Từ chối SAP, FPT Retail tự xây dựng thành công hệ thống chuỗi bán lẻ

Tròn 10 năm giong buồm ra khơi, FPT Retail là đơn vị non trẻ nhất tập đoàn nhưng đã thu được những kết quả vượt trội. Hiện nay, với tổng số 400 cửa hàng trên toàn quốc, doanh thu năm đạt trên 10.000 tỷ đồng, đơn vị đã trở thành thế lực thứ hai trong ngành bán lẻ công nghệ Việt Nam. Thành công đó không chỉ nhờ nỗ lực và trí tuệ của con người mà còn có dấu ấn sâu sắc của việc ứng dụng Hệ thống CNTT trong quản lý doanh nghiệp, cụ thể là giải pháp ERP cho ngành bán lẻ. Trải qua 3 năm tự nghiên cứu và xây dựng, FPT Retail đã tự phát triển thành công Hệ thống quản lý chuỗi bán lẻ cho riêng mình mà không phải mua bất kỳ giải pháp tốn kém nào của nước ngoài.

Hiện nay, đa số tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công. Có nhiều tên tuổi lớn chuyên cung cấp các giải pháp ERP như SAP, Oracle, Dynamic... Tuy nhiên, việc áp dụng ERP với ngành bán lẻ đòi hỏi những yêu cầu riêng mà không phải hệ thống của các tên tuổi nổi tiếng có thể áp dụng ngay được.

Các thành phần của Hệ thống quản lý chuỗi bán lẻ FPT Shop.

Theo anh Nguyễn Quốc Lực, Giám đốc Hệ thống Thông tin của FPT Shop, đơn vị đã dùng thử các giải pháp của SAP do FPT IS, FPT Telecom và FPT Software hỗ trợ triển khai nhưng vẫn không thành công. “Bán lẻ là một ngành rất chi tiết, phải là người am hiểu về ngành mới có thể làm được. Chúng tôi đã thử hợp tác với nhiều đối tác, ứng dụng các giải pháp khác nhau, nhưng khi mô tả, họ vẫn không thể hiểu hết cái mình cần và làm ra một sản phẩm hoàn toàn khác, không thể ứng dụng được. Điều này gây lãng phí thời gian, công sức và chi phí song lại không hiệu quả”.

Có nhiều hệ thống ERP tốt cho bán lẻ nhưng chi phí rất đắt, gấp 5 lần như SAP Retail, Microsoft Dynamic Retail… Nhưng đây là các phần mềm mẫu nên chỉ phù hợp được 60-70%, phần còn lại vẫn phải tự xây dựng thêm. Song việc xây dựng thêm đó cũng phải thuê chuyên gia rất giỏi mới viết tiếp được 30-40% đó. Vì thế, phương án này cũng gây tốn kém mà không đáp ứng được thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hơn nữa, điểm khác biệt lớn nhất của ERP cho ngành bán lẻ là sự kết hợp giữa Front Office (F.O - xử lý các nghiệp vụ tại các điểm bán lẻ) và Back Office (B.O - hỗ trợ hoạt động trung tâm như mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân phối hàng hóa cho các điểm bán lẻ...). Vì vậy, ngoài hệ thống B.O hoạt động giống như một giải pháp ERP thông thường thì còn đặt ra yêu cầu kết nối với F.O. 

Ngoài ra, đặc thù kinh doanh của ngành bán lẻ là không ngừng mở thêm cửa hàng và sản phẩm. Do đó, ERP cho ngành này cũng phải có tính linh hoạt, có khả năng mở rộng để đáp ứng các hoạt động đa dạng. Chẳng hạn, FPT Shop đang bán các mặt hàng CNTT - Viễn thông mà muốn bán thêm sữa, thực phẩm thì giải pháp ERP phải có thêm các module để quản lý những loại hàng hóa, dịch vụ mới này với những đặc điểm riêng.

Một điểm tưởng như không liên quan nhưng lại có quan hệ rất chặt chẽ với ngành bán lẻ là việc quản lý bất động sản. Các doanh nghiệp trong ngành như FPT Shop thường phải quản lý rất nhiều cửa hàng, có cửa hàng do đơn vị sở hữu, có cửa hàng đi thuê với diện tích vừa đủ, lại có cửa hàng chỉ sử dụng một phần rồi cho thuê lại. Những vấn đề này rất cần một module quản lý riêng.

Do đó, FPT Shop lựa chọn cách tự thành lập đội ngũ riêng để nghiên cứu giải pháp ERP riêng cho doanh nghiệp của mình. Từ 2014-2016, chỉ với 40 kỹ sư, đơn vị đã xây dựng thành công hệ thống ERP phức tạp cho ngành bán lẻ, tiết kiệm rất nhiều chi phí mà vẫn đáp ứng được nhu cầu của hoạt động kinh doanh.

Nhờ việc tự nghiên cứu và phát triển, FPT Retail đã tiết kiệm được khoản chi phí khổng lồ nếu phải đi mua giải pháp của các hãng lớn và thuê đơn vị triển khai. Đơn cử, nếu mua hệ thống của SAP, đơn vị sẽ phải chi ra khoảng 10 triệu USD. Trong khi đó, chi phí xây dựng hệ thống ERP của FPT Shop chỉ dựa trên tiền lương phải trả cho CBNV, với mức lương ước tính 150 triệu đồng/người/năm.

Hiện, Hệ thống quản lý chuỗi bán lẻ FPT Shop gồm 11 hệ thống quản lý toàn bộ quy trình, hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, tiền lương, bán hàng, mua hàng và dự báo mua hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng, bảo hành, báo cáo phân tích, tài chính, kế toán, quản lý công việc. 

Hiện nay, hệ thống thông tin của FPT Shop đã được tin học hóa 100%, tiến tới tự động hóa và thông minh hơn. Tất cả công cụ, phần mềm đã giúp cho hoạt động quản lý bán hàng, mua hàng, kho bãi, bảo hành, chăm sóc khách hàng… dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu trước đây, nhân viên FPT Shop phải ngồi tính toán, quyết định mua bao nhiêu hàng để đáp ứng đủ số bán mà không bị tồn kho quá nhiều thì nay dựa trên dữ liệu sẵn có, hệ thống sẽ phân tích và đưa ra con số gợi ý chính xác và nhanh chóng hơn. Hệ thống thông minh tự động liên kết các con số và tính toán giá trị tiếp theo. Nó cũng bám theo mục tiêu tăng trưởng 40% mỗi năm của FPT Shop để tính toán các con số bán hàng, so sánh để biết có thể đạt hay không hoặc còn thiếu bao nhiêu % doanh số mới đạt kế hoạch…

Hệ thống của FPT Shop khá non trẻ so với hai đối thủ lớn trong nước là Thế giới di động và Viettel Store. Tuy nhiên, theo đánh giá của các chuyên gia trong ngành, ERP của FPT Shop không thua kém gì hai đơn vị này. Với đối thủ cùng ngành ở nước ngoài, ví dụ hệ thống bán lẻ AEON Nhật Bản - đơn vị đã mua ERP Retail của các nhà cung cấp xứ sở mặt trời mọc - được đánh giá tốt nhưng cồng kềnh, phức tạp, lắp ghép từ nhiều phần mềm khác nhau nên chi phí rất lớn.

Giám đốc Hệ thống CNTT FPT Shop nhìn nhận, hệ thống ERP này đang đáp ứng được 95% yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, môi trường kinh doanh bán lẻ ngày càng khắc nghiệt, đối thủ liên tục đổi mới, nhu cầu của khách hàng cũng không ngừng thay đổi nên FPT Shop cần hoàn thiện và bố sung nhiều tính năng mới để đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh của đơn vị. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chuỗi bán lẻ của FPT Retail là một trong 19 sản phẩm đề cử tham gia FPT Tech Awards 20016, ở hạng mục Ứng dụng CNTT trong quản trị.

Tử Quyên