu và nghiên cứu các văn bản quy định của Bộ Y tế về tiêu chuẩn quản lý cho dược phẩm, xét nghiệm hay ngành y nói chung.

Thế nhưng “nhân tính không bằng trời tính”, dịch Covid-19 bùng nổ đã ảnh hưởng đến công việc chung của dự án và thay đổi hoàn toàn cách kết nối liên lạc của hai bên từ offline sang online. Làn sóng dịch đầu tiên xảy ra vào tháng 2, khi hai bên đang trong giai đoạn khó khăn nhất là phân tích và xây dựng quy trình nghiệp vụ nên mọi thứ căng thẳng hơn dự tính. Lúc này, hai bên rất cần những cuộc họp bàn trực tiếp bởi “trước khi có thể hiểu về nghiệp vụ và hệ thống thì cần phải hiểu về con người” nhưng lại chỉ có thể làm việc qua những giao diện trực tuyến “lạnh lùng”. Sáng, chiều, rồi tối, cả hai bên đối tác cứ ôm lấy máy tính họp đi họp lại, khiến khoảng thời gian làm việc của mọi người tăng lên đến 12-14 giờ mỗi ngày.

“Cũng may mắn khi ngay từ đầu mùa dịch, anh Sơn đã tổ chức họp online hằng ngày ngay cả khi chưa có yêu cầu làm việc tại nhà. Nhờ vậy mà team đã không quá bỡ ngỡ và chỉ mất khoảng 2 tuần để khôi phục lại năng suất như khi làm offline”, anh Nguyễn Thế Trung - cán bộ team Logistic của dự án - kể lại.

Cả đội dự án dốc toàn lực làm việc 10 đến 12 tiếng mỗi ngày để đảm bảo tiến độ. Ảnh: Hà My

Anh Trung cũng chia sẻ trong khoảng thời gian này, team Logistic phải chốt tài liệu “Quy trình Nghiệp vụ tương lai”. Thế nhưng đây lại là giai đoạn đỉnh của đợt dịch thứ nhất, tất cả nhân viên của Medlatec phải căng mình cùng cả hệ thống y tế lúc bấy giờ để chống đỡ nên hoàn toàn không có thời gian rà soát chu trình thật kỹ lưỡng. Đến khi thời hạn chỉ còn 2 ngày, anh Trung mới nhận được một bản phản hồi dài ngoài sức tưởng tượng từ phía Medlatec và bắt đầu “trận chiến” chạy đua cùng thời gian để chỉnh sửa lại tài liệu.

Thế rồi làn sóng dịch đầu tiên cũng qua đi, cả đội dự án “mừng như bắt được vàng”, tăng hết tốc lực bên những bàn họp trực tiếp để bổ sung dữ liệu, thực hiện hệ thống và hướng tới hoàn thiện cơ bản chu trình. “Khi ấy, anh em yên tâm hẳn lên vì mọi thứ sẽ kịp tiến độ. Anh em nói vui là khó khăn nhất cũng qua rồi, giờ chỉ cần nốt phần đào tạo mà êm thì không lo gì nữa. Ấy thế mà…” - giọng anh Sơn như thấp hẳn một tông. Bởi Covid đã quay lại vào đúng khoảng thời gian đào tạo ấy khiến đội dự án như đứng trước “vực thẳm” một lần nữa.

Nhóm triển khai tài chính kế toán chỉ có 3 nhân sự nhưng đảm nhiệm phần việc tương đối phức tạp của dự án. Ảnh: Hà My.

Cách ly xã hội, không tụ tập quá 10 người, giữ khoảng cách tối thiểu 1 m, tất cả đều là những bức tường thành khi các chiến binh của đội dự án đi hướng dẫn nhân viên Medlatec sử dụng hệ thống. Thế nhưng chiến binh thì không đầu hàng dễ dàng. Anh Sơn phối hợp với Medlatec, nhanh chóng chia nhỏ các lớp đào tạo, lên lại lịch hướng dẫn. Thay vì một lớp 20-30 người thì giờ đây chỉ 5-7 người, thậm chí sắp xếp được một học viên cũng vẫn dạy bình thường. Tất cả phòng họp đều được sử dụng hết công suất để tiết kiệm triệt để thời gian.

Đội ngũ nhân lực của Medlatec đã tiếp cận rất nhanh công nghệ mới, nắm bắt tốt với hệ thống bằng tiếng Anh mà không cần Việt hoá. Khó khăn nhất là lúc đào tạo cho đội ngũ kế toán tài chính bởi đây là phần phức tạp hơn cả. Kế toán vừa phải kiểm soát toàn bộ hệ thống tiền ra vào cùng những giao dịch liên quan đến bệnh viện trên hệ thống cũ, vừa phải học và chuyển đổi dần dữ liệu sang hệ thống mới nên khối lượng công việc gần như gấp đôi. Nhưng càng trong khó khăn, con người lại càng được tiếp thêm nghị lực, cứ như thế mà đào tạo lần lượt gần 150 nhân viên của Medlatec, một sự nỗ lực “ngoạn mục”.

Khó khăn là thế nhưng đây cũng chính là giai đoạn đáng nhớ nhất với anh Sơn: “Lúc dịch đang căng thẳng, ngày nào mình cũng thấy một hàng dài bệnh nhân chờ để đăng ký xét nghiệm Covid. Anh em ai cũng lo nhưng nói vui là hay chuyển vào hướng dẫn ở phòng áp lực âm để có gì thì sẵn sàng tác chiến luôn. Thực sự là trải nghiệm khó quên, chẳng đến lần thứ hai trong đời”.

Một phần của đội dự án và ban lãnh đạo hai bên tham dự buổi go-live Hệ thống quản trị doanh nghiệp SAP ở bệnh viện Medlatec ngày 1/9 vừa qua. Ảnh: Trần Huấn.

Hướng ứng xu thế của “Năm chuyển đổi số” do Chính phủ phát động, Tập đoàn Medlatec quyết định triển khai phần mềm SAP ERP tại Bệnh viên Medlatec Hà Nội và hướng đến triển khai tại 24 cơ sở trên toàn quốc. “FPT là một trong những tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực triển khai phần mềm SAP ERP tại Việt Nam, do vậy Medlatec đã không ngần ngại “chọn mặt gửi vàng” để thực hiện sự chuyển mình lớn lao này”, Trần Thị Hà Linh - Trưởng ban dự án chuyển đổi số Medlatec nhận định.

Chia sẻ thêm về sự cố gắng của toàn đội, chị Hà Linh cũng cho biết các thành viên của đội dự án FPT là những người trẻ, rất năng nổ và nhiệt huyết với nghề: “Quyết tâm của toàn đội được thể hiện bởi sự cần cù không kể ngày đêm. Mặc dù triển khai cho một đơn vị thuộc ngành y tế với khối lượng công việc rất lớn nhưng các bạn luôn sẵn sàng một tinh thần học hỏi, không ngại tiếp cận những kiến thức mới, không ngại những giờ đào tạo đến tối khuya”.

Bắt đầu triển khai từ 12/2 và chính thức vận hành từ 1/9, 6 tháng 17 ngày chiến đấu không ngừng nghỉ của hàng chục con người, Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể SAP ERP tại Medlatec đã hoàn thành như một biểu tượng của sự nỗ lực trong những thời kỳ gian khó nhất với mọi doanh nghiệp.

“Khối lượng công việc khổng lồ hoàn thành trong hơn 6 tháng không phải là chuyện ai cũng làm được. Bởi cứ kéo dài thêm một ngày là tiêu tốn chi phí của cả hai bên, kéo dài thêm một tháng sẽ tiêu tốn chi phí của nhiều bên. Vậy nên, tôi gọi đây là một sự thần kỳ” - anh Nguyễn Văn Khoa, Tổng giám đốc FPT, khẳng định. Và sự thần kỳ ấy được làm nên không bởi duy nhất một nhân vật vĩ đại nào mà là những đôi tay và trí óc của một tập thể đội dự án với tinh thần nỗ lực sắt đá vượt lên trên cả những nỗi lo và khó khăn của một thời kỳ Covid đầy khủng hoảng.

Video về nhóm dự án:

Hà My

Video: Trần Huấn

• FPT go-live hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể tại Medlatec
• FPT IS giúp bệnh viện MEDLATEC chuyển đổi số với hệ thống SAP ERP