Giám đốc Chất lượng (CQO) kiêm Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) FPT Software Đỗ Văn Khắc đã có bài chia sẻ về cách đưa Facebook at Work trở thành công cụ làm việc thiết thực tại đơn vị.
 |
| Chất lượng (CQO) kiêm Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) FPT Software Đỗ Văn Khắc là người hoạt động tích cực trên Facebook at Work. |
Facebook at Work có lợi điểm là một mạng xã hội nổi bật, thông dụng trên thế giới, đặc biệt là tại Việt Nam. Khi đăng nhập Facebook at Work thì nhân viên FPT không cần được đào tạo gì thêm về tính năng. Facebook at Work có các hạ tầng tốt có sẵn như chat, call voice, call video, thuận tiện cho công việc giao tiếp.
Phiên bản Facebook at Work hiện tại còn thiếu một số tính năng như Conference call, live video streaming dành cho họp nhóm, hội thảo hoặc chia sẻ video trực tiếp giống như Facebook thường. Tính năng này sẽ được Facebook cập nhật nhanh.
Về triển khai sử dụng, tại FPT Software cần mấy yếu tố:
1. Lái tàu: Các lãnh đạo phải tham gia tích cực bằng cách đăng (post) bài, chia sẻ, like, comment, tạo sức hút với nhân viên.
2. Lái xe: Phải có các nhân tố tích cực, thực ra phải tạo ra nhóm này trước. Chẳng hạn, khi triển khai tool FI2.0 dựa trên Jira thì FPT Software tạo nhóm "Jira lover". Tương tự thì FPT cần nhóm Facebook at Work lover (F@W lover), bên Facebook gọi là Champion team. Đội này đến từ khắp các phòng ban trong các công ty, trong các tập đoàn. Ở FPT Software cũng có đội Champion/ lover như Chủ tịch FPT Software Hoàng Nam Tiến (lãnh đạo và lover), Giám đốc FPT Japan Trần Đăng Hòa (lãnh đạo và lover), Giám đốc tài chính Nguyễn Khải Hoàn (lãnh đạo), Lương Thanh (phụ trách triển khai), Lâm Hoàng Sơn (lover thuộc truyền thông), Nguyễn Quang Dũng (lover thuộc IT), phụ trách của các FSU như FSU11, FGA…
3. Các nhóm professional: Các đội làm việc, vận hành trên đấy thật, FPT Software hiện có nhiều nhóm vận hành như:
- FPT Japan (FJP), FJP Sale, FJP Delivery, đặc biệt là FJP Sale vận hành rất tốt, chia sẻ thông tin Sale trong FJP và với các Giám đốc FSU, quản lý BU tại offshore.
- Procurement: Hiện đang làm nội bộ, trao đổi thông tin trong nhóm, update, chia sẻ quy trình và vấn đề.
- Finance: Nhóm dự án Moneyball về cải tiến quy trình báo cáo tài chính và đưa ra báo cáo tài trình trên tool, đang vận hành tốt
- HR: Chia sẻ trao đổi về chính sách, vấn đề nhân sự.
- TQA Expert: Các chuyên gia kỹ thuật trao đổi thông tin về công việc, nâng cao chất lượng, và trợ giúp các dự án, được vận hành bởi Ban đảm bảo chất lượng của FPT Software (FQC)
- Các FSU đều có nhóm cán bộ quản lý (BOM) của FSU để trao đổi tình thình chung...
4. Help desk: Rất tốt nếu các nhóm trợ giúp như Tool, IT Help desk… trả lời nhanh các đề nghị của user trong công ty.
5. Giải quyết phàn nàn, khiếu lại nhanh về Back office, HR, SSC (Share Services Center), IT Help Desk, Tool: Mỗi nhóm vận hành một group, đón nhận mọi comment, và nhân viên trợ giúp phản hồi ngay trên Facebook at Work.
6. Các sự kiện: FPT Software đã thử vận hành Live chat về chính sách nhân sự, thu hút khoảng 1.000 người tham gia với hơn 200 câu hỏi trực tiếp. Nếu Facebook at Work có thêm chức năng video live nữa thì rất tốt cho việc chia sẻ thông tin seminar, hội thảo… cho nhân viên có thể tham gia từ xa.
Hiện nay, vấn đề quan trọng nhất chính là nội dung (content). Ví dụ, một nhân viên của QA khi tham gia vào nhóm QA mà thấy có sẵn thông tin, thấy có nhiều người làm việc, thấy có lãnh đạo của mình đang hỏi đáp về công việc với nhân viên thì họ sẽ tham gia luôn cho công việc. Chẳng hạn, trong nhóm TQA Expert, các trưởng nhóm, Developer vào đấy hỏi đáp về kỹ thuật, đề nghị trợ giúp, và nhóm TQA điều phối, chỉ điểm người hỗ trợ hoặc trực tiếp hỗ trợ kỹ thuật, quy trình… Thấy nhóm hiện tại làm việc hiệu quả thì thì các bạn Developer, Eest, PM khác sẽ muốn vào xem và muốn hỏi đáp qua đấy.
Về măt đưa account người dùng vào Facebook at Work, FPT Software không mời ồ ạt, để mọi người tự xin vào, và giới thiệu lẫn nhau, mỗi ngày tăng khoảng 100 users... các users khác sẽ tò mò và xin dần vào. Trong khi đó các team F@W lovers đã làm việc và tạo ra content... người dùng vào sau sẽ được cuốn hút và cũng có mong muốn trao đổi một cái gì đấy, và tham gia vào các team để có thông tin và để làm việc..
Thực tế, Facebook at Work hỗ trợ cho email để giải quyết những việc mà email không làm tốt được. Chẳng hạn:
- Facebook at Work có thể thay thế phần lớn chức năng của Intranet truyền thống. FPT chưa có intranet chung trong tập đoàn nên có thể sử dụng luôn mạng xã hội doanh nghiệp này. Tập đoàn và công ty con có thể truyền tải nhanh về các chính sách, ý muốn lãnh đạo... xuống dưới, và đến toàn nhân viên. Nhận được ý kiến phản hồi của nhân viên...
- Facebook at Work có thể tạo ra việc tương tác minh bạch: Đẩy nhanh được thời gian đáp ứng các yêu cầu, trợ giúp
- FPT Software đã có công cụ (tool) quản lý dịch vụ nội bộ, tuy nhiên nếu có phản hồi (comment) nhanh thì sẽ "ủn đít" khối Back office (HR, Admin, IT help desk…) để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Làm việc nhóm, các nhóm làm việc có thể trao đổi để hạn chế email.
- Các dự án lớn có thể dùng làm truyền thông (ví dụ dự án to nhất cuả FPT Software làm với khách hàng Nhật phải dùng Facebook thường để truyền thông đến 400 thành viên ở 6 sites làm việc khác nhau). Nếu dùng Facebook at Work có thể chia sẻ được nhiều thông tin hơn mà không sợ vấn đề bảo mật.
- Các đơn vị chưa triển khai MS Lync thì có thể dùng Facebook at Work để chat, meeting trong công việc. Hiện tại FPT Software dùng Lync rất tốt nên chức năng này chưa có giá trị.
Với FPT Software thì phải dùng kết hợp với Confluence (một dạng enterprise Wiki) mà đơn vị đã triển khai từ đầu năm 2014.
Đỗ Khắc
Ý kiến
()