Cá nhân OKR xuất sắc: 'Bận rộn là sự may mắn trong đại dịch'

2.000 chiếc máy tính “mất liên lạc” được “giải cứu”

Từng làm cho chuỗi công ty nước ngoài khá lớn, chị Trang được tiếp cận nhiều mô hình bài bản, chuyên nghiệp. Nhận thấy vấn đề nhức nhối ở kho của FPT Retail là việc có hơn 600 cửa hàng bán lẻ nhưng nhân viên vẫn phải làm việc thủ công mà chưa áp dụng hệ thống. Vì vậy, với bề dày kinh nghiệm và kỹ năng mà mình có được, chị quyết định xây dựng và hoàn thiện hệ thống cho kho.

Nguyễn Trần Minh Trang, Giám đốc Trung tâm phát triển ngành hàng FPT Retail, gương mặt OKR tiêu biểu quý III.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) trở thành mục tiêu dài hạn, hiện tại đã hoàn chỉnh được hơn 70%. Dự kiến cuối năm sẽ cho vận hành và bắt đầu đào tạo nhân viên. WMS giúp kiểm soát, theo dõi hoạt động của kho từ mức tồn, đơn đặt hàng, tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển đơn hàng… Hệ thống mới sẽ giảm áp lực công việc cho nhân viên, đẩy mạnh làm việc thông minh.

Tuy nhiên, thành công lớn nhất trong quý III mà chị Trang đạt được chính là việc tối ưu hàng hóa trong kho đi đến cửa hàng bán lẻ nhanh nhất mặc cho bất lợi trong vận chuyển vì ảnh hưởng của dịch Covid-19.

Những ngày tháng 6, dịch Covid-19 bùng phát mạnh mẽ khiến nhân lực của đối tác vận chuyển đều nhiễm bệnh. Khi nhân viên kho đối tác là F0, hàng hóa ùn ứ không thể xuất. Không chỉ riêng hàng của FPT, hàng hóa của công ty khác cũng chung tình trạng trên. Thách thức đặt ra lúc này là việc không có hàng để cung cấp cho cửa hàng bán lẻ.

“Hàng cũ chưa đi, hàng mới lại đổ dồn về kho của nhà vận chuyển. Mọi thứ gần như quá tải và tắc nghẽn, nguồn nhân lực của họ không đủ để xử lý đơn hàng. Trong khi đó, nhu cầu mua máy tính để học trực tuyến tăng cao tạo nên sức ép với các cửa hàng bán lẻ của chúng tôi”, chị kể.

Hơn 2 tuần nhưng FPT Retail vẫn không kết nối được với kho vận chuyển để nắm được tình trạng hàng hóa. 2.000 chiếc máy tính “mất liên lạc” ở kho của tỉnh Bình Dương buộc chị Trang gấp rút tìm cách liên lạc với nhà vận chuyển để “giải cứu” hàng về.

“Làm việc với nhà vận chuyển để biết tình trạng hàng lúc này thật sự rất khó. Chúng tôi phải xin mã vận đơn của từng gói hàng, kiểm tra từng tình trạng của chúng, nơi hàng đang ùn ứ và chủ động tiến hành giải cứu về kho của mình thay vì ngồi chờ nhà vận chuyển giao đến như trước kia”, chị nói.

Nhận ra trong thách thức là cơ hội, tìm cách có hàng nhanh nhất so với đối thủ sẽ giúp tăng doanh số bán hàng. Vì vậy, chị đã ngày đêm liên lạc với kho tổng, “năn nỉ” để họ cung cấp tình trạng hàng hóa của mình. Thời điểm đó, mỗi ngày chị chỉ có thể chợp mắt 3-4 tiếng rồi lại tiếp tục công việc.

Đưa xe đến kho nhà vận chuyển để lấy hàng về. Lần đầu tiên, kho của FPT Retail chứa thêm máy tính bên cạnh các mặt hàng điện thoại. Khó khăn chồng chất khi 1/3 nhân viên kho trở thành F0. Chị nhanh chóng đưa các đồng nghiệp là F0 ra ngoài, động viên 20 nhân viên còn lại “cắm trại, tự túc” tại đây. 3 tại chỗ được áp dụng ngay lập tức. Không gian kho không còn do phải chứa cả ngàn chiếc máy tính, nay nhân viên phải ở lại và chịu nhiều thiếu thốn khiến chị áy náy khôn nguôi.

“Hãy nghĩ bận rộn là sự may mắn!”

3 tháng TP HCM “đóng cửa, cài then” là 3 tháng chị và nhân viên luôn trong tư thế làm việc hết công suất. 4 chiếc xe tải luân phiên chạy ngày đêm, từ chở hàng về kho, mang giao đến từng cửa hàng bán lẻ, chuyển hàng online đến tay khách đến cả chở kế toán ra ngân hàng làm giấy tờ.

Chị có bề dày kinh nghiệm và kỹ năng chuyên nghiệp trước khi đầu quân cho FPT.

“Xe đi giao hàng, tôi phải theo dõi liên tục để biết chắc nó đang ở đâu, báo với cửa hàng ra nhận. Tôi làm việc trực tiếp với nhân viên bưu cục của 63 tỉnh thành, nơi có 625 cửa hàng bán lẻ của chúng ta để thăm hỏi và kiểm soát hàng hóa của mình”, chị nói.

Trong mùa dịch, chị chủ động thay đổi cách giao nhận hàng để giảm thời gian vận chuyển. Nếu như trước kia, nhà vận chuyển sẽ giao và phân chia hàng đến cửa hàng bán lẻ thì thời điểm khó khăn này, chị chủ động cho thuê xe có QR Code được phép di chuyển theo quy định, đến kho trung tâm nhận hàng rồi liên hệ các cửa hàng ra nhận.

Mỗi ngày của chị Trang sẽ bắt đầu từ việc kiểm tra email, làm báo cáo, theo dõi tình trạng đơn hàng để gửi thông tin cho cửa hàng, làm dự án… Thời điểm nhân viên kho phải áp dụng 3 tại chỗ, chị còn phải “kề vai sát cánh” lắng nghe tâm tư của anh em để họ giữ được tinh thần thoải mái nhất.

Để giữ “quân” khi số lượng công việc ngày càng nhiều, chị vẫn hay yêu cầu nhân viên phải dành thời gian nghỉ ngơi cho mình để họ lấy lại cân bằng. Doanh số tăng, lượng hàng về kho tăng, công việc của chị và nhân viên ngày một nhiều. Vì vậy, nữ giám đốc nhà Bán lẻ đang rục rịch tăng thêm nhân viên, mua máy móc như xe nâng… giúp hạn chế sức người trong các công đoạn.

“Tôi luôn nói với mọi người sự bận rộn lúc này của chúng ta là một may mắn. Nhân viên tăng ca nhưng được thưởng, làm nhiều nhưng thu nhập rất ổn. Ở đây, chúng ta không có cảnh người mất việc, người phải về quê, không quá khốn khổ vì dịch… Vì vậy, mọi người đã cùng hăng say làm việc và gặt hái được thành quả hơn mong đợi”, chị chia sẻ.

Trở thành gương mặt OKR tiêu biểu của quý III, chị Trang cho rằng đây là thành quả của tập thể. “Đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa kho, cửa hàng, nhân viên. Đến giờ nhìn lại, chúng tôi đã làm tốt hơn cả những ngày không có dịch, doanh số bán hàng tăng gấp đôi, gấp ba, kho và cửa hàng vẫn “trụ” được, nhân viên vẫn có việc làm… Đây là một may mắn trong những cố gắng của chúng tôi”, chị chia sẻ.

Thanh Dung

• Cổ phiếu FRT tăng trần
• Sếp FPT Retail bật mí cách chọn thuê mặt bằng
• Hơn nửa nhân sự là F0, kho FPT Long Châu kiên trì vượt khủng hoảng