'Vén màn' hậu trường Đại hội cổ đông trực tuyến FPT

Khi dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, nhiều doanh nghiệp, công ty chọn cách hoãn hoặc lùi Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) thường niên. Tuy nhiên, người đứng đầu nhà F không nghĩ thế. “FPT cần đảm bảo lợi ích của cổ đông đúng hẹn”, Chủ tịch Trương Gia Bình quyết liệt. Theo anh, giữa mùa dịch, CBNV FPT vẫn giành những hợp đồng triệu đô với các hãng lớn tại Mỹ, Nhật… Xác định cả tập đoàn cùng "bước vào thời chiến", không lý do nào để hoãn một sự kiện thường niên ảnh hưởng đến cả tập đoàn và hàng chục nghìn cổ đông. “Trì hoãn ĐHCĐ là trì hoãn lợi ích của cổ đông”.

Cùng thời điểm, FPT nhận được khuyến cáo của Sở giao dịch Chứng khoán TP HCM, rằng ĐHCĐ muốn thực hiện vừa phải đáp ứng chỉ thị chống dịch của Chính phủ, vừa phải đúng với quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

ĐHCĐ trực tuyến diễn ra ngày 8/4 tại F-Ville 2. Ảnh: Anh Tuấn.

Quá nhiều ràng buộc để thực hiện một kỳ ĐHCĐ trong bối cảnh “trăm điều khó bủa vây”: Tổ chức theo hình thức nào? Làm sao cổ đông dự được? Giao tiếp ra sao?... Nếu đưa lên bàn cân, khó khăn sẽ áp đảo cơ hội. Tuy vậy, “chỉ cần một cơ hội, FPT vẫn làm, vận dụng hết khả năng để làm tốt nhất”, chị Bùi Nguyễn Phương Châu - GĐ Truyền thông FPT, Trưởng ban tổ chức ĐHCĐ - nhận định.

Bước đệm cho cú hích trực tuyến

Cơ hội là FPT có nền tảng pháp lý vững chắc. Nhưng áp lực về thời gian, sự chấp thuận bỏ phiếu từ xa của cổ đông, xây dựng hệ thống xác thực tư cách cổ đông… Các vướng mắc trùng lên nhau khi chỉ còn chưa đầy một tháng, sự kiện sẽ diễn ra.

Một ngày giữa tháng 3, Trưởng ban tổ chức ĐHCĐ huy động lực lượng gồm những người có kinh nghiệm nhất về sự kiện, hệ thống kỹ thuật, quỹ đầu tư để tìm kiếm phương án. Bốn tiếng xoay vần các phương án. Thời gian diễn ra chương trình vẫn chốt ngày 8/4, tức cả đội chỉ còn 24 ngày.

Một sự kiện thường niên thu hút hàng trăm người phải rút xuống tối đa 20 nhưng vẫn phải đảm bảo các cổ đông thông suốt thông tin, được tự do chất vấn. Có 3 vấn đề lớn cần được làm ngay và song song: Sự chấp thuận bỏ phiếu từ xa của đại diện ít nhất 51% cổ phần; Xây dựng hệ thống xác thực thông tin cổ đông; Đảm bảo hệ thống đường truyền ổn định. Tất cả đều cần đến sự phối hợp mượt mà từ các đơn vị FPT.

Một "biệt đội" 6 người được huy động từ Ban Truyền thông và Ban Tài chính FPT nhanh chóng gọi điện đề nghị cổ đông ủy quyền và hàng trăm người khác chuyển dự đại hội trực tiếp thành trực tuyến. Anh Dương Hoàng Phú - Ban Tài chính FPT - vẫn không thể quên những ngày điện thoại lúc nào cũng trong tình trạng nóng ran. 14 ngày liên tiếp liên hệ với hàng nghìn cổ đông cá nhân, doanh nghiệp, quỹ đầu tư mà “lầm tưởng bản thân là nhân viên chăm sóc khách hàng qua tổng đài hơn là phòng tài chính". Đúng thời điểm đỉnh dịch Covid, nhiều thành phố, quốc gia có lệnh phong toả, nhân sự các quỹ đầu tư đều làm việc tại nhà nên việc thu thập tài liệu bầu đều gặp trở ngại.

Bên cạnh đó, làm việc với cổ đông nước ngoài đều phải căn chỉnh múi giờ. Vất vả nhất là ở Mỹ, thường phải liên hệ lúc 21h (theo giờ Hà Nội) để đảm bảo là 9h sáng ở xứ cờ hoa. Nếu như cổ đông tại Việt Nam mất 1-2 ngày để có giấy uỷ quyền, ở Mỹ sẽ "ngốn" 3-4 ngày bởi nhân sự làm việc tại nhà nên việc tìm kiếm dữ liệu vất vả hơn. Sau 14 ngày, ‘biệt đội’ đã thu thập gần 70% phiếu ủy quyền, biểu quyết từ xa, đạt tỷ lệ tham dự ĐHCĐ cao vượt trội so với mọi năm.

Xác thực thông tin cổ đông thông qua hệ thống trực tuyến. Ảnh: Hà Trần.

Khi những đồng nghiệp Ban Tài chính đang chạy đua "săn cổ đông", các kỹ sư Ban Công nghệ FPT (FTI) thuộc nhóm đội vận hành, xây dựng website xác thực thông tin cũng miệt mài với thuật toán và những dòng lệnh.

Phần xác thực thông tin cổ đông qua chứng minh thư đánh dấu điểm mới. Nếu như trước đây, hệ thống chỉ cần ghi nhận số người tham dự cùng thông tin đơn giản về số điện thoại, họ tên, thì với đại hội trực tuyến, Ban tổ chức cần xác định tư cách cổ đông thông qua chứng minh thư và nhận diện khuôn mặt. Mặc dù đây là thế mạnh của FTI khi tích hợp nền tảng có sẵn eKYC - giải pháp giúp khách hàng định danh, thông tin với tổng thời gian dưới 20s - nhưng áp lực về thời gian khiến các thành viên gặp không ít thử thách. Sản phẩm đầu tay sau 7 ngày làm việc liên tục còn nhiều sai sót khi thử nghiệm. Lỗi thì sửa. “Tâm thế "làm việc thời chiến" khiến các kỹ sư phối hợp nhịp nhàng, phát sinh lỗi là chia nhau xử lý trong không quá 12 giờ", anh Dương Lê Minh Đức - đại diện nhóm - thở phào. Bài toán xác thực trong ĐHCĐ không phức tạp nhưng đánh dấu sự linh hoạt của các thành viên trong nhóm. Kết quả hơn 4.000 cổ đông đăng ký mượt mà khiến cả nhóm vui lây.

‘Trái tim’ của sự kiện trực tuyến

Khi các điều kiện cần đã sẵn sàng, mọi con mắt dồn vào khâu tổ chức. Là người chịu trách nhiệm hầu hết các sự kiện lớn nhỏ của FPT trong một năm gần đây, anh Trần Văn Tuân, Ban Truyền thông FPT, nhận định việc tổ chức một sự kiện trực tuyến nhẹ gánh hơn. “Chúng tôi bớt đi nhiều phần liên quan đến logistic, người dự, check-in…”. Tuy nhiên, "trái tim" của sự kiện phụ thuộc vào đường truyền, hạ tầng mạng, hình ảnh "lên sóng" do "liên minh" Ban Công nghệ thông tin (FIM), Trung tâm Điều hành mạng (NOC - FPT Telecom), Truyền hình FPT (FPT Telecom), Ban Tài chính FPT (FAF), FPT Software, khối Văn phòng FPT (FAD) cùng đảm trách.

Nhận quyết định tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến chỉ trước hơn 3 tuần, nhóm FIM (Ban Công nghệ thông tin FPT) gồm 4 thành viên xác định cách làm mới sẽ kéo theo những thay đổi lớn trong hạ tầng. Trưởng phòng Nguyễn Ngọc Đức - người phụ trách - nhận định bài toán đầu tiên là việc chuyển từ không gian sự kiện tổ chức cho 1.000 người trở thành phòng hội thảo 20 người nhưng hạ tầng phải đủ mạnh để 1.000 người kết nối trực tuyến.

Dù có kinh nghiệm tổ chức họp trực tuyến các miền của FPT, anh Đức cũng không khỏi lo lắng khi việc kết nối mở rộng ra toàn thế giới. Khó khăn nhất là phần hạ tầng. Thiết bị hiện tại đều không đạt chuẩn Cisco (hệ thống họp trực tuyến Webex). Bởi vậy, gần 40 tình huống rủi ro từ nhỏ đến nguy hiểm như mất điện, thiết bị cháy… đều được liệt kê để đảm bảo ứng biến linh hoạt nhất. Liên tục trong vài tuần, cả đội làm việc 13 tiếng mỗi ngày, thử mọi phương án để hệ thống mượt mà nhất. Gần một tháng, anh Đức không có thời gian bên gia đình. Trở về nhà khi tối mịt, cậu con trai đã ngủ, anh chỉ ngắm con một lúc rồi tắm rửa nghỉ ngơi. Chưa kể có những ngày về nhà với chiếc bụng rỗng, hôm đó cả đội làm việc cật lực, không màng thời gian và cơn đói ập tới.

Hệ hống Webex giúp kết nối ĐHCĐ FPT trực tuyến toàn thế giới. Ảnh: Anh Tuấn.

Vừa khắc phục được những tình huống rủi ro về thiết bị, chất lượng kết nối các điểm cầu lại bị ảnh hưởng vì cáp quốc tế AAG gặp sự cố trong khi lượng người dùng tăng đột biến do Chính phủ yêu cầu giãn cách xã hội. Do đó, trước 13 ngày, các "chiến binh" của Trung tâm Điều hành mạng (NOC - FPT Telecom) vào cuộc. Bài toán được đặt ra là đảm bảo nguồn điện, hạ tầng mạng ổn định nhất khi diễn ra sự kiện.

Lần đầu tiên vào cuộc một chương trình ĐHCĐ trực tuyến, anh Phan Hồng Tâm - Trưởng phòng của Trung tâm Điều hành mạng - cũng cảm thấy bối rối. Các phương án dự phòng được thiết lập với nhiều nguồn điện (máy phát điện, thiết bị lưu trữ…). Hạ tầng mạng cũng theo phương án đó. Ngỡ tưởng mọi thứ êm đềm, nhưng 3 lần thử nghiệm đầu tiên, hệ thống đều gặp vấn đề như tự ngắt không báo trước, mạng không duy trì ổn định cho hàng chục thiết bị của Ban tổ chức, bao gồm hệ thống hình do Truyền hình FPT thực hiện. Anh Tâm như ngồi trên đống lửa. Bốn thành viên trong nhóm cùng truy lỗi. Lý do việc kết nối quá tải dẫn đến thiết bị nóng và tự ngắt. Đến lần thử nghiệm thứ 4, nhóm đã thành công với việc phân nhỏ mạng, nguồn điện ra các đường dây, tránh tập trung tại một tụ điểm, để độ trễ không quá 60 giây.

“ĐHCĐ trực tuyến giống như "cầu truyền hình" cổ đông toàn thế giới”, anh Tâm nhận định. "Dù là lần đầu nhưng với tiềm lực của FPT, những sự kiện tương tự nằm trong tầm tay. Chúng ta kiểm soát được đường truyền, đội ngũ xây dựng kịch bản chuyên nghiệp và nhóm Truyền hình sở hữu kinh nghiệm chinh chiến nhiều sự kiện lớn nhỏ trong và ngoài nước".

Nếu như các đội khác gặp vấn đề về thời gian và kinh nghiệm, Truyền hình FPT lại coi đây là thế mạnh. Anh em có kinh nghiệm làm nhiều sự kiện trực tuyến lớn quy mô quốc tế như Lễ trao giải AAA (Asia Artist Award), giải bóng rổ nhà nghề Đông Nam Á... “Chúng tôi gặp khó khăn ở chỗ giới hạn nhân sự, hệ thống trực tuyến”, anh Võ Trung Hiếu - phòng Studio của Truyền hình FPT - nhún vai. Với các sự kiện lớn tương tự ĐHCĐ, Truyền hình FPT thường sẽ có 10-20 người vận hành tại "chiến trường". Tuy nhiên, để đảm bảo dưới 20 người theo chỉ thị của Thủ tướng, nhóm Truyền hình chỉ được bố trí 5 người với số lượng thiết bị tăng gấp đôi. Một người phải làm công việc của 2-3 người. Nhân sự quay phim phải hỗ trợ luôn phần kéo dây, kỹ thuật.

Hệ thống hình, âm thanh của ĐHCĐ 2020. Ảnh: Hà Trần.

Tại các chương trình trực tiếp trên truyền hình thường có chất lượng hình ảnh Full HD (1920x1080) nhưng hệ thống Webex chỉ còn là HD (720x720) với tần số âm thanh khác nhau. “Điều này khiến đội quay hơi bối rối bởi có chút lạ lẫm". Để dự phòng, nhóm cũng chuẩn bị hai hệ thống trộn riêng biệt hỗ trợ nhau lựa chọn tần số âm thanh, hình ảnh tốt nhất cho Webex.

14h ngày 8/4, sự kiện diễn ra chính thức tại đầu cầu chính F-Ville ở Hoà Lạc (Hà Nội) và kết nối toàn thế giới. Ban tổ chức nín thở hồi hộp trong khi anh em kỹ thuật hệ thống và truyền hình cũng căng như dây đàn. Dù đã thực hiện nhiều sự kiện trực tuyến lớn nhưng “ĐHCĐ với sự tham gia của các lãnh đạo tập đoàn vẫn khác với các chương trình giải trí, âm nhạc… bên ngoài”, anh Hiếu giơ ngón tay cái ra hiệu khi hình ảnh trực tiếp bắt đầu ổn định.

Trong khi đại hội diễn ra, chỉ có quay phim, chụp ảnh và thành viên Ban tổ chức được di chuyển, còn lại mọi người giãn cách về các phòng. Đường truyền, hệ thống điện, hình ảnh hay âm thanh… vận hành mượt và ổn định. Tình huống bất ngờ ở thời điểm tương tác video call với cổ đông trong phần hỏi đáp. Hệ thống âm thanh không cho phép phát phần trò chuyện cho tất cả người dự trực tuyến bởi tiếng có thể bị lặp lại, gây rối loạn âm. Do vậy, chỉ số ít người trong cuộc họp được nghe phần trao đổi.

Theo anh Hiếu, ĐHCĐ trực tuyến sẽ trở nên vẹn toàn nếu phần tương tác video call của cổ đông có thể phát cho tất cả đại biểu cùng nghe. “Lần tới, khi hệ thống trộn âm thanh được sắp xếp, cài đặt lại thì mọi thứ sẽ ổn”, anh Hiếu hào hứng và bày tỏ hy vọng hệ thống Webex có thể nâng cấp chất lượng hình ảnh lên Full HD để người tham gia tận hưởng nhiều trải nghiệm hơn.

Là người có kinh nghiệm tham gia, tổ chức nhiều sự kiện trực tuyến lớn, anh Phan Thanh Sơn - GĐ Phát triển thị trường FPT IS - đánh giá ĐHCĐ 2020 của FPT đã tạo ấn tượng và truyền cảm hứng mạnh ở nhiều khía cạnh. Sự thành công không chỉ tới từ nền tảng kỹ thuật mà còn là sự kết hợp nhiều yếu tố. Hiếm một tổ chức nào có được đủ đầy như FPT về khả năng, kinh nghiệm và tinh thần "can do" (tạm dịch: có thể làm mọi thứ). Người tham gia trải nghiệm mượt mà từ đăng ký, tham dự, bỏ phiếu... theo đúng các quy định. Chương trình bố trí, thiết kế nội dung hợp lý tạo sự sôi nổi, có kết nối và tương tác cao đến tận phút cuối. "FPT là tập đoàn toàn cầu nên việc tạo thêm kênh với nhiều ngôn ngữ khác nhau để thể hiện sự chu đáo tới cổ đông nước ngoài", anh Sơn gợi ý.

ĐHCĐ trực tuyến FPT 2020 đã diễn ra thành công với sự kết hợp của nhiều đơn vị trong FPT dù ban đầu gặp nhiều hạn chế. Lần đầu tiên tổ chức, sự kiện thu hút hàng trăm cổ đông toàn cầu tham dự qua hệ thống trực tuyến với 340 câu hỏi cùng nhiều lượt tương tác trực tiếp. Là một trong những người tham dự, cổ đông Huỳnh Công Sơn (TP HCM) nhận định FPT đã tận dụng được thế mạnh công nghệ để bứt phá, tiên phong ĐHCĐ trực tuyến trong bối cảnh dịch Covid-19. Nội dung thông tin, giao diện đều được trình bày sinh động và nhất quán. “Hy vọng FPT tiếp tục bứt phá, lấy đà từ năm 2019 để gặt hái thêm nhiều thành công", anh Sơn chia sẻ.

Hà Trang

• FPT 'phô diễn' công nghệ trong đại hội cổ đông trực tuyến
• FPT tiên phong tổ chức đại hội cổ đông trong mùa dịch