Nhận diện 8 lãng phí trong sản xuất và bí quyết tối ưu hóa hoạt động

Bối cảnh ra đời của Sản xuất tinh gọn “Lean manufacturing” (LM) 

Theo MachineMetrics, sản xuất thế kỷ 21 được đặc trưng bởi các sản phẩm tùy chỉnh. Điều này đã dẫn đến các hệ thống kiểm soát và lập kế hoạch sản xuất phức tạp khiến việc sản xuất hàng loạt hàng hóa trở nên khó khăn, dẫn đến các lãng phí trong sản xuất. Những yếu tố này đặt ra một thách thức lớn đối với các tổ chức trong việc tìm kiếm các công cụ và phương pháp mới để tiếp tục thăng tiến trong bối cảnh thị trường đã thay đổi. 

Trong khi một số doanh nghiệp tiếp tục phát triển trên cơ sở ổn định kinh tế, những doanh nghiệp khác khác phải vật lộn vì sự thiếu linh hoạt đáp ứng các nhu cầu thay đổi liên tục của khách hàng và vận hành với mức chi phí hiệu quả. Để khắc phục tình trạng này và để có nhiều lợi nhuận hơn, nhiều nhà sản xuất đã hướng tới phương pháp “sản xuất tinh gọn” (Lean Manufacturing). 

Mục tiêu của Lean Manufacturing là đáp ứng cao nhu cầu của khách hàng bằng cách giảm lãng phí trong quá trình sản xuất. LM hướng đến sản xuất sản phẩm và dịch vụ với chi phí thấp nhất và nhanh nhất theo yêu cầu của khách hàng. So với sản xuất hàng loạt, Lean Manufacturing sử dụng tối ưu các kỹ năng của lực lượng lao động, bằng cách giao cho người lao động nhiều hơn một nhiệm vụ, công việc trực tiếp và gián tiếp, và bằng cách khuyến khích các hoạt động cải tiến liên tục. 

Kết quả là, sản xuất tinh gọn có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm hơn, với chi phí thấp hơn và chất lượng cao hơn, với ít đầu vào hơn, so với sản xuất hàng loạt truyền thống: ít nhân lực hơn, ít không gian hơn, ít đầu tư hơn và ít thời gian phát triển hơn. 

Ngoài ra, Lean Manufacturing giảm thiểu số lượng của tất cả các nguồn lực (bao gồm thời gian) được sử dụng trong các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp. Nói cách khác, Lean Manufacturing liên quan đến việc xác định và loại bỏ các hoạt động không gia tăng giá trị trong thiết kế, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và giao dịch với khách hàng. Các nhà sản xuất tinh gọn sử dụng các nhóm công nhân đa kỹ năng ở tất cả các cấp của tổ chức và sử dụng các máy móc ngày càng tự động hóa, linh hoạt cao để sản xuất khối lượng sản phẩm đa dạng. 

Xác định 8 yếu tố lãng phí trong sản xuất 

Lãng phí trong sản xuất là bất cứ thứ gì mà khách hàng không muốn trả tiền, do đó, sản xuất nhiều hơn mức cần thiết (số lượng và chi phí trên một sản phẩm) có nghĩa là doanh nghiệp đã vượt quá nhu cầu của khách hàng. Một nhà máy sản xuất tinh gọn cần xác định và tìm cách loại bỏ hoặc giảm thiểu đáng kể các lãng phí hoặc mất phát phát sinh trong quá trình sản xuất. Tám yếu tố lãng phí trong sản xuất được xác định trong nguyên lý Lean Manufacturing bao gồm:

8 yếu tố lãng phí trong sản xuất

 1. Defects (Sai sót) 

Sai sót thường dẫn đến việc làm lại và trong những trường hợp nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến phế liệu. Những sản phẩm này cần được thay thế, phát sinh chi phí chỉnh sửa hoặc có rủi ro dẫn đến mất khách hàng. Bên cạnh đó, những chi phí xử lý môi trường liên quan được kể đến gồm những nguyên liệu thô được tiêu thụ, chi phí xử lý hoặc tái chế, cũng như chi phí năng lượng của quá trình sản xuất ban đầu. 

Ngoài ra, một sản phẩm bị lỗi ngụ ý lãng phí có thể xảy ra ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất, như kiểm soát chất lượng kém ở cấp độ sản xuất; máy móc sản xuất không ổn định, chất lượng bảo trì kém; thiếu tài liệu hướng dẫn phù hợp; thiếu quy trình chuẩn; không hiểu nhu cầu của khách hàng.

2. Overproduction (Sản xuất thừa) 

Sản xuất thừa là sản xuất quá nhiều, quá sớm hoặc “đề phòng”. Đây là lãng phí quan trọng nhất vì nó là gốc rễ của rất nhiều vấn đề và lãng phí khác. Sản xuất thừa có thể bao gồm các nguyên nhân khách quan: quy trình không đáng tin cậy; lịch trình sản xuất không ổn định; thông tin dự báo và nhu cầu không chính xác; nhu cầu của khách hàng không rõ ràng; tự động hóa kém; thời gian thiết lập lâu hoặc bị trì hoãn.

3. Waiting (Chờ đợi) 

Thời gian nhàn rỗi hoặc thời gian đã mất có lẽ là sự lãng phí dễ xác định nhất khi nó đề cập tới thời gian lãng phí do sản xuất bị chậm lại hoặc tạm dừng trong một bước của chuỗi sản xuất trong khi đã hoàn thành các bước trước đó. Để bù đắp cho thời gian lãng phí này, các nhiệm vụ cần phải được thực hiện hiệu quả hoặc quy trình điều chỉnh phù hợp hơn. 

Việc loại bỏ lãng phí này hợp lý hóa các quy trình và tăng tốc dòng giá trị cho khách hàng bằng cách sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng với tốc độ và thời gian cần thiết. Một số nguyên nhân ban đầu cho lãng phí này bao gồm: thời gian không sử dụng ngoài kế hoạch hoặc thời gian thiết bị nhàn rỗi; thời gian thiết lập lâu hoặc bị trì hoãn; hiệu quả giao tiếp trong quá trình kém; thiếu kiểm soát quy trình; sản xuất theo dự báo thiết bị nhàn rỗi; sự chậm trễ trong sản xuất hoặc ‘lãng phí chờ đợi’.

4. Non-utilized talents (Không tận dụng nhân tài) 

Đề cập đến nhiều người tham gia vào một công việc hơn mức cần thiết, không liên quan đến các cộng sự trong việc cải tiến quy trình, không tận dụng tối đa tiềm năng của từng cá nhân, không sử dụng trí tuệ sáng tạo của nhân viên, không giao việc/phân công công việc phù hợp, phân bổ công việc/cân bằng tải không đồng đều và làm mất thời gian, ý tưởng, kỹ năng, cải tiến và cơ hội học hỏi do không tương tác hoặc lắng nghe nhân viên.

Nguyên nhân của lãng phí này có thể là: giao tiếp và chưa chuẩn hóa quy trình; không tạo ra môi trường cải tiến liên tục; các biện pháp phòng ngừa rủi ro không đầy đủ; quản lý kém, thiếu công cụ quản lý; thiếu đào tạo đội ngũ; chính sách thiếu hoặc không phù hợp.

5. Transportation (Vận chuyển) 

Vận chuyển trong sản xuất đề cập đến sự di chuyển vật liệu từ vị trí này sang vị trí khác. Vì điều này không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm nên việc giảm thiểu chi phí vận chuyển bằng các phương pháp hiệu quả hơn là điều quan trọng cần xem xét và tính toán. Di chuyển quá nhiều vật liệu có thể tốn kém về mặt xử lý, sử dụng nhân viên để vận hành vận chuyển, đào tạo và sử dụng thêm không gian. Vận chuyển cũng có thể gây ra sự lãng phí chờ đợi trước đây, vì một phần của chuỗi sản xuất phải đợi nguyên liệu đến. 

Nguyên nhân gây ra các lãng phí này có thể bao gồm: thiết kế và bố cục giữa các vị trí chưa tối ưu; hệ thống xử lý và quy trình cồng kềnh; kích thước sản phẩm sản xuất hàng loạt lớn thay vì các cấu phần nhỏ có khả năng lắp ghép; nhiều cơ sở lưu trữ; không có công cụ quản lý kho.

6. Inventory (Hàng tồn kho) 

Các công ty thường gặp tình trạng dự trữ quá nhiều hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu bất ngờ hoặc để tự bảo vệ mình khỏi sự chậm trễ trong sản xuất, chất lượng thấp hoặc các vấn đề khác. Có 3 loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Tuy nhiên, trên thực tế, hàng tồn kho lại có xu hướng tăng thời gian giao hàng, ngăn cản việc xác định nhanh các vấn đề và tăng không gian có thể ảnh hưởng đến giao tiếp 

7. Motion (Chuyển động) 

Chuyển động lãng phí xuất hiện khi một quy trình sử dụng chuyển động dư thừa để tăng giá trị một cách không cần thiết. Lãng phí này có thể thấy rõ ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ sản xuất lặp lại nhiều lần và sản xuất hàng loạt với số lượng lớn (ví dụ: dệt may, lắp ráp linh kiện,…). Nguyên nhân lãng phí này có thể xuất phát từ bố trí máy trạm kém, thiết kế quy trình chưa hiệu quả, hoạt động sản xuất phân mảnh hay thiếu tiêu chuẩn sản xuất.

8. Extraprocessing (Xử lý thừa/ Gia công thừa) 

Loại lãng phí này đề cập đến các máy móc và quy trình không đạt chất lượng. Một quy trình có năng lực đòi hỏi phải có phương pháp, đào tạo đúng và tiêu chuẩn bắt buộc không dẫn đến sai sót. 

Xử lý quá mức cũng xảy ra trong các tình huống mà các giải pháp quá phức tạp được tìm thấy cho các thủ tục đơn giản. Trong đó, sự phức tạp quá mức thường không khuyến khích quyền sở hữu và khuyến khích nhân viên sản xuất quá mức để thu hồi khoản đầu tư lớn vào các máy móc phức tạp. Cách tiếp cận như vậy khuyến khích bố cục kém, dẫn đến vận chuyển quá nhiều và giao tiếp kém. Do vậy, lý tưởng là có một chiếc máy nhỏ nhất có thể, có khả năng tạo ra chất lượng theo yêu cầu, được đặt bên cạnh các hoạt động trước và sau.

Nhà máy tinh gọn và các hoạt động cần thiết 

Một nhà máy tinh gọn, hoặc cách bố trí sản xuất theo định hướng tinh gọn, tạo ra một dòng chảy thông suốt về con người, vật liệu và thông tin, giúp giảm thiểu lãng phí trong sản xuất. 

Các hoạt động cần thiết trong nhà máy tinh gọn

Loại bỏ lãng phí trong sản xuất: Sản xuất tinh gọn buộc nhà sản xuất phải điều tra một vấn đề và tìm cách giải quyết cho đến khi nó được loại bỏ. Phân tích nguyên nhân gốc rễ “Root Cause Analysis” và các nhóm liên chức năng được sử dụng để đảm bảo vấn đề được khắc phục đúng hướng với chi phí thấp nhất

Tạo điều kiện quản lý trực quan: Thiết kế và bố trí sản xuất theo định hướng tinh gọn tạo ra một nơi làm việc sạch sẽ và ngay ngắn, cho phép người quản lý dễ dàng khảo sát khu vực bằng cách quét trực quan, phát hiện bất kỳ điều gì không ổn và nhanh chóng xác định các vấn đề tiềm ẩn. Các giải pháp số hóa nhà máy được coi là ưu tiên hàng đầu cho việc quản trị sản xuất hiệu quả

Cải thiện chất lượng: Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn hóa công việc cho nhân viên trong dây chuyền sản xuất. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp biết chính xác phải làm gì và khi nào nên làm, từ đó dẫn đến hiệu quả sản xuất được cải thiện tổng thể. Hơn nữa, chất lượng được cải thiện cho phép các công ty duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu và mong muốn luôn thay đổi của khách hàng. Việc thiết kế các quy trình để đáp ứng những kỳ vọng và mong muốn này giúp NSX luôn dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh, luôn đi đầu trong việc cải thiện chất lượng

Sử dụng tối ưu nguồn nhân lực với công việc nâng cấp: Với công việc được tiêu chuẩn hóa và tăng hiệu quả, những nhân viên đã được giải phóng khỏi công việc thông thường của họ có thể được cử đi đào tạo để nâng cao kỹ năng của họ hoặc được giao cho một vai trò khác mà họ có thể có phát huy khả năng vượt trội. Điều này cũng góp phần xây dựng nguồn nhân lực bền vững và tạo động lực phát triển cho nhân viên công ty

Giảm chi phí sản xuất thừa: Sản xuất thừa hoặc có nhiều nguyên vật liệu hơn mức cần thiết sẽ tạo ra chi phí lưu trữ, chi phí này có thể được giảm bớt thông qua quản lý vật liệu và quy trình tốt hơn. Điều này có thể được cải thiện thông qua việc thiết kế sản phẩm ban đầu với nguyên tắc “Value-to-Money”, tránh các tính năng không phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Giảm thời gian: Lãng phí thời gian với các phương pháp làm việc không hiệu quả cũng là một sự lãng phí tiền bạc, trong khi các phương pháp hiệu quả hơn tạo ra thời gian thực hiện ngắn hơn và cho phép hàng hóa và dịch vụ được giao nhanh hơn. Các nhà máy tinh gọn được thiết kế tốt sẽ ngăn chặn việc tích tụ hàng tồn kho và thiết bị dư thừa, từ đó cung cấp một môi trường an toàn cho mọi người. Nơi làm việc cũng trở nên dễ dàng để làm sạch và sắp xếp gọn gàng, sau đó góp phần dễ dàng duy trì một nơi làm việc an toàn và hiệu quả

Tác động tích cực tới tinh thần của lực lượng lao động: Sự gắn kết của nhân viên là một thành phần quan trọng của khái niệm Lean Manufacutring. Hoạt đông trao quyền cho người lao động bằng cách khuyến khích họ tham gia vào các nỗ lực cải tiến quy trình sẽ tạo điều kiện hình thành các ý tưởng tích cực giúp giảm chi phí trong sản xuất

Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách loại bỏ sự thiếu hiệu quả, sản xuất Lean Manufacutring tạo ra thời gian sản xuất, đóng gói và vận chuyển nhanh hơn; từ đó cải thiện mức độ hài lòng và tăng khả năng giữ chân khách hàng.

Lê Vũ Minh

(GĐ tư vấn Chuyển đổi số FPT Digital)

• FPT Pháp ghi dấu tại World AI Cannes Festival 2023
• FPT Smart Cloud công bố chương trình hỗ trợ start-up Việt lên tới hàng tỷ đồng