Tận dụng từng mét vuông văn phòng

Trong đó, chưa tính phần diện tích Công ty Phần mềm FPT (FPT Software) đang sử dụng tại Hà Nội, TP HCM và Đà Nẵng.

Theo Chánh Văn phòng FPT Đinh Vân Nam, hơn 15.000 m2 diện tích sử dụng của tòa nhà FPT Cầu Giấy (Hà Nội) đã được phủ kín. Văn phòng FPT cũng tính toán để việc sử dụng văn phòng hiệu quả hơn nữa.

Các tầng tại tòa nhà FPT Cầu Giấy đều đã được dùng hết hiệu suất, trừ hai tầng 13 và 14 của FPT HO. Hiện tại, mặt bằng tầng 13 đang được sử dụng làm phòng làm việc của các lãnh đạo cao cấp và làm phòng họp. Còn mặt bằng tầng 14 được các ban chức năng FPT sử dụng.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, số người làm việc tại hai tầng này quá ít so với diện tích sử dụng dẫn đến tình trạng vẫn còn khá nhiều khu trống tại đây.

Liên quan đến việc sử dụng văn phòng chưa hiệu quả, có ý kiến phản ánh, ở FPT có trường hợp một lãnh đạo sở hữu tới 3 phòng làm việc nhưng không sử dụng. Tuy nhiên, chị Nam khẳng định: “Văn phòng FPT đã khảo sát lại các đơn vị trong tập đoàn, kết luận là không có tình trạng trên”.

Sắp xếp chỗ làm việc làm sao để vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm vẫn là bài toán khiến các văn phòng đau đầu. Ảnh: Tuấn Anh.

Một lãnh đạo ở FPT hiện nay có nhiều nhất là hai phòng làm việc và đó là các lãnh đạo kiêm nhiệm vị trí cao cấp tại hai đơn vị (ở Hà Nội và TP HCM) và cần phòng làm việc, tiếp khách ở cả hai nơi.

Tại Công ty Thương mại FPT (FPT Trading), theo Trưởng Ban Hành chính - Tổng hợp Nguyễn Thị Thanh Hà, chỉ có hai Tổng Giám đốc của các Công ty Phân phối FPT (FPT Distribution) và Công ty Phân phối Công nghệ Viễn thông FPT (F9) mới có phòng làm việc ở Hà Nội và TP HCM, do phải thường xuyên làm việc tại hai nơi này.

Trong khi đó, tại Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS), Chánh Văn phòng FPT IS Nguyễn Mỹ Hương cho biết, một số lãnh đạo của công ty có phòng riêng, còn nhiều lãnh đạo thì không có, do không đủ diện tích để bố trí.

Để quy hoạch lại phòng làm việc hiệu quả hơn, chị Vân Nam nhìn nhận, tùy từng trường hợp, văn phòng các đơn vị sẽ cân đối, phối hợp với nhau để sắp xếp phòng làm việc của lãnh đạo. Tại Hà Nội, các lãnh đạo đảm nhiệm hai cương vị ở hai đơn vị, văn phòng sẽ thu xếp một phòng chính tại một địa điểm.

Việc bố trí phòng làm việc và sử dụng văn phòng sẽ sớm được giải quyết khi các đơn vị nội bộ FPT chuyển về gần nhau. “Các đơn vị có thể dùng phần diện tích thừa của nhau (ngắn và trung hạn), tránh trường hợp đơn vị thì thừa trong khi một số khác lại vẫn phải đi thuê ngoài như trước đây”, chị Nam nói.

Trường hợp của Trung tâm Chăm sóc khách hàng thuộc Công ty CP Viễn thông FPT (FPT Telecom) là một ví dụ. Trung tâm này đã chuyển lên tầng 14 tòa nhà FPT Cầu Giấy, thay vì thuê địa điểm bên ngoài với giá đắt hơn.

“Gần nhau về địa lý giúp việc tận dụng các phòng họp cũng được phát huy tốt, các đơn vị đều kiểm tra khả năng dùng phòng họp nội bộ trước khi đi thuê ngoài. FPT Telecom hoàn toàn có thể dùng phòng họp của FPT Trading và FPT IS ngay tại tòa nhà FPT Cầu Giấy hoặc bên tòa nhà Zodiac (cạnh FPT Cầu Giấy)”, chị Nam chia sẻ.

Đây là cách tiết kiệm hiệu quả cho không chỉ văn phòng mà cho cả công ty. Bởi theo thống kê, hiện nay chi phí thuê văn phòng là khá lớn. Chưa kể 26.000 m2 của FPT Software đang sử dụng tại Hà Nội, TP HCM và Đà Nẵng không phải chi trả hằng tháng và không tính tiền thuê showroom, kho bãi thì con số này đã vào khoảng 14 tỷ đồng mỗi tháng.

Do đây là phần chi phí lớn nhất trong hoạt động của văn phòng các công ty thành viên, nên trong báo cáo định kỳ, họ đều có rà soát, báo cáo về tình trạng sử dụng văn phòng tại từng đơn vị mình.

Chánh Văn phòng FPT IS cho hay, công ty này đang áp dụng cách tính PT bình quân diện tích/đầu người; bình quân tiền thuê/đầu người cho tổng diện tích thuê để làm căn cứ xem xét, quản lý và điều chỉnh nếu có đơn vị nào vượt trần.

“Các tiêu chuẩn bình quân này đều nằm trong mức trung bình của tập đoàn. Xét trên cùng một mặt bằng với các đơn vị cùng ngành thì chúng ta đang rất tiết kiệm, bởi các công ty đối tác của FPT IS đầu tư văn phòng làm việc cho cán bộ cao hơn, từ diện tích bình quân đến chi phí đầu tư…”, chị Hương cho biết.

Tận dụng tối đa diện tích văn phòng, FPT IS hiện cũng đẩy mạnh quản lý phần không gian chưa sử dụng. Việc này được xem xét hai tuần một lần để dành đất cho các đơn vị có nhu cầu.

“Tùy vào tình hình kinh doanh mà diện tích này lúc thừa lúc thiếu, nhưng phải công nhận với cách quản lý “đồng tiền liền khúc ruột” của FPT IS hiện nay, tôi đang lo FPT IS sẽ giống 36 phố phường Hà Nội cũ, lụp xụp, lô xô, chen lấn chật hẹp bên nhau theo kiểu hàng chục hộ dùng một cái toilet”, chị Hương ví von.

Tuy nhiên, FPT IS cũng không có ý định đánh giá hay sắp xếp lại văn phòng, bởi việc làm này “tốn kém”.

Tương tự, ở FPT Trading, công ty cũng dự trữ tại mỗi phòng một vài chỗ để khi tuyển thêm nhân viên không phải cải tạo lại nữa nhằm tránh lãng phí.

Mỗi năm, nhân sự của FPT lại “phình” to thêm, sắp xếp chỗ làm việc làm sao để vừa hiệu quả vừa tiết kiệm vẫn là bài toán khiến các văn phòng đau đầu. Mà theo chị Nam, lời giải bây giờ, khi các văn phòng có nhu cầu mở rộng diện tích nên kiểm tra thông tin nội bộ để tiến hành thuê lại của nhau hoặc “mua nhóm” để lợi cả đôi đường.

Lâm Thao