Phía sau thành công lễ ra mắt F-Ville 2

Cuối tháng 11/2016, FPT Software bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện này bằng việc huy động sức mạnh tổng lực từ Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC), Ban Truyền thông FPT Software (CCM), Ban Phát triển Kinh doanh (FWB). Trong đó, SSC được giao nhiệm vụ "tổng chỉ huy" toàn sự kiện. Ngay sau khi nhận việc, bộ phận đã tiến hành nghiên cứu lên phương án thực hiện, tạo danh sách tổng thể (master list) để phân chia đầu mục công việc. Từ đó, triển khai phân công nhiệm vụ đến từng phòng ban khác. 

Kế hoạch chương trình được Lê Thị Trang, "bà bầu nổi tiếng" của sự kiện như Sum-up đơn vị lớn nhất của FPT Software - FSU1, hoàn thiện ngay trước thời điểm Tết Nguyên đán cận kề.

Khánh thành F-Ville 2 là sự kiện lớn, thu hút sự quan tâm và tham gia của nhiều khách mời quan trọng từ Chính phủ, đến khách hàng, đối tác. Vì vậy, việc chuẩn bị diễn ra rất kỹ lưỡng và cẩn trọng. "May mắn là SSC được các phòng ban hỗ trợ rất nhiệt tình nên BTC không quá khó khăn trong việc triển khai công việc", Nguyễn Yến Oanh, thành viên SSC, cho biết.

Trong quá trình chuẩn bị, tất cả đầu mục công việc liệt kê ra đều khó khăn và căng thẳng. BTC quán triệt, phải đặt mình vào vị trí của khách mời để làm cẩn thận, tỉ mỉ từng chi tiết chứ không phải làm cho xong. 

Công việc tốn thời gian nhất chính là tập hợp thông tin khách mời, từ việc xác nhận tham gia, nắm được lịch bay - lịch hạ cánh - lịch họp và làm việc tại Việt Nam, book phòng, book xe, chỉ định nhân sự đón khách và theo từng đoàn khách trong suốt quãng thời gian khách ở lại... Việc này đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa BTC, đặc biệt là FCR cùng các AM (Account Manager), Sales tại FPT Japan và các thị trường khác để cho ra một danh sách đầy đủ thông tin, thuận tiện theo dõi và theo sát. Việc triển khai xử lý thông tin từ danh sách sau đó mới chính là "tháng ngày mệt mỏi" nhất của cả đội. Từng thay đổi nhỏ được cập nhật thường xuyên và kịp thời.

Chị Trần Thu Hà, FCR, cho hay, những chuỗi ngày chuẩn bị cho sự kiện là những hôm ra khỏi nhà từ rất sớm và trở về lúc tối muộn. "Cả đội phải tự liên hệ, điều phối khắp nơi để giải quyết việc phát sinh. Sau chương trình, nhiều thành viên còn phải dẫn khách đi tour và tiễn khách ra sân bay. Ngay lập tức sau đó là trả nợ các công việc còn đang tạm hoãn vì ưu tiên F-Ville 2 mà chưa dám nghỉ ngày nào”, chị nói.

Mong muốn từng vị khách tham gia lễ khai trương tòa nhà Fville 2 đều cảm thấy mình như một vị khách quý đến thăm nhà mới của bạn nên từ những chi tiết nhỏ nhất như vị trí ngồi của từng khách phải được bố trí hợp lý, quà tặng phải đặt đúng vị trí ngồi tại bàn tiệc.

Trong ảnh: Trưởng phòng Marketing FPT Japan Hồ Việt Hồng (trái) và Bùi Hữu Phúc (CME) kiểm tra thông tin chỗ ngồi cho khách trước giờ khai tiệc.

Lễ khai trương F-Ville 2 đón tiếp gần 200 quan khách chính phủ, các bộ ngành và đối tác của FPT Software. Trong số này, có hơn 120 đại biểu là khách hàng ở Nhật Bản. BTC đã chuẩn bị quà tặng là áo dài truyền thống, được may tỉ mỉ theo đúng số đo của từng người. 

Mọi chi tiết đều được thực hiện với sự kiên nhẫn, tỉ mỉ và sự tận tâm.

Trong suốt sự kiện diễn ra, BTC đảm bảo không có vị khách nào là không có AM hoặc Comtor (được gọi là LO - Liaison officer - liên lạc viên) chăm sóc tận tình từ đầu đến cuối. Trong ảnh: TGĐ FPT Software Hoàng Việt Anh giúp khách mặc áo dài.

Khoảng 10 ngày trước ngày sự kiện diễn ra là quãng thời gian gấp rút hoàn thành mọi. Vì vậy, việc gặp nhau thường xuyên để cập nhật tiến độ công việc rất khó, cũng như các nhà cung ứng đều nghỉ Tết. Vậy là xuyên dịp Tết, BTC thường xuyên họp hành, cả trong những câu hỏi thăm, chúc mừng năm mới vẫn không quên gắn thêm những câu hỏi về công việc đang làm.

"Nhà cung ứng nghỉ Tết cũng không được yên, bị BTC gọi điện “truy sát” liên tục, có những đêm check Facebook/Skype thấy cả BTC và nhà cung ứng đều đang sáng đèn để trực chiến, cập nhật từng thay đổi nhỏ. Vừa vui vừa thương nhau", Oanh cho hay.

Thời gian 2-3 ngày trước chương trình, các thành viên BTC lúc đó đều đã quá tải, ai cũng nhớ nhớ quên quên. Đáng lo nhất là thời tiết trở lạnh, có mưa. Với sự kiện diễn ra ngoài trời thì đây là yếu tố vô cùng quan trọng.

"Khó khăn thì kể cả mãi chẳng hết nhưng thuận lợi cũng khá nhiều. Đúng ngày diễn ra lễ ra mắt, trời nắng đẹp, không gió mạnh, tối không mưa, chúng tôi mới thở phào nhẹ nhõm", Oanh chia sẻ.

Khép lại chương trình, nhiều lời khen dành cho BTC từ khách hàng, đại biểu tới dự. Bản thân những người tham dự lễ ra mắt cũng cảm thấy hãnh diện, tự hào. TGĐ FPT Software Hoàng Việt Anh đã quyết định khen thưởng mức cao nhất công ty cho BTC sự kiện. Theo đó, toàn bộ BTC được tuyên dương và nhận thưởng 10 triệu đồng cho kết quả này. 

Trong ảnh: Một số thành viên BTC ghi lại khoảnh khắc sau khi kết thúc lễ ra mắt.

Lễ ra mắt F-Ville 2 bao gồm 4 phần chính gồm: Chào mừng kèm các hoạt động bên lề, nghi lễ khánh thành, tham quan F-Ville 2 và tiệc tối.

F-Ville 2 có tổng vốn đầu tư 15 triệu USD gồm một khối nhà văn phòng với tổng diện tích mặt sàn gần 28.000 m2, cung cấp chỗ làm việc cho khoảng 3.000 nhân viên và đầy đủ chức năng phụ trợ như phòng nghỉ chuyên gia, nhà ăn tập thể, các không gian giải trí thư giãn...