Với những nỗ lực không ngừng, chị Vũ Thương Huyền đã đưa OKR về đích kết quả "leng keng", trở thành cá nhân OKR xuất sắc cấp Tập đoàn trong quý I/2024.
Quý I/2024, chị Huyền đặt mục tiêu thách thức như sau:
OB: Triển khai các công việc liên quan paperless (không giấy tờ) trong hoạt động thanh toán
KR1: Phối hợp cùng Ban công nghệ thông tin FPT, triển khai test và golive các đề xuất thay đổi ePayment (liên quan paperless) đi vào hoạt động trong kỳ 1/2024 (100%).
KR2: Triển khai lưu trữ file mềm hồ sơ thanh toán trên epayment (truyền thông và kiểm soát việc lưu trữ) (100%).
 |
| Chị Vũ Thương Huyền, cá nhân OKR xuất sắc cấp Tập đoàn quý I/2024. |
Mục tiêu thách thức
Từ thực tiễn công việc, chị Huyền nhìn nhận quy trình thanh toán có nhiều điểm có thể cải tiến bằng việc ứng dụng công nghệ, đơn giản các thủ tục mà vẫn đảm bảo hiệu quả, nâng cao năng suất lao động.
Trong đó, với hệ thống ePayment, quy trình thanh toán có thể tinh gọn hơn nữa, hướng đến việc lưu trữ online mà không cần dùng bản cứng. Ngoài ra, sau khi lắng nghe những phản hồi từ CBNV, đúc kết từ chính công việc hằng ngày, chị Huyền cũng cẩn thận ghi lại và trao đổi để tìm hướng khắc phục.
Quý I/2024, chị Huyền đặt mục tiêu phải số hoá quy trình thanh toán, nhiệm vụ này sẽ phải làm việc cùng Ban Công nghệ Thông tin Tập đoàn. Chị và các cộng sự có nhiệm vụ triển khai kiểm thử và golive các đề xuất thay đổi ePayment đi vào hoạt động trong quý. Đồng thời triển khai lưu trữ file mềm hồ sơ thanh toán trên ePayment.
Đây là một thách thức không nhỏ khi quy mô Tổ chức Giáo dục FPT trải dài toàn quốc, số lượng đề nghị thanh toán “nhiều không đếm xuể”. Chưa kể, khối giáo dục FPT có rất nhiều đầu mối, chưa đồng nhất giữa các miền…
Việc golive một dự án quan trọng và triển khai lưu trữ file mềm hồ sơ thanh toán là điều đòi hỏi mất rất nhiều thời gian. Vậy nên, để lên đỉnh OKR thành công, chị Huyền xác định cần phải có cách tiếp cận mới, sát sao với dự án bằng 200% sức lực.
Cách thức triển khai nổi bật
Để golive dự án kịp tiến độ, chị Huyền đã phải liên tục làm việc với Ban Công nghệ thông tin FPT, sát sao với công việc mỗi ngày.
Tuy nhiên, theo chị Huyền, khó khăn lớn nhất là việc để mọi người nhìn thấy được những thay đổi tích cực. Khi có sự thay đổi, để mọi người thích ứng là điều rất khó. Vì vậy, chị và các cộng sự phải làm việc bất kể ngày đêm.
Số hoá hệ thống giúp kế toán có thể duyệt các đề nghị bằng online 24/24. Vì vậy, khác biệt lớn nhất CBNV có thể thấy rõ các đề nghị thanh toán được duyệt nhanh hơn, không cần in bản cứng mang đến thì mới được phê duyệt.
Ngoài ra, chị cũng lập các group để hỗ trợ liên tục. Bất kể mọi thắc mắc nào cũng được giải đáp ngay lập tức. Với phương châm quyết liệt đi cùng dự án, chị Huyền dành hầu hết thời gian vào công việc. Chị hỗ trợ tối đa mọi người, cố gắng đồng nhất giữa các miền để những thay đổi dần được thích ứng.
Kết quả vượt trội
Việc số hoá quy trình thanh toán mang lại sự thuận tiện cho cán bộ giáo viên, giảm bớt chứng từ giấy, đi lại, thời gian chờ luân chuyển, lượng hồ sơ online chiếm 34% kể từ khi triển khai và vẫn đang tăng liên tục.
Với những thay đổi từ quy trình, việc thanh toán đã giảm bớt chứng từ giấy, đi lại, thời gian chờ luân chuyển. Nếu trước đây, hồ sơ thanh toán CBNV phải in bản cứng gửi từ Đà Nẵng, TP HCM, Quy Nhơn… ra Hà Nội và đợi duyệt, thì bây giờ tất cả đều có thể scan online trên hệ thống.
Việc lưu trữ cũng dễ dàng hơn khi hồ sơ đã được lưu online, khi tìm kiếm cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. “Kế toán giờ không còn bê hồ sơ về nhà vì bị quá tải, các bạn có thể làm bất kỳ đâu, bất kể lúc nào. Có những đề nghị thanh toán nếu đúng, đủ theo quy định thì có thể duyệt luôn trong đêm”, chị Huyền cho hay.
Chị Nguyễn Minh Thu, Trưởng Ban kế toán Tổ chức Giáo dục FPT, đánh giá dự án đã đem lại sự thuận tiện cho cán bộ thanh toán và cả CBNV. Đây là một thay kịp thời khi quy mô Tổ chức Giáo dục FPT ngày càng mở rộng, giúp cán bộ kế toán tiện tra cứu kiểm tra chứng từ mọi nơi mọi lúc, không còn phải lưu kho chứng từ bản cứng.
Ngọc Huy
Ý kiến
()