Tổng hội FPT Software thảo luận cách tổ chức nghỉ mát

Trong chương trình tập huấn dành cho 40 cán bộ tổng hội kiêm nhiệm FPT Software - FUN Training Camp 2018, đại diện Ban Văn hóa - Đoàn thể FPT Software (FUN) đã chia sẻ về quy trình tổ chức nghỉ mát. Đây là những bước cơ bản và kinh nghiệm thực tế tích góp được trong quá trình triển khai các chương trình, sự kiện tại FPT Software được các cán bộ Tổng hội, người tổ chức sự kiện với thâm niên làm việc trên dưới 10 năm tại FPT Software. 

Anh Nguyễn Thái Sơn, Trưởng Ban Văn hóa - Đoàn thể FPT Software, cho biết đây là lần đầu tiên anh được đứng chia sẻ trước đội ngũ cán bộ Tổng hội kiêm nhiệm ở khu vực phía Nam nên có chút hồi hộp.

“Việc chia sẻ quy trình nhằm mục đích để các cán bộ tổng hội nắm được những bước cơ bản, biết được công việc bắt đầu từ đâu, tiếp theo phải làm gì; làm sao tránh thiếu sót, va vấp”, anh Sơn nói về mục đích của buổi tập huấn. Tuy nhiên, tình hình tổ chức thực tế sẽ phụ thuộc vào đặc thù từng đơn vị. 

Hoạt động nghỉ mát là dịp để CBNV gặp gỡ với nhiều hoạt động, lấy lại cân bằng, tăng thêm sự gắn kết. Tại FPT Software, trong nhiều năm, công ty cho cá nhân tự chủ động trong việc nghỉ mát. “Đó là 'điểm chết' trong hoạt động gắn kết anh em vì khiến cho nghỉ mát tập trung bị lãng quên dần”, anh Nguyễn Thái Sơn nhìn nhận. 

Do đó, thành công tiên quyết của người tổ chức nghỉ mát là tập hợp được đông đảo anh em trong đơn vị tham gia. Nhưng đây cũng là khâu khó nhất. Trong công tác tập hợp, vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng. 

Các đội thảo luận thiết kế chương trình nghỉ mát cho 150 người trong 2 ngày 1 đêm với chi phí 4,5 triệu/người.

Về kinh nghiệm tổ chức, để quá trình triển khai được thuận lợi, người tổ chức cần lập kế hoạch triển khai, bảng phân công công việc rõ ràng. 

Đầu tiên, Ban tổ chức lựa chọn tour nghỉ mát phù hợp dựa vào các yếu tố: đối tượng tham gia, thời gian cho phép, nội dung hoạt động và ngân sách. Cụ thể, BTC cân nhắc các đối tượng tham gia của đơn vị (độc thân, có gia đình hay có nhiều trẻ em) để lựa chọn hình thức phù hợp. Bên cạnh đó, thời gian nghỉ mát phải căn cứ tình hình công việc của đơn vị, chú ý điều kiện thời tiết, tránh mùa mưa bão. Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng phải được suy xét kỹ lưỡng về quãng đường đi, thời gian di chuyển, có phù hợp với ngân sách hay không. Và chắc chắn, địa điểm phải đủ khả năng đáp ứng các nội dung của chương trình (team-building, gala dinner…). Anh Sơn cũng lưu ý, tốt nhất người tổ chức nên đi tiền trạm để tăng thêm độ tin cậy trước khi đưa ra kế hoạch cụ thể. 

Chị Trần Thị Ái Mỹ, Trung tâm đào tạo, đang trình bày về cách thức tổ chức hoạt động nghỉ mát.

Sau khi đã quyết định được địa điểm tổ chức, bước tiếp theo của quy trình là chọn nhà cung cấp phù hợp. Trong khâu này, cán bộ Tổng hội có thể nhờ hỗ trợ của Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC) hoặc bộ phận Văn hóa - Đoàn thể… những đơn vị hay làm việc với các nhà cung ứng để có những tư vấn về các đối tác đáng tin cậy.

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị về mặt tổ chức, truyền thông tập hợp lực lượng tham gia cũng là một bước quan trọng nhưng vô cùng khó khăn. FUN nhấn mạnh cần có lãnh đạo đơn vị đứng ra định hướng và gửi mong muốn đến CBNV. Song song, Ban tổ chức gửi mail hoặc vận động trực tiếp kêu gọi tham gia, nhấn mạnh vào: những điểm hấp dẫn của điểm đến, điểm mới và đặc biệt của chương trình, rõ ràng về chi phí. 

Thành viên đội Xanh chuối chăm chú lắng nghe.

Sau khi dự trù tất cả yếu tố, xác định được lịch trình, nhà cung cấp, bước chuẩn bị cuối cùng là lên kịch bản chi tiết chương trình. “Dù nội dung thế nào thì vẫn phải đảm bảo yếu tố nghỉ ngơi, lấy cân bằng lên trên hết, tránh những trò chơi quá nặng về mặt thể lực làm mất đi tính chất, mục đích chính của kỳ nghỉ”, anh Trần Minh Trí, FUN FPT Software, đưa ra lời khuyên.

Trong khi đó, Trưởng ban FUN động viên: “Tổ chức nghỉ mát là một việc yêu cầu khá nhiều công sức và đòi hỏi sự bao quát tốt. Những người làm công tác phong trào sẽ phải hy sinh thời gian và công sức nhiều, nhưng bù lại sẽ học được rất nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức”.

Sau phần chia sẻ của anh Trần Thái Sơn về quy trình tổ chức, các đội thực hành bài tập với yêu cầu trong 20 phút phác thảo kế hoạch nghỉ mát cho đơn vị có 150 người, đa số đều có con nhỏ; ngân sách cho mỗi người là 4-5 triệu đồng và phải huy động được nhiều người tham gia nhất có thể; chương trình vui vẻ, thoải mái. Sau đó, mỗi đội có 10 phút trình bày, hỏi đáp trong 10 phút tiếp theo.

Đội Xanh lá trình bày tour Vũng Tàu được nhận xét chi tiết, cụ thể nhưng thiếu thực tế. Đội Xanh dương đi Nha Trang được các giám khảo góp ý còn non tay trong việc tổ chức, có rất nhiều hạng mục đội tưởng tượng ra bất khả thi nếu triển khai. Đội Vàng với tour Long Hải thu hút giám khảo Nguyễn Thái Sơn vì có nhiều điểm nhấn và biết cách tập trung vào các điểm nổi bật. Trong khi đó, đội đỏ với tour Phan Thiết được đánh giá phát huy ưu điểm với các địa điểm vệ tinh xung quanh. 

Trong bài tập này, đội Đỏ và đội Vàng cùng được đánh giá số điểm cao nhất. Trong hội đồng thẩm định của bài tập này, ngoài anh Nguyễn Thái Sơn, Trưởng ban FUN, còn có anh Trần Minh Trí, FUN FPT Software HCM,  và chị Ninh Như Ngọc, Trường Đào tạo Cán bộ FPT (FCU). 

Đội Vàng mang một đội quân hùng hậu trình bày về ý tưởng.

Cuối cùng, anh Trần Minh Trí, FUN FPT Software HCM, kết luận: “Một chương trình nghỉ mát muốn thu hút, yếu tố quan trọng nhất là mới lạ - lạ trong địa điểm, trong cách tổ chức, chỗ ăn, chỗ ở”. Và quan trọng, phải dự trù tất cả các rủi ro để có kế hoạch khác khi cần thiết. 

Giống như những năm trước, chế độ nghỉ mát của FPT Software chia làm 3 mức, dành cho những đối tượng khác nhau dựa trên thâm niên làm việc. Theo đó, CBNV có thời gian làm việc liên tục từ 3 năm trở lên sẽ được nghỉ mát 3 ngày và nhận 6 triệu đồng. CBNV có thâm niên làm việc liên tục đủ từ 1 đến dưới 3 năm được nghỉ 1 ngày và nhận 3 triệu đồng. CBNV có thâm niên làm việc liên tục dưới 1 năm sẽ không được nghỉ và nhận 1 triệu đồng. 

Thời gian nghỉ mát của CBNV nhà Phần mềm áp dụng từ 1/5 đến 31/8. Tiền nghỉ mát sẽ được FPT Software thanh toán vào kỳ lương tháng 9. Chế độ nghỉ mát ở các chi nhánh nước ngoài như FPT Japan, FPT USA, FPT EU, FPT Asia Pacific… sẽ được tính tùy theo chính sách mỗi chi nhánh.

>> Người Phần mềm cõng đồng đội lên núi Tà Cú

Xuân Phương