Bộ ba giải bài toán vận hành VnExpress Marathon bằng sáng kiến số

Gỡ nút thắt từ chính thực tế vận hành

Giải Đồng tại chung khảo iKhiến 2025 số 12 là phần thưởng xứng đáng dành cho VM Operation Staff Management, sáng kiến của anh Lưu Xuân Việt và cộng sự tại FPT Online. Điều đáng nói, đây không phải một ý tưởng đi ra từ phòng họp. Sáng kiến được hình thành từ áp lực rất thật của đội ngũ vận hành VnExpress Marathon, nơi mỗi mùa giải là một cuộc chạy đua đúng nghĩa phía sau đường đua.

VM Operation Staff xuất sắc giành giải Đồng tại chung khảo iKhiến 2025 số 12.

Mỗi năm, VnExpress Marathon (VM) tổ chức 10 giải. Mỗi giải cần khoảng 1.000 nhân sự vận hành, gồm crew (đội hỗ trợ) và tình nguyện viên. Khối lượng công việc lớn, số đầu việc dày, thời gian chuẩn bị gấp khiến công tác quản trị nhân sự luôn là một khâu “căng não”.

Trước khi có hệ thống này, phần lớn quy trình vẫn được làm thủ công. Từ lên kế hoạch, đăng tuyển, thu thập thông tin, đánh giá ứng viên, phân bổ nhân sự, tạo hợp đồng đến nghiệm thu đều rời rạc và phụ thuộc nhiều vào thao tác tay. Chỉ riêng khâu tuyển dụng và quản lý nhân sự cho một giải đã tiêu tốn hơn 43 giờ xử lý nghiệp vụ. Khi số lượng giải tăng nhanh, áp lực đè nặng lên đội ngũ phụ trách là điều dễ hiểu.

Là người trực tiếp tham gia công việc của Ban tổ chức VM từ những giải đầu tiên, anh Lưu Xuân Việt hiểu rất rõ bài toán này. Theo anh, ở giai đoạn đầu, mọi thứ gần như đều mới. Kinh nghiệm chưa nhiều, quy trình chưa hoàn chỉnh, trong khi yêu cầu vận hành ngày một lớn. Riêng công việc quản trị nhân sự đã là một hành trình dài và mệt, từ lên kế hoạch đến tuyển đủ crew và tình nguyện viên cho từng đầu việc cụ thể.

Điều khiến anh Việt và cộng sự trăn trở là đội ngũ phụ trách vẫn phải làm thủ công quá nhiều, trong khi số lượng giải tăng đều qua từng năm. Nếu không thay đổi cách làm, bộ máy vận hành sớm muộn cũng chạm ngưỡng. Từ đó, team bắt đầu hình thành ý tưởng về một công cụ quản trị nhân sự phù hợp với đặc thù giải chạy.

VM Operation Staff Management ra đời từ nhu cầu đó. Không chỉ dừng ở việc hỗ trợ một vài khâu lẻ, nhóm tác giả xây dựng hệ thống theo hướng tự động hóa toàn trình. Từ tuyển dụng, đánh giá, lập kế hoạch, phân bổ nhân sự đến tạo hợp đồng và ghi nhận kết quả làm việc đều được đưa về một nền tảng tập trung trên app vận hành.

Công tác tuyển tình nguyện viên cho các giải VM thường tốn nhiều công sức. Đó cũng là nguyên nhân thúc đẩy sáng kiến VM Operation Staff ra đời.

Theo chia sẻ của anh Lưu Xuân Việt, quá trình hiện thực hóa sáng kiến mất khoảng 3 tháng trước khi được đưa vào vận hành thử. Sau đó, công cụ tiếp tục được hoàn thiện qua 2 đến 3 giải để bám sát hơn với nhu cầu thực tế. Hành trình phát triển đi qua ba giai đoạn rõ ràng.

Đầu tiên là giai đoạn lập kế hoạch nhân sự. Đây là phần nền nhưng cực kỳ quan trọng, bởi mỗi giải có quy mô, địa điểm và nhu cầu vận hành khác nhau. Tiếp theo là giai đoạn tích hợp đăng tuyển nhân sự trên landing-page của giải, đồng thời phân phối nhân sự theo nhu cầu từng team, từng tổ. Giai đoạn sau cùng là bổ sung các yếu tố thông minh và tự động hóa sâu hơn như đánh giá đầu vào, tạo hợp đồng, biên bản nghiệm thu và nhiều thủ tục liên quan.

Trong hành trình đó, team cũng có lúc gặp những bài toán khó đến mức tưởng phải dừng lại. Một trong những ví dụ điển hình là việc tạo hợp đồng số tự động nhưng vẫn phải bám đúng mẫu riêng của từng team, từng tổ. Đây là dạng việc nhìn qua tưởng nhỏ nhưng khi bắt tay làm mới thấy “căng” thật sự, bởi chỉ cần sai một chi tiết là không thể dùng được ngoài thực tế. Dù vậy, nhóm vẫn đi tiếp, tháo gỡ từng nút để hoàn thiện hệ thống.

Một điểm thú vị trong quá trình phát triển là việc team thử nghiệm OpenAI để tạo quiz (trắc nghiệm) đánh giá chất lượng đầu vào. Chi tiết này cho thấy nhóm không chỉ giải quyết bài toán hiện tại, mà còn chủ động thử công nghệ mới để nâng độ thông minh cho công cụ. “Đó cũng là tinh thần rất FPT Online, thấy bài toán là lao vào xử, thấy cơ hội là thử đến cùng”, anh Việt khẳng định.

Tăng tốc nhân sự và mở đường cho kinh doanh

Giá trị lớn nhất của VM Operation Staff Management nằm ở chỗ sáng kiến không chỉ giúp đội ngũ vận hành đỡ vất vả hơn, mà còn trực tiếp phục vụ hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Khi một quy trình trọng yếu được rút gọn, chuẩn hóa và tự động hóa, khả năng tổ chức giải cũng được nâng lên tương ứng.

Con số là minh chứng rõ nhất. Sáng kiến giúp tăng 6 lần tốc độ tuyển dụng, từ khoảng 1 tháng xuống còn 5 ngày. Thời gian xử lý nghiệp vụ giảm 65%, từ 43 giờ xuống còn 15 giờ. Hệ thống cũng giúp tạo điều kiện để một người có thể vận hành nhiều giải thay vì bị “ghim cứng” cho từng sự kiện như trước.

Thời gian tuyển dụng tình nguyện viên cho các giải VM được rút ngắn đáng kể nhờ giải pháp VM Operation Staff Management.

Bên cạnh đó, hơn 2.400 hợp đồng và biên bản nghiệm thu đã được tự động xuất. Đây là phần hiệu quả rất đáng giá, bởi nó cắt giảm mạnh thao tác thủ công, hạn chế sai sót giấy tờ và giải phóng đáng kể thời gian cho team. Trong bối cảnh số lượng giải tăng nhưng nhân sự không thể tăng mãi, đây là lời giải trúng bài.

Theo anh Lưu Xuân Việt, điều khiến anh tự hào nhất là thời gian toàn trình cho nghiệp vụ nhân sự đã được rút ngắn từ mức kéo dài cả tháng xuống còn chưa đầy 5 ngày. Với team, đó là con số rất khích lệ. Với đơn vị, đó là năng lực vận hành mới. Còn với người trực tiếp sử dụng, đó đơn giản là đỡ quá tải hơn rất nhiều.

Nếu chỉ dùng một từ để mô tả về sáng kiến, anh Việt chọn từ “Sướng”. Một từ rất ngắn nhưng mô tả đúng cảm giác của người làm lẫn người dùng. “Sướng” là khi công cụ chạy được. “Sướng” là khi quy trình từng rất mệt nay trở nên gọn hơn, rõ hơn, đỡ rối hơn. Trong môi trường vận hành cường độ cao, tạo được cảm giác ấy cho người dùng đã là một thành công không hề nhỏ.

Câu chuyện của VM Operation Staff Management cũng phản ánh rõ nét văn hóa đổi mới sáng tạo tại nhà Nội dung số. Theo anh Lưu Xuân Việt, FPT Online luôn đặt tiêu chí không ngừng đổi mới và sáng tạo làm kim chỉ nam trong mọi hoạt động. Những kết quả đến từ iKhiến là minh chứng rõ ràng, đồng thời góp phần thúc đẩy nhân viên tiếp tục nghĩ mới, làm mới và dám thử trong công việc hàng ngày.

Thành công của các giải chạy VM có sự đóng góp không nhỏ của VM Operation Staff Management.

Giải Đồng tại chung khảo iKhiến 2025 số 12 vì thế không chỉ là vinh danh cho một sản phẩm hữu ích. Đây còn là sự ghi nhận cho một cách làm rất đặc trưng ở FPT. Đổi mới không cần bắt đầu bằng điều gì quá to tát. Nhiều khi, nó bắt đầu từ một câu hỏi rất thực tế. Vì sao việc này vẫn đang quá mệt. Vì sao một quy trình rõ ràng có thể làm tốt hơn mà vẫn đang phải chắp vá. Và mình có thể làm gì để thay đổi nó.

Trong năm 2026, team sáng kiến đặt mục tiêu tiếp tục cải tiến công cụ và ứng dụng AI vào hoạt động phân tích vận hành nhân sự. Đích đến là có thể đề xuất kế hoạch nhân sự tối ưu nhất cho từng giải cũng như cho toàn hệ thống. Nếu tiến thêm được bước này, công cụ sẽ không chỉ hỗ trợ tác nghiệp mà còn trở thành trợ lý phân tích cho bộ phận vận hành.

Nhắn nhủ tới những người đồng nghiệp đang ấp ủ sáng kiến, anh Việt nói: “Hãy dám nghĩ và dám làm, đừng sợ sai, đừng sợ chưa tốt. Chỉ cần sáng tạo và làm với sự yêu thích thực sự, bạn có thể tạo ra những kết quả không tưởng”.

Minh Tâm

• Món quà đặc biệt của anh Bùi Quang Ngọc dành cho các nhà sáng tạo iKhiến
• Trao quyền ‘ngôn luận’ cho sinh viên, sáng kiến Giáo dục FPT giành ngôi Quán quân iKhiến 2025 bảng Văn hóa
• Kyta Platform: Khi ‘Made by FPT’ bước lên bục cao nhất iKhiến 2025