Hoa hậu FPT IS: 'Quản trị dự án phải có khát khao thành công'

Chiều ngày 3/4, serminar “Bí quyết thành công trong dự án ERP/ SAP” do Câu lạc bộ Quản trị dự án (PBC) tổ chức đã diễn ra tại 153 Nguyễn Đình Chiểu, quận 3, TP HCM, với hơn 25 cán bộ nhân viên (CBNV) từ các đơn vị của tập đoàn tham gia.

Lần đầu tiên đăng đàn trong lớp serminar của tập đoàn, Quản trị dự án (QTDA) Phạm Quang Chiến (FPT IS ERP HCM) chia sẻ không ít kinh nghiệm và bài học xương máu trong suốt quá trình chinh chiến gần 10 năm của anh ở những dự án ERP SAP và Oracle.

Theo Hoa hậu FPT IS 2014, hai điều kiện cần để triển khai thành công là tuân thủ quy trình đã vạch ra và thuyết phục được khách hàng tuân thủ theo quy trình đó. Ngay từ đầu, trong kế hoạch trình bày với khách hàng, đơn vị triển khai như FPT cần phải mô hình hóa công việc cụ thể và có sự nhắc lại qua mỗi giai đoạn. Như vậy khách hàng sẽ dễ hình dung để hỗ trợ kịp thời.

Suốt quá trình triển khai, QTDA nên quan sát tình hình thực tế để điều chỉnh phương pháp phù hợp. Không phải khách hàng yêu cầu gì mình cũng bắt buộc đáp ứng. Bởi có những yêu cầu không hợp lý hoặc không khả thi thì QTDA nên từ chối và thuyết phục khách hàng. Thậm chí trong một số trường hợp, QTDA được quyền đề nghị dừng dự án, nếu dự án bị “lầy”, thời gian triển khai kéo dài mà không đạt hiệu quả. Nhưng đó chỉ là biện pháp cuối cùng để lựa chọn.

Theo anh Phạm Quang Chiến, bất kỳ dự án ERP nào cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn, vì vậy, người quản trị phải có mong muốn mãnh liệt và niềm tin vào thành công của dự án.

Anh Chiến chia sẻ bài học đắt giá từ dự án ERP cho Công ty Cổ phần Cơ - Điện lạnh REE. Mất hơn một năm làm xong giải pháp (từ năm 2007 đến 2009), khách hàng đặt rất nhiều yêu cầu và đề nghị đưa tất cả lên hệ thống Quản trị doanh nghiệp SAP, từ đấu thầu, lập kế hoạch, báo giá, nghiệm thu… Thời điểm đó, FPT đã mời chuyên gia SAP người Đức tư vấn và chuyên gia này xác nhận là không thể đáp ứng được. Tuy nhiên, công ty vẫn quyết định làm và kết quả là việc xây dựng không khả thi.

Về sau, năm 2010, khi tham gia dự án, anh Chiến đề xuất tách làm 2 phần: Phần nào dễ làm trước, phần nào phức tạp sẽ làm sau và tách chi phí ra làm hai phần. Cho đến nay, “phần khó” vẫn chưa được triển khai. Chính khách hàng cũng thừa nhận lúc bấy giờ quá cầu toàn nên dự án không được thực hiện trọn vẹn. Từ việc này, anh Chiến rút ra bài học, nếu QTDA kiên quyết ngay từ đầu sẽ mang lại lợi ích nhiều hơn cho công ty, tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho cả hai bên.

Hoa hậu FPT IS 2014 cũng nhấn mạnh vào khát khao và bản lĩnh của người QTDA. Bất kỳ dự án ERP nào cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Là QTDA, phải có mong muốn mãnh liệt và niềm tin vào thành công của dự án thì mới có thể truyền lửa và thuyết phục khách hàng theo phương pháp mình đưa ra. Tất nhiên điều này chỉ có thể có được dựa trên nền tảng nghiệp vụ và chuyên môn “cứng” của QTDA.

Trước đó, giai đoạn khảo sát rất quan trọng. Riêng giai đoạn này nên tập hợp chuyên gia có kinh nghiệm. Chẳng hạn dự án ERP cho Tập đoàn Thủy sản Minh Phú, bên khách hàng cử chuyên gia có kinh nghiệm 12-15 năm, nếu mình cử nhân sự chỉ có 1-2 năm sẽ không thuyết phục được khách hàng. Bởi điều này làm cho khách hàng có cảm giác không tin tưởng, về sau rất khó làm việc. Vì vậy, giai đoạn này bắt buộc phải bố trí chuyên gia có nhiều kinh nghiệm. Đồng thời, phải phân chia rõ vai trò và nhiệm vụ của từng cá nhân trong đội dự án: Ai là người làm việc trực tiếp với key user, ai là người làm việc với QTDA khách hàng, ai sẽ làm việc với giám đốc khách hàng... Những việc này, QTDA nên cùng chia sẻ trách nhiệm với các thành viên trong nhóm.

Với những vấn đề khó khăn đội dự án không giải quyết được thì mời chuyên gia giải quyết. QTDA tạo điều kiện cho các thành viên đội dự án nêu lên ý kiến, bởi nhiều khi chủ quan, QTDA suy nghĩ theo lối mòn. Nhưng nếu đưa ra trước đội dự án thì sẽ có được ý kiến đóng góp khả quan và hiệu quả hơn. 

Sau khi thống nhất phương pháp tiến hành và công khai với đội dự án hai bên, trong cuộc họp cùng khách hàng, QTDA nên tranh thủ sự ủng hộ từ những lãnh đạo cấp cao của khách hàng vì tiếng nói của họ luôn có trọng lượng nên sẽ dễ dàng thuyết phục nếu có những ý kiến đối lập trong nội bộ. Hầu hết dự án ERP, mỗi giải pháp đưa ra nên thống nhất với key user khách hàng để kế hoạch được thông qua. Tuy nhiên với nhiều dự án, những vấn đề quan trọng và phức tạp đòi hỏi QTDA phải trình bày đến người có quyết định cao nhất bên phía khách hàng để việc triển khai diễn ra nhanh chóng.

Diễn ra trong 2 giờ, buổi serminar đã khái quát những vấn đề cơ bản nhất để có thể triển khai thành công dự án ERP, mang lại nhiều kiến thức bổ ích cho người tham dự. “Diễn giả rất nhiệt tình và chia sẻ nhiều kinh nghiệm làm quản trị dự án của bản thân cũng như đưa ra những minh họa cụ thể cho từng trường hợp”, chị Nguyễn Thị Hồng Vân, FTS thuộc FPT IS, cho hay.

Trong khi đó, một số người bày tỏ sự tiếc nuối bởi những câu chuyện diễn giả đưa ra khá sinh động và bổ ích nhưng có ít thành viên làm QTDA của các đơn vị trong tập đoàn tham dự, thay vào đó là các Tester hoặc Coder. 

Thanh Trang