Với quy trình thông thường, người FPT có yêu cầu dịch vụ nội bộ về hành chính, nhân sự, IT… phải thực hiện thông qua điện thoại, email. Hình thức này rất tốn thời gian bởi địa bàn rải rác và các nguyên nhân khách quan khác. Đối với một công ty có quân số hơn 3 vạn người, để giải quyết các yêu cầu của CBNV một cách kịp thời và nhanh chóng bằng phương pháp truyền thống là một vấn đề cực kỳ nan giải.
Trước đó, năm 2015, FPT Software đã đưa vào vận hành hệ thống dịch vụ điện tử đầu tiên SSC Portal, với mong muốn giải quyết các vướng mắc trong việc sử dụng dịch vụ nội bộ.
 |
| Năm 2018, nguyên TGĐ FPT Bùi Quang Ngọc vừa quyết định đưa vào vận hành chính thức Hệ thống quản lý dịch vụ nội bộ - SSC tại FPT HO ở địa chỉ http://ssc.fpt.com.vn. |
Cổng dịch vụ chia sẻ đưa tất cả các yêu cầu dịch vụ nội bộ lên mạng. SSC Portal là ứng dụng cho phép người dùng tự tạo lập các tác vụ và apply sử dụng cho toàn bộ người dùng cuối. Có tính tùy biến cao và dễ dàng ‘nhúng’ vào các hệ thống sẵn có, hiện sản phẩm có gần 200 workflow (tác vụ) thuộc các mảng: Nhân sự, hành chính, mua hàng, IT…
CBNV chỉ cần truy cập vào SSC Portal, ngay lập tức yêu cầu sẽ được chuyển đến người có trách nhiệm trực tiếp giải quyết một cách nhanh chóng, công khai và khách quan. Đồng thời, tiến độ của yêu cầu cũng được theo dõi và phản hồi kịp thời.
SSC Portal giúp tiết kiệm hơn 30% năng suất so với trước đây cho tất cả bên liên quan, từ người dùng đến các cấp quản lý. Cụ thể, khi khách hàng tạo yêu cầu, SSC sẽ đáp ứng nhu cầu với tốc độ nhanh nhất có cam kết. Kết quả được theo dõi trực tiếp qua Internet.
Theo thống kê, riêng trong năm 2017, trung bình mỗi tháng, SSC Portal tiếp nhận và giải quyết khoảng 4.000 yêu cầu dịch vụ nội bộ của người FPT Software, giúp tiết kiệm 30% năng suất so với trước đây. Ứng dụng giúp giảm thời gian xử lý công việc, trung bình một ngày giải quyết 4.000-5.000 tasks, mỗi task giảm 2-3 phút khiến tổng thời gian giảm 250 giờ/ngày.
Tính đến hết quý I năm 2019, hệ thống SSC của riêng nhà Phần mềm có 318 dịch vụ, ghi nhận 9.665 người dùng và 51.253 ticket được tạo.
Từ những lợi ích mà hệ thống này mang lại, nguyên TGĐ FPT Bùi Quang Ngọc đã yêu cầu phải triển khai dự án SSC Portal - một giải thưởng iKhiến - ra toàn tập đoàn, nhằm giảm quy trình, thao tác của người dùng nội bộ.
Thành lập dự án vào cuối năm 2017, đến tháng 9/2018, hệ thống quản lý dịch vụ nội bộ - SSC (Shared Service Center) tại FPT HO chính thức đi vào vận hành. SSC cung cấp các nhóm dịch vụ: Hành chính (hậu cần, đi lại, phòng họp…), Thông tin (tạo/sửa/xoá email, tạo/nâng cấp máy ảo, cài đặt phần mềm…) và Nhân sự (cập nhật thông tin cá nhân, chuyển loại hợp đồng, chế độ đãi ngộ, bảo hiểm…).
Được xây dựng theo cơ chế mở, rất linh hoạt, SSC Portal có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp cũng như thích nghi với mọi mô hình tổ chức của FPT và khách hàng bên ngoài. Thời gian triển khai lại nhanh hơn các mô hình tương đương gấp 3 lần.
Từ ngày có SSC, công việc bàn giấy của chị Nguyễn Thu Hiền (FAD FPT HO) đã giảm bớt rất nhiều thủ tục rườm rà mà vẫn ghi nhận đầy đủ yêu cầu từ các phòng, ban. Là một trong những người quen thuộc với SSC nhất, chị Hiền cho biết hệ thống khá dễ sử dụng và giúp giải quyết được nhiều vấn đề hơn.
 |
| SSC Portal giúp công việc bàn giấy của Chị Nguyễn Thu Hiền (FAD FPT HO) trở nên tinh gọn và quy củ hơn. Ảnh: Trâm Nguyễn |
Trước đây, chị thường xuyên phải ghi nhận mail yêu cầu từ CBNV, nên mất thời gian để tổng hợp và sắp xếp theo các mục để xử lý thì giờ đây chị Hiền đã được “giải phóng” được những việc tốn công sức này.
“Khi nhận được đề nghị trên hệ thống về việc cấp IP phone, tôi sẽ xử lý ngay và đề xuất cho FIM giải quyết. Chỉ cần sau 1 đến 2 ngày là có thể hoàn thành. Ngoài ra, sau một năm, hệ thống có thể thống kê những con số cụ thể đã giải quyết bao nhiêu vấn đề trong khoảng thời gian nhất định. Còn trước đây, xử lý qua mail thì không có điều đó”, chị Hiền nói.
Không chỉ chị Nguyễn Thu Hiền, những nhân viên khác của FPT như chị Phan Thị Hải Sơn (Ban Công nghệ FPT), anh Nguyễn Gia Hà (FPT Online) cũng từng khẳng định SSC có giao diện khá thân thiện. “Với SSC, quy trình công việc được rà soát tinh gọn, thống nhất, có một cổng chung để tiếp nhận các dịch vụ. Chúng ta có thể xử lý công việc hiệu quả hơn do không cần các thủ tục giấy tờ mất thời gian như trước đây”, anh Hà chia sẻ.
Hiện các đơn vị: FPT Retail, Synnex FPT, FPT Telecom, FPT City, FPT Software, FPT Hòa Lạc, FPT IS, FPT Online, FPT Sendo, Tổ chức giáo dục FPT… đều đã sử dụng hệ thống SSC.
Theo anh Lê Hùng Cường, Giám đốc Học viện Số FPT, thành viên Ban Chuyển đổi số tập đoàn: SSC dùng công nghệ để tối ưu hoá, khiến vận hành hiệu quả hơn nhiều. Thay vì các nhân viên xử lý yêu cầu từ nhiều màn hình, hệ thống khác nhau dẫn tới thiếu sót thì việc có một cổng tập trung để giúp quản lý các yêu cầu sẽ giúp giảm được thời gian, công sức và sẽ phục vụ được nhiều người hơn.
Anh Cường cho rằng “bước 1 chúng ta đã chuyển đổi số tốt rồi, bước 2 sẽ còn tốt hơn. Bởi điều quan trọng là theo thời gian, hệ thống sẽ có nhiều thông tin lịch sử, từ đó FPT có thể dùng công nghệ bigdata, AI để tự động hóa và tối ưu hoạt động”.
| Chuyển đổi số là định hướng của FPT trong những năm gần đây. Với tiềm lực và kinh nghiệm của mình cùng với sự giúp đỡ của các chuyên gia hàng đầu thế giới là ông Phương Trầm - người đã thực hiện chuyển đổi số thành công cho DuPont, FPT đặt mục tiêu đến hết năm 2019 sẽ trở thành một trong số ít các tổ chức chuyển đổi số thành công. Mới đây, tập đoàn đã thành lập Ban Chuyển đổi số FPT (FPT Digital) do anh Trần Huy Bảo Giang - nguyên Giám đốc Công nghệ FPT Software đảm nhận vị trí Giám đốc Chuyển đổi số (CDTO) kiêm Trưởng ban Chuyển đổi số và Cố vấn cấp cao Học viện số. Cùng thời điểm, Học viện số FPT (FPT Digital Academy) cũng được thành lập với mục tiêu kết nối và phát triển tri thức Việt toàn cầu trong công cuộc đưa Việt Nam lên danh sách những nước đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số. Anh Lê Hùng Cường, nguyên Phó Giám đốc Công nghệ FPT Software, đảm nhận vị trí Giám đốc Học viện. Đây là những động thái mạnh mẽ cho thấy FPT quyết tâm đạt được mục tiêu đầy thách thức này. |
Triệu Mẫn - Chu Chỉ Nhược
Ý kiến
()