FPT Shop tối ưu quản lý hàng hóa từ bài học Amazon

Với ước mơ xây dựng quy trình giống như những gì ‘gã khổng lồ’ Amazon đang áp dụng, nhóm tác giả Phòng Kiểm soát nội bộ FPT Retail đã đề ra sáng kiến về hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa ở FPT Shop.

Trước đây, ở FPT Shop, nguyên tắc vận chuyển truyền thống thường quản lý thông qua chứng từ và rất khó đối soát trong trường hợp xảy ra vấn đề. Việc bàn giao hàng hóa giữa người nhận/người giao thực hiện bằng việc phương thức thủ công (ký sổ) dẫn đến rủi ro giao nhầm hàng, thiếu hàng, thất lạc hàng hóa do các đối tượng lừa đảo, gây mất thời gian và chi phí xử lý. Việc không có công cụ hỗ trợ và căn cứ theo dõi dẫn đến thường xuyên phát sinh tình trạng không chuyển hàng, chuyển chậm, gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động bán hàng lẫn mức độ hài lòng của nhân viên.

Nhân viên FPT Shop kiểm kê hàng hóa qua app.

Vì vậy, nhóm tác giả Trần Minh Thiện và Lê Khánh Huyền (Phòng Kiểm soát nội bộ FPT Retail) đã cho ra đời Giải pháp tối ưu hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa nhằm quy trình hoàn thiện, xuyên suốt quy trình vận chuyển hàng (qua giao nhận nội bộ, nhà vận chuyển) với tiêu chí đơn giản, dễ thao tác, tính chủ động cao, hỗ trợ tốt việc kiểm tra bằng cách ứng dụng công nghệ cải tiến/tối ưu quy trình.

Nền tảng của giải pháp là áp dụng việc sử dụng mã vạch QR để thay thế việc kết nối thủ công giữa người giao/người nhận. Nhóm tác giả đã xây dựng và chuyển đổi phương thức thực hiện quy trình luân chuyển từ máy tính lên điện thoại qua ứng dụng OneApp để hỗ trợ tốt hơn cho nhân viên trong việc thực hiện thông qua các tính năng như: Notify, theo dõi hàng hóa cần chuyển/sắp nhận, thời gian chuyển/nhận dự tính, phát hiện chuyển/nhận nhầm, công cụ xử lý thừa/thiếu hàng.

Hàng hóa được quản lý qua app và lưu trữ thông tin trên ứng dụng.

Sau khi áp dụng hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa, thay đổi lớn nhất là việc thao tác hoàn toàn trên app điện thoại. “Xương sống của hệ thống là việc sử dụng mã QRcode định danh cho các sản phẩm”, anh Lê Bình Phương Lộc - Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ của FPT Retail chia sẻ. Một mã vận đơn có thể dùng để đóng nhiều kiện hàng, mỗi kiện hàng sẽ được định danh bằng một mã QR.

Nếu có lệnh vận chuyển cần thực hiện, tất cả thông tin về loại hàng - mã vận đơn - số lượng sẽ được gửi đến nhà vận chuyển thông qua app. Khi nhà vận chuyển đến nhận hàng, người gửi sẽ dùng app quét mã QR trên các đơn hàng để kiểm tra lại số lượng, thay vì ký giấy như trước kia thì sẽ giao mã định danh cho nhà vận chuyển. Người nhận có đúng mã định danh sẽ nhận đúng số hàng cần nhận được thông qua cách quét QRcode. Ngoài việc rút ngắn thao tác, giảm giấy tờ, việc này còn giúp việc vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng, chính xác, không bị thất lạc, tạo thành quy trình khép kín.

Bản chất của dự án sẽ đi xuyên suốt từ lúc có một yêu cầu được gửi đi. Ưu điểm lớn của sáng kiến là việc thao tác trên smartphone. Sau khi lệnh gửi đi, trong vòng 12 giờ đến 24 giờ, nếu lệnh chưa được thực hiện sẽ có âm thanh cảnh báo, tránh tình trạng trôi thông tin. Quy trình thực hiện trên app diễn ra rất nhanh, giúp việc giải quyết đơn hàng nhanh hơn trước kia. Khi áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành, kho tổng cũng tránh tình trạng nhận nhầm hàng. Do FPT Shop đang làm việc với rất nhiều nhà vận chuyển, phụ trách nhiều mặt hàng khác nhau. Việc nhầm, thiếu hàng hoàn toàn có thể xảy ra nhưng nhờ quét mã QR tình trạng này hiện không còn tái diễn.

Anh Trần Minh Thiện (giữa) đại diện nhóm tác giả nhận giải Đồng iKhiến tháng 10.

Hiệu quả kinh tế của sáng kiến thể hiện thông qua việc giảm thiểu chi phí nhân sự xử lý, thời gian luân chuyển khi phát sinh vấn đề trong quá trình luân chuyển hàng hóa. Sáng kiến còn góp phần tăng mức độ hài lòng của nhân viên thông qua việc giảm phạt do làm sai quy định. Tính mới của sáng kiến thể hiện rõ ở yếu tố chuyển đổi từ việc theo dõi/quản lý bằng thủ công sang phần mềm.

Giải pháp tối ưu hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa bắt đầu xây dựng từ tháng 7/2020. Trước khi áp dụng thực tế, nhóm đã khảo sát nhiều cửa hàng trên cả nước để tiếp nhận thông tin, ý kiến. Sau khi xây dựng và triển khai giải pháp, nhóm tiếp tục khảo sát, thu nhận phản hồi từ các cửa hàng. Trong quá trình thực hiện, khâu làm việc và kết nối nhà vận chuyển cũng đóng vai trò quan trọng. Việc trung hòa nhu cầu ba bên: cửa hàng, nhà vận chuyển và kho trở thành bài toán mấu chốt trong quá trình triển khai vận hành.

Nhóm tác giả còn dành thời gian hướng dẫn và sửa chữa các lỗi phát sinh để tăng cường tính thân thiện của quy trình với các cửa hàng. Hiện tại, sau ba tuần triển khai, hệ thống đang được thử nghiệm ở Hà Nội và TP HCM - hai khu vực chiếm khoảng 30% số lượng đơn hàng của FPT Shop.

Trong giai đoạn tiếp theo của dự án, hệ thống sẽ bổ sung thêm nhiều quy trình mới, nhằm tối ưu hóa để có thể thao tác trực tiếp trên smartphone. Ước mơ của nhóm tác giả là có thể xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa hoàn toàn tự động như mô hình của Amazon đang triển khai.

Ở vòng Chung khảo iKhiến số 3 (2020), giải pháp về hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa của FPT Retail đã nhận được giải Đồng. “Tôi hy vọng sáng kiến sớm được áp dụng rộng rãi trong toàn bộ hệ thống FPT Shop. Sắp tới, sáng kiến sẽ tiến hành thử nghiệm vận hành cho chuỗi nhà thuốc Long Châu. Giải thưởng này là cơ sở để anh em tiếp tục suy nghĩ đưa ra nhiều sáng kiến khác”, anh Trần Minh Thiện - thành viên nhóm tác giả - chia sẻ sau khi nhận giải.

Video giới thiệu giải pháp tối ưu hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa FPT Retail: