Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT: ‘Tập đoàn tiết kiệm 250 tỷ từ sáng kiến số’

Thứ tư, 14/7/2021 | 15:51 GMT+7

Giám đốc Lê Hoài Vân cho hay, khi bắt tay chuyển đổi số phải chuyển đổi cả trên 3 khía cạnh kinh doanh, công nghệ và con người. Và chuyển đổi con người là khó khăn nhất, từ thay đổi tư duy của lãnh đạo, đến cách làm việc của nhân viên và các phòng ban.

Ngày 13/7, FPT IS và Dell Technologies đã phối hợp tổ chức Webinar trực tuyến "Tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp - Kinh nghiệm từ thực tiễn" nhằm chia sẻ phương thức khởi đầu hiệu quả cho chiến lược chuyển đổi số, tập trung vào các sáng kiến số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, ngay cả trong bối cảnh giãn cách xã hội. Hội thảo thu hút sự tham dự và quan tâm của gần 500 doanh nghiệp. 

Mở đầu sự kiện, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT Lê Hoài Vân vẽ lại bức tranh chuyển đổi số nội bộ nhà F. Từ 2019 với sự tư vấn của bác Phương Trầm (nguyên CTO của Dupont, người đã dẫn dắt Dupont chuyển đổi số thành công, hiện là Tư vấn trưởng Chuyển đổi số của FPT) và quyết tâm của lãnh đạo Tập đoàn, FPT xây dựng phương pháp luận FPT Digital Kaizen và các công ty thành viên phải xây dựng kế hoạch chuyển đổi số nội bộ. Mỗi đơn vị nhà F cũng thành lập 1 bộ phận chuyển đổi số để chủ động triển khai các chương trình nội bộ.

dxo-2-5854-1626252575.png

Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT Lê Hoài Vân.

“Sau 2 năm, FPT đã triển khai có 62 dự án chuyển đổi số nội bộ trên toàn Tập đoàn. Hiệu quả mang lại là tiết kiệm 250 tỷ đồng từ việc nâng cao năng suất vận hành, triển khai các sáng kiến số mới”, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT nhấn mạnh. Theo chị Vân, trọng tâm chuyển đổi số nội bộ FPT là hướng đến data driven (khai thác dữ liệu) trong quản trị và vận hành; tăng cường tự phục vụ (self service), chia sẻ dịch vụ (shared service) trong giao dịch nội bộ và với khách hàng; cuối cùng là hướng đến văn phòng không giấy tờ (paperless office).

Bên cạnh mục tiêu: tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng suất, tăng cường trải nghiệm khách hàng, chuyển đổi số nội bộ ở FPT còn có thêm trọng trách lớn nữa là tăng cường trải nghiệm nhân viên hướng đến mục tiêu là thu hút, giữ chân nhân tài.

Với kinh nghiệm dày dặn, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT cho hay, khi bắt tay chuyển đổi số phải chuyển đổi cả trên 3 khía cạnh chuyển đổi kinh doanh, chuyển đổi công nghệ và chuyển đổi con người. Chuyển đổi con người là phần khá khó khăn từ thay đổi tư duy của lãnh đạo, đến cách làm việc của nhân viên và các phòng ban.

Đầu tiên phải xác định ra các quy trình kinh doanh nào cần phải thay đổi nhất. Sau khi xác định xong, đây là bước khó nhất, phải chính do lãnh đạo cấp cao làm, xác định những chuyên gia trong công ty giỏi nhất về quy trình đó, lập thành 1 nhóm về chuyên sâu, họ phải dứt ra khỏi các hoạt động kinh doanh để tập trung vào việc đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình. Sau đó, nhóm công nghệ sẽ vào cuộc phối hợp cùng các chuyên gia để số hóa các quy trình.

“Chúng tôi đưa ra kim chỉ nam về công nghệ bộ lọc CNTT. Việc triển khai tuân thủ theo nguyên tắc 60-40, nghĩa là 60% quy trình chuẩn hóa và số hóa phải có thể được dùng chung trên toàn tập đoàn. 40% còn lại là khi thành công có thể tùy chỉnh để triển khai trên toàn tập đoàn. Sau đó dễ dàng triển khai cho khách hàng”, chị nói.

Diễn giả dẫn câu chuyện phân công tối ưu của FPT Telecom. Đơn vị có hơn 3.000 kỹ thuật viên trên toàn quốc, phân thành 3-5 người/nhóm, nhận việc từ trung tâm điều hành và trưởng nhóm phân công khiến thời gian chờ đợi của khách hàng lâu và công việc phân bổ không đều. “Chúng tôi đưa trí tuệ nhân tạo (AI) vào toàn bộ phần phân công công việc được máy móc làm hết, cá nhân nhận thông tin công việc ngay trên điện thoại. Sau 6 tháng triển khai, cách làm mới giúp tăng năng suất 22%, tiết kiệm nhiều chi phí”.

dxo-1-6586-1626252575.png

Các diễn giả và khách mời tham gia sự kiện.

Trong khi đó, anh Tô Trọng Hiếu, Giám đốc Sản phẩm FPT SPro, FPT IS, giới thiệu về Hệ thống số hóa quy trình giao việc FPT Spro. Theo anh, FPT đưa ra giải pháp đầu tiên là hình thành 1 cổng dịch vụ nội bộ, làm cho kết nối giữa các thành viên là không giấy tờ, tiết kiệm thời gian tối đa, tăng năng suất làm việc. FPT Spro giúp kiểm soát nội bộ cải tiến liên tục các luồng công việc.

“FPT Spro đang phục vụ gần 50.000 người dùng, khách hàng lớn nhất là EVN. Sản phẩm giúp tăng 150% năng suất, giảm 20-50% chi phí; giảm 70% thời gian trình ký”, anh Hiếu thông tin. “6 tháng đầu năm 2021, chính FPT IS cũng có 182 quy trình được số hóa; 50.000 yêu cầu được xử lý; 10% yêu cầu được thực thi hoàn toàn tự động, tự động hóa hoàn toàn, chỉ mất 11 giây để thực hiện quy trình”.

Có khối lượng giao dịch lớn, mục tiêu đặt ra cần phải nâng cao hiệu suất công việc, cụ thể là số hóa các quy trình là bài toán của Sapporo Vietnam, theo bà Nguyễn Kim Thu, Trưởng phòng Hành chính, Nhân sự và Pháp chế.

Theo bà Thu, trước đây, tất cả cac quy trình đều thực hiện và lưu trữ bằng giấy, với quy mô như vậy thì lượng giấy tờ trao đổi lớn, chi phí in ấn chuyển phát phải trả cao, thời gian phê duyệt lâu nên ảnh hưởng không nhỏ đến kinh doanh

Yêu cầu khi đó của Sapporo là lựa chọn đối tác chuyên nghiệp và thời gian triển khai tối đa trong vòng 6 tháng. Có một số công ty cũng đã đưa ra giải pháp tốt nhưng chi phí quá cao so với dự toán giá hợp lý nhưng qua trình triển khai lại mất khoảng 1 năm vì phải xây dựng từ đầu. “Cuối cùng may mắn FPT IS chào sản phẩm và chúng tôi thấy đây đúng là cái mình đang cần, đáp ứng các yêu cầu chỉ cần điều chỉnh cho phù hợp với mô bình kinh doanh của Sapporo và chỉ mất 3 tháng triển khai”, bà Thu bày tỏ.

Sự khác biệt, theo bà Thu, là dịch vụ của FPT IS có phần đào tạo cho nhân viên Sapporo tự xây dựng và điều chỉnh các quy trình đơn giản, không phụ thuộc vào đội ngũ của FPT IS. Sử dụng gần 1 năm, Trưởng phòng Hành chính, Nhân sự và Pháp chế cho hay Sapporo hoàn toàn hài lòng khi sản phẩm giúp hơn 40 quy trình được số hóa, 100 phiếu phê duyệt/ngày và hiện mở rộng ra các quy trình phức tạp như kế toán, nhân sự... “Chúng tôi đánh giá cao sự hỗ trợ của FPT SPro cho công việc”.

>> Chuyện những người xây ‘hồ dữ liệu’ của FPT

TT

Ý kiến

()