Hợp đồng điện tử giúp FPT Telecom tiết kiệm 800 triệu đồng/năm

Hệ thống quản lý, phê duyệt và ký hợp đồng lao động điện tử thông qua Website portal hoặc ứng dụng trên mobile đã chứng tỏ hiệu quả ở FPT Telecom chỉ sau chưa đầy 1 năm đi vào vận hành.

Hiện tại, hợp đồng lao đồng của CBNV từ cấp 3 trở lên phải chuyển cho Hà Nội hoặc TP HCM trình ký. Trung bình một năm FPT Telecom tăng khoảng 5.000 nhân sự mới, cùng với các công ty đối tác (TIN, PNC) và những hợp đồng ký lại có thể lên đến hơn 10.000 hợp đồng/năm. Vì vậy, đây là phần việc chính và đang tiêu tốn rất nhiều nguồn lực của ban Nhân sự FPT Telecom. Đó là lý do dự án “Hợp đồng lao động điện tử” được lựa chọn ưu tiên chuyển đổi số.

Tháng 3/2019, chị Vũ Thị Mai Hương, Phó Tổng giám đốc FPT Telecom, chỉ đạo quyết liệt về số hóa các hoạt động quản trị nói chung và quản trị nhân sự nói riêng. Vướng mắc lớn nhất khi bắt đầu thực hiện là hành lang pháp lý chưa cho phép doanh nghiệp Việt Nam thực hiện phương thức điện tử trong giao kết hợp đồng lao động với người lao động, thực tế cũng chưa có doanh nghiệp nào từng triển khai.

Giữa năm 2019, phiên bản hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử đầu tiên được ra đời, làm đề án trình bày với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Sau nhiều nỗ lực làm việc của bộ phận Pháp chế, ngày 12/9/2019, Bộ đã đồng ý về chủ trương cho FPT Telecom thực hiện dự án. Ngày 1/3/2020, FPT nhận được công văn chính thức từ Bộ cho phép sử dụng phương thức điện tử trong giao kết HĐLĐ. Ngày 2/3/2020, FPT Telecom đã triển khai cho CBNV toàn bộ 59 chi nhánh thuộc 7 vùng kinh doanh, sau khi thí điểm vào tháng 2 cho bộ phận HO. Đến tháng 5, hai đơn vị TIN và PNC cũng được triển khai hợp đồng điện tử. iện tại, quy trình đã được go live trên web Hr.fpt.vn và app FoxPro.

Việc ký hợp đồng được thực hiện trên app FoxPro.

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử sẽ bao gồm các bước tự động thông qua app FoxPro/web HR: Hệ thống gửi email các trường hợp sắp hết hạn hợp đồng lao động; quản lý trực tiếp xem xét đánh giá và đề xuất ký mới; trưởng đơn vị/quản lý nhân sự/ban điều hành phê duyệt. Sau đó, cán bộ nhân sự sẽ kiểm tra thông tin và chuyển cho người lao động qua app/web. Người lao động kiểm tra hợp đồng lao động điện tử, nhập mã OTP và ký trên app/web. Cán bộ nhân sự thực hiện bước cuối cùng là kiểm tra, gửi email xác nhận hoàn tất ký kết và file HĐLĐ điện tử cho CBNV.

Trước đây, hợp đồng lao động sử dụng bản giấy và phải trải qua nhiều bước trình ký, phê duyệt từ người sử dụng lao động, người lao động và bộ phận nhân sự. Đối với HĐLĐ của các chi nhánh còn phải thêm thời gian và phí chuyển thư qua bưu điện, rủi ro thất lạc hồ sơ. Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp giảm bớt việc gửi thư qua lại, in ấn giấy tờ. Người lao động có thể tự chủ động in hợp đồng bất kỳ lúc nào. Hiện tại đã có hơn 6.000 hợp đồng lao động điện tử được ký kết, giúp giảm chi phí so với dùng bản cứng hơn 800 triệu đồng/năm.

Nhóm tác giả nhận giải Đồng vòng chung khảo iKhiến số 4.

Đồng thời, việc áp dụng giao kết hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các bên có quyền lợi liên quan. Đối với người lao động, giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi giao kết hợp đồng và các văn bản khác; dễ dàng bảo quản, lưu trữ các giấy tờ liên quan đến quan hệ lao động với FPT dễ dàng, tiện lợi; theo dõi và kiểm soát được thời gian lẫn quy trình giao kết hợp đồng mới; trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng.

Về phía FPT, hợp đồng điện tử giúp giảm thiểu giấy tờ, chi phí in ấn, thời gian luân chuyển, nâng cao tốc độ; cung cấp thông tin hợp đồng nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời; góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ; nâng cao năng lực quản trị, năng suất, chất lượng quản lý, khả năng cạnh tranh. Đặc biệt, việc xây dựng hệ thống hợp đồng điện tử tập trung sẽ khắc phục tình trạng thất lạc, sai lệch thông tin hợp đồng.

Ngoài ra, hợp đồng điện tử còn tạo đột phá, làm tiền đề cho các doanh nghiệp áp dụng hình thức giao kết hợp đồng lao động hoàn toàn mới; kết hợp với chữ ký số tạo môi trường giao dịch an toàn, giảm thiểu tranh chấp hợp đồng; tăng cường áp dụng khoa học công nghệ vào kinh doanh; tiết kiệm giấy và bảo vệ môi trường,… Ở vòng chung khảo iKhiến số 4 vừa qua, giải pháp Số hóa quy trình ký Hợp đồng lao động của nhóm tác giả Nguyễn Thị Hoài Thanh, Hoàng Khắc Thụy, Phạm Văn Hùng, Nguyễn Khánh Linh, Phạm Xuân Hoàn, Nguyễn Y Bình đã giành giải Đồng chung cuộc.

Video quá trình số hóa quy trình ký hợp đồng lao động: