Xuất phát từ tình trạng khó đặt phòng họp do cách quản lý thủ công; và từ ý tưởng của CBNV trên Gom gạch xây nhà, đội dự án gồm Trung tâm Tin học hoá hoạt động đảm bảo kinh doanh (FPT IS OBC) và Khối ngành Giao thông, Viễn thông và Dịch vụ Hạ tầng (FPT IS FTU) đã nghiên cứu và triển khai phần mềm Đặt phòng họp tự động M.ROOM. Phần mềm đã được tích hợp vào hệ thống BA Online của nhà Hệ thống.
 |
| Phần mềm M.ROOM được tích hợp trên hệ thống nội bộ BA Online của nhà Hệ thống. Ảnh: ĐVCC. |
Dự án nhằm nâng cấp chức năng đặt phòng họp giúp cán bộ FPT IS lựa chọn phòng nhanh nhất và phù hợp nhất với nhu cầu. Phần mềm mới đồng thời giúp Văn phòng thuận tiện trong việc quản lý hệ thống phòng họp hiêu quả. Hiện tại, hệ thống đã đi vào hoạt động và cán bộ FPT IS có thể trải nghiệm dịch vụ tại: https://ba-online.fis.vn.
Với các CBNV có nhu cầu đặt phòng họp, hệ thống mới này giúp tìm kiếm và gán phòng họp với giá thấp nhất có thể. Người dùng cũng có thể đặt kèm yêu cầu thiết bị và dịch vụ khác liên quan đến cuộc họp. Qua đó giúp việc chuẩn bị, phục vụ cuộc họp được chu đáo hơn.
M.ROOM cũng giúp bộ phận lễ tân nhà Hệ thống dễ dàng theo dõi trạng thái phòng họp cũng như các cuộc họp trong ngày. Đồng thời, phần mềm cũng tạo thuận tiện trong việc tìm, gán/huỷ phòng và bố trí thiết bị trong phòng theo yêu cầu. Ngoài ra, lễ tân cũng nhận được khai báo thông tin về các loại phòng, dịch vụ, thiết bị và chi phí cước.
Phần mềm Đặt phòng họp tự động M.ROOM mới được đưa vào sử dụng, do đó còn nhiều CBNV của FPT IS chưa nắm được thông tin về sản phẩm này. Chị Đào Thị Ngọc Anh, Văn phòng FPT IS HN cho hay, phần mềm vẫn đang được hoàn thiện và mới đưa vào sử dụng từ đầu tuần (ngày 21/10).
Sau vài ngày đưa vào sử dụng, M.ROOM được đánh giá dễ sử dụng và tích hợp với bất kỳ hệ thống dịch vụ nội bộ nào. Trong tương lai, hệ thống có thể kết nối với hệ thống đặt phòng họp của các công ty thành viên khác của FPT, cho phép chia sẻ tiện ích và cơ sở vật chất trong nội bộ FPT. Đồng thời đây cũng được coi là bàn đạp để FPT IS thương mại hóa, đóng gói M.ROOM trở thành một sản phẩm hoàn chỉnh giới thiệu đến các khách hàng trên thị trường.
"Phần mềm cần thêm thời gian trải nghiệm thực tế để có thể đưa ra đánh giá về hiệu quả", chị Ngọc Anh nhận định và thông tin, CBNV nhà Hệ thống kỳ vọng vào M.ROOM và tính tiện ích, thuận tiện mà team dự án giới thiệu.
Trước đó, với hệ thống cũ, do cách thức quản lý thủ công bằng excel và giấy tờ nên dẫn đến việc thường xuyên xảy ra tình trạng trùng phòng họp, gây mất công sức và thời gian của nhiều bên trong việc thương lượng phòng họp.
Không chỉ nhà Hệ thống, FPT Software cũng đưa vào sử dụng công cụ GST.AI trên Workchat để giúp CBNV đặt phòng thuận tiện và hiệu quả. Đây là sản phẩm do kỹ sư FPT Software được xây dựng dựa trên công nghệ Chatbot. Công cụ này có thể sử dụng được cả trên smartphone và PC. Người dùng chỉ cần đăng nhập và gõ "Hi" hoặc "Hello" để được hướng dẫn sử dụng. Hiện công cụ này đang được sử dụng tại khu công nghệ cao Hoà Lạc, và đưa vào thử nghiệm tại nhà Phần mềm ở TP HCM và Đà Nẵng.
Trong khi đó, nhà Viễn thông xây dựng trang web đặt phòng tích hợp trên hệ thống SSC.FPT.Net. Tuy nhiên, trang web này không hiển thị đầy đủ các thông tin về tình hình đặt phòng dẫn đến các đơn vị mất nhiều thời gian để liên hệ với lễ tân, kiểm tra và chốt lịch phòng họp. Theo anh Nguyễn Hoàng Anh Tuấn, Trưởng phòng Quản trị FPT Telecom HCM, việc thể hiện tình trạng các phòng đã được yêu cầu ngay từ khi xây dựng trang web. Tuy nhiên, do vấn đề kỹ thuật nên vẫn chưa thực hiện được điều này.
| “Gom gạch xây nhà” năm nay lần đầu tiên sẽ triển khai tới từng đơn vị thành viên trong FPT IS. Mỗi đơn vị sẽ có 1 bộ máy “gom gạch” riêng đảm bảo gom gạch sẽ đi xuống sâu tới từng CBNV. Với cách thức triển khai này, nhà Hệ thống mong muốn chương trình sẽ không chỉ nhằm mục tiêu “tăng năng suất lao động và các ý tưởng Made by FIS” mà còn giải quyết được các vấn đề còn tồn đọng cần cải tiến trong hoạt động của đơn vị. Thông qua chương trình này, FPT IS kỳ vọng sẽ hình thành văn hóa cải tiến trong công ty, mỗi CBNV mang trong mình tinh thần sáng tạo, luôn suy nghĩ tích cực, đưa ra giải pháp tăng năng suất lao động. Chương trình Đổi mới sáng tạo - iDo được triển khai với mục tiêu phát huy tinh thần đổi mới sáng tạo và tăng độ gắn kết của CBNV với công ty. Từ tháng 4/2018, iDo chính thức được triển khai tại tất cả các công ty thành viên. Tại FPT IS, iDo có tên Gom gạch xây nhà đã triển khai được 2 mùa. Theo đánh giá của nhà Hệ thống, thành công lớn nhất của 2 mùa đầu không phải ở thành tích thi đua mà đã tạo cho CBNV thói quen chia sẻ, dám nói ra những điều bức xúc. Trong mùa thứ 2, Gom gạch xây nhà của FPT IS ghi nhận 100% bộ phận/phòng ban có đề xuất cải tiến và 100% lãnh đạo các cấp tham gia tương tác trong nhóm kín trên Workplace. Tỷ lệ CBNV nêu đề xuất đạt 21%, gấp 2 lần so với kế hoạch. |
>> Gom gạch nhà Hệ thống: CBNV tự biến đề xuất thành hình thức
Hoàng Hương
Ý kiến
()