Tranh luận về quy chuẩn e-mail

Bùi Minh Tuấn, FPT Telecom, giãy nảy lên khi biết thông tin FPT sẽ đặt lại tên địa chỉ e-mail. Phản ứng này hoàn toàn khác so với việc trước đây Tuấn nghe tin FPT Telecom và FPT Software sẽ phải dùng e-mail fpt.com.vn.

“Việc thống nhất một đuôi mail trong tập đoàn là đúng, khi đang có nhiều mail đang tồn tại như fpt.net, fsoft.com.vn… Tuy nhiên, việc quy chuẩn lại tên e-mail là không cần thiết”, Tuấn lý giải.

Cùng quan điểm với Tuấn, Bùi Bình Minh, FPT Software, chia sẻ trên Chungta.vn: “Mọi người đều có địa chỉ e-mail FPT rồi, ai không có thì tạo thêm thôi”.

Câu chuyện về đặt lại tên e-mail đang tạo nhiều tranh luận từ các diễn đàn nội bộ đến mạng xã hội hay lúc trà dư tửu hậu. Ảnh: Lâm Phương.

Bên cạnh đó, việc phải nhớ đầy đủ họ tên của người được gửi e-mail, với nhiều người là việc “bất khả thi”. “Dù là đồng nghiệp lâu năm, chắc gì đã nhớ đầy đủ họ tên của nhau, chưa kể tên trùng thì nhiều. Nếu không chèn số vào thì chắc chắn có một phần nào đó phải viết tắt, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn và tần suất nhầm sẽ lớn hơn hiện tại nhiều lần”, Bùi Minh Tuấn phàn nàn.

Ý kiến khác lại chỉ ra rằng, họ sẽ mất thêm thời gian để đổi địa chỉ liên lạc mới trên điện thoại và Outlook. Điều này không phải là dễ dàng đối với những người làm việc lâu năm và có nhiều mối quan hệ tại FPT.

Cũng có người băn khoăn về việc tìm, tra cứu tên người có thuận tiện như hệ thống e-mail hiện tại hay không. “Nếu thực hiện trên Outlook, chỉ mất thời gian đầu thay đổi lại contact thôi, sau đó sẽ ổn. Nhưng khi dùng trên webmail thì chẳng khác gì… tra tấn. Bởi nếu gửi mail cho vài người thì còn search được, chứ phải gửi một nhóm khoảng vài chục người chắc là… tèo”, một nhân viên FPT IS nói.

Không chỉ cán bộ nhân viên FPT thuộc khối kinh doanh cốt lõi (core) phải đổi account mới e ngại mà nhiều nhân viên ở các công ty được “miễn” đổi tên (non core) cũng “lăn tăn” về việc đặt lại tên này.

Chị Nguyễn Vân Hiền, Phòng Marketing Ngân hàng Tiên Phong, nhìn nhận, tên e-mail càng ngắn gọn càng tốt, trong khi đó tên e-mail mới lại dài và vướng.

“Người dùng không chỉ trao đổi thư từ ở máy tính cá nhân mà còn check e-mail ở các thiết bị cầm tay, do đó, e-mail ngắn sẽ tiện lợi hơn. Nếu lấy lý do viết đầy đủ họ tên để tránh nhầm lẫn cũng không hợp lý lắm, bởi dưới mỗi e-mail cá nhân đều có chữ ký và người đọc sẽ biết được đầy đủ danh tính của người gửi, nên không nhất thiết bê cả họ tên lên e-mail. Tôi cảm thấy với việc quy chuẩn e-mail mới mọi người sẽ mất thời gian hơn”, chị Hiền phân tích.

Chưa kể, nhiều người còn thấy tiếc khi quy chuẩn lại e-mail sẽ mất đi những nick name đã thành thương hiệu như Dũng "Đê Tiện", Hải "Tê Cu"...

Trưởng Ban Công nghệ thông tin FPT (FIM) Vũ Anh Tú cho rằng, khi tiếp nhận cái mới, việc mọi người phản ứng là chuyện đương nhiên. Biết là sẽ có nhiều tranh luận từ phía người dùng, nhưng theo anh, quy chuẩn lại e-mail là việc phải làm, bởi quy chế đặt tên hiện tại chưa đầy đủ và phản ánh đúng thực tế cách đặt account của FPT từ trước tới nay.

“Một trong những tiêu chí của việc tạo ra quy tắc mới là miêu tả đầy đủ phương thức đặt tên phù hợp với thực trạng để có thể quản lý việc này một cách rõ ràng. One E-mail là một phần của việc thống nhất một account duy nhất cho người dùng FPT”, anh Tú nói.  

Trưởng ban CNTT Vũ Anh Tú cho rằng, khi tiếp nhận cái mới, việc mọi người phản ứng là chuyện đương nhiên. Ảnh minh họa: Lê Vân.

“Với hiện trạng mỗi người dùng có quá nhiều account khác nhau để sử dụng các hệ thống thông tin nội bộ như e-mail, PeopleSoft, ERP, Share File... đang gây ra khó khăn trong việc quản trị, sử dụng các hệ thống thông tin nội bộ, đồng thời tạo ra rất nhiều rủi ro về an ninh thông tin... Việc tạo ra một account duy nhất và sử dụng account này để truy nhập tới các hệ thống thông tin khác là nội dung ưu tiên trong kế hoạch One-IT”, Trưởng Ban CNTT cho biết.

Thực tế, hiện nay, nhiều công ty thành viên của tập đoàn đều đặt tên cho ngắn gọn, dễ tìm, dễ nhớ nhưng khi quy mô nhân sự nhiều lên thì việc đặt account e-mail phải có tính linh hoạt và không gian phải rộng hơn.

“Hôm nay FPT đã có TuanNA30, HuongNT41, đến năm 2024 chúng ta sẽ có TuanNA100, HuongNT120... việc tăng trưởng về quy mô nhân sự đòi hỏi FPT xây dựng một quy tắc mới rộng hơn”, anh Vũ Anh Tú chia sẻ.

Cũng theo anh Tú, hiện có một số công ty lớn trên thế giới như Oracle, Microsoft đang dùng theo định dạng tương tự quy tắc mới của FPT.

Quy tắc này cũng chỉ ra rõ ràng định dạng bao gồm “họ.tênđệm.tên”, chẳng hạn Nguyễn Thị Minh Nguyệt sẽ có account là Nguyen.Minh.Nguyet hoặc Nguyen.Thi.Nguyet. Định dạng này là hợp lý bởi độ dài e-mail vừa phải.

Còn trong trường hợp trùng tên, anh Tú cho biết, những e-mail sẽ được đặt linh hoạt để tránh tối đa việc lặp tên. Ví dụ, có nhiều người tên là Nguyễn Anh Tuấn, thì sẽ có các cách đặt: Nguyen.Anh.Tuan, Nguyen.A.Tuan, Ng.h.Tuan...

Về vấn đề nhiều người băn khoăn là tìm tên trong account mail mới sẽ khó khăn, anh Tú khẳng định: “Việc tìm tên sẽ linh hoạt hơn, đồng thời cho phép tìm kiếm trong toàn bộ tập đoàn thay vì chỉ nội bộ trong các domain fpt.com.vn, fpt.net, fsoft.com.vn”.

Phiên bản mới của e-mail server và e-mail client cho phép tìm đầy đủ thông tin tìm kiếm (full-text search). “Bạn có thể gõ bất kỳ tên, tên đệm, họ của người cần liên lạc là một danh sách account sẽ hiển thị, những người thường xuyên liên lạc sẽ nằm ở phía trên của danh sách”, anh nói. Ngoài ra, trên webmail phiên bản mới cũng có tính năng cho phép tìm kiếm tương tự Outlook.

Hệ thống mới cho phép sử dụng address book để tìm bất kỳ nhân viên nào trong FPT, thay vì như hiện tại các user fpt.com.vn không thể tìm được địa chỉ liên lạc như e-mail, IP phone, điện thoại di động của FPT Telecom, FPT Software và ngược lại.

Giải đáp thắc mắc của người dùng “sử dụng dấu chấm giữa tên acount là cực kỳ bất tiện”, anh Tú giải thích rằng, phương án không dùng dấu gì để phân tách giữa các thành phần của tên đã được cân nhắc. Bởi việc này dẫn đến ghép các chữ tạo ra những từ ngữ phản cảm, không phù hợp văn hoá cũng như người nhận khó có thể hiểu được đúng tên từ account. Ví dụ, account nguyenphucanh@fpt.com.vn sẽ được hiểu là Nguyễn Phúc Anh hoặc Nguyễn Phú Cảnh...

Một nhân viên kinh doanh lâu năm ở FPT chia sẻ, anh đồng tình với việc thay đổi tên e-mail, vì khi gửi thư cho khách hàng, việc viết đầy đủ họ tên sẽ tạo sự tin tưởng cho người nhận, bởi tên tuổi đã được định danh rõ ràng. “Tuy nhiên, một thói quen đã tồn tại từ nhiều năm nay thì việc từ bỏ nó cũng không phải dễ dàng”, anh nói.

Triệu Mẫn