Cùng với sự tăng trưởng nhanh của hệ thống FPT Long Châu, việc đặt hàng diễn ra với tần suất dày hơn, số lượng nhà cung cấp quá lớn - lên đến 800, số lượng mã hàng cũng cực lớn: 16.000. Trong khi nhu cầu hàng hóa về nhanh nhất, việc sắp lịch thủ công không đảm bảo tính chính xác. Đơn hàng gửi nhiều, nhưng tình trạng ùn tắc tại kho tổng diễn ra liên tục, gây tắc nghẽn, đứt gãy trong khâu kiểm - nhận hàng.
Các nhà cung cấp có thể đến cùng lúc và không hẹn trước, gây ùn ứ kéo dài. Thời gian chờ trung bình của mỗi nhà cung cấp khi đến giao thường lên đến 3 giờ, đỉnh điểm là một ngày. Kho tổng bị động, năng suất không đồng đều giữa các ngày, các khung giờ. Hai bên cùng mệt mỏi dẫn đến những mâu thuẫn không đáng có. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động vận hành của hệ thống và việc chậm hàng cho shop: thời gian hàng chết bị kéo dài, gây đọng vốn và tình trạng hết hàng ở cửa hàng.
Trước tình trạng đó, nhóm tác giả Trần Hoài Anh và Huỳnh Quang Long (FPT Long Châu) đã xây dựng công cụ đặt lịch phân luồng giao hàng tại kho tổng. Công cụ được nhà cung cấp trực tiếp sử dụng nhằm chủ động đặt lịch giao nhận hàng với kho tổng FPT Long Châu.
Anh Huỳnh Quang Long cho biết: "Chúng tôi đã phải ngồi cùng với nhóm DX (chuyển đổi số) gần 2 tháng để xây dựng và sửa lỗi, sau đó là chạy thử 1 tháng. Khó khăn nhất là việc đào tạo các nhà cung cấp sử dụng theo hệ thống của Long Châu, trong khi với ngành dược, các nhà cung cấp cũng không giỏi về công nghệ thông tin lắm".
 |
| Nhóm tác giả Trần Hoài Anh và Huỳnh Quang Long (FPT Long Châu) |
Sau thời gian xây dựng và thử nghiệm, công cụ được đưa vào áp dụng thực tế từ tháng 10/2021. Công cụ mới đã giúp tối ưu tồn kho, giảm đọng vốn và giảm tình trạng hết hàng ở cửa hàng. Cụ thể, chỉ số Stock-out (tình trạng hàng hóa tạm thời hết hàng) xuống dưới 10% trong khi trước đây luôn dao động ở mức 15-18%. Đây là chỉ số cực kì quan trọng của ngành bán lẻ vì liên quan trực tiếp đến cơ hội bán hàng ở cửa hàng. Tổng tồn kho giảm từ 70 ngày bán hàng xuống 55 ngày bán hàng mà vẫn đủ hàng cho hệ thống.
Cạnh đó, năng suất, hiệu quả của đối tác, nhà cung cấp được nâng cao. Thời gian chờ giảm từ trung bình 3h xuống còn 30 phút. Các khâu kiểm soát, ghi nhận lịch giao thực tế của nhà cung cấp được tự động hóa chỉ với một cú click.
Đối tác, nhà cung cấp tối ưu được hậu cần, lịch giao hàng, nhân công giao hàng đồng thời với Long Châu. Điều này còn giúp tăng quan hệ đồng hành, tin tưởng trong hợp tác, từ đó có thêm thuận lợi cho Long Châu trong thương mại.
 |
| Giao diện ứng dụng đặt lịch, phân luồng giao hàng. |
Hệ thống giúp quản trị năng suất theo thời gian thực, theo dõi năng suất đến từng kho con, đầu người, số lượng nhà cung cấp. Cạnh đó, có thể tùy chỉnh năng suất theo thời vụ, dịch bệnh.
Hơn hết, sáng kiến đã giúp quản lý hoạt động nhập hàng chủ động và hiệu quả. Số lượng hàng được nhập vào mỗi ngày, đến từ nhà cung cấp nào có kế hoạch trước và nguồn lực sẽ được chuẩn bị trước tương ứng. Kế hoạch nhập hàng cũng được dự báo dễ dàng cho các tháng, quý sau để tuyển dụng, trang bị, thuê thêm kho bãi…một cách chủ động.
Theo nhóm tác giả, trong thời gian tới, hệ thống sẽ hướng đến đánh giá mức độ đáp ứng - năng lực của nhà cung cấp; mở rộng hệ thống đặt lịch xuống các trung tâm của nhà thuốc Long Châu để có thể giao trực tiếp, giảm tải kho, tối ưu chi phí; kết nối hệ thống đặt hàng vào hệ thống đặt hàng online với nhà cung cấp để ghi nhận toàn trình trong suốt quá trình làm việc với nhà cung cấp.
Vừa qua, sáng kiến đã đạt giải Vàng Chung khảo iKhiến số 3 - chương trình nhằm tìm kiếm, tôn vinh những sáng tạo của người FPT.
| Mục tiêu của iKhiến là nuôi dưỡng, khuyến khích, truyền cảm hứng cho người F phát triển những sáng tạo hữu ích, giải quyết các vấn đề nội tại và đem đến giá trị cho khách hàng và tiến tới thương mại hoá. Năm nay, iKhiến chia 2 bảng sáng kiến: Sáng kiến về sản phẩm, dịch vụ và Sáng kiến về và quy trình quản trị, công cụ và phương tiện làm việc. Cụ thể, bảng A sẽ quy tụ những cải tiến cho các sản phẩm, dịch vụ đã thương mại hóa của FPT; hoặc phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới. Bảng B là sự đối đầu giữa những cải tiến về quy trình làm việc hiện hành; sáng kiến về phương pháp làm việc mới và những sáng kiến cải tiến công cụ và phương tiện làm việc hiện hành;công cụ và phương tiện làm việc mới dưới dạng vật thể (máy móc, thiết bị, linh kiện...) hoặc phi vật thể (ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý…). Việc chia bảng nhằm tạo sự đồng hạng, giúp tác giả/nhóm tác giả tự tin cọ xát trong lĩnh vực của mình do quy mô, mục đích sản phẩm, đối tượng hướng tới và hàm lượng công nghệ của các sáng kiến khác nhau. FPT khuyến khích những sáng kiến mang đậm dấu ấn cá nhân và đã được ứng dụng vào thực tế hoạt động của FPT, thể hiện tinh thần “tư duy người chủ” - làm chủ công việc của mình. |
Thủy Minh
Ý kiến
()