1. Nếu bạn muốn nhận ít email hơn, đừng gửi ra quá nhiều
Điều này lố bịch một cách đơn giản giống như một vấn đề rất phổ biến. Tôi đã tìm ra quy tắc vàng của việc quản lý email: hãy gửi ít hơn.
Trước tiên, quy tắc này hình thành trong quá trình làm việc tại công ty trước đây của tôi, nơi hai đồng nghiệp thân thiết của tôi đã kết thúc công việc và rời khỏi đó chỉ vỏn vẹn trong vòng vài tuần. Họ là những người có khả năng kết nối cực kỳ giỏi, làm việc chăm chỉ và như bạn biết đấy, họ gửi rất nhiều email. Khi họ còn làm tại công ty, nhịp độ nhận email của chúng tôi hoàn toàn bình thường. Tôi đã không hề theo dõi cho tới khi họ nghỉ việc, tôi mới nhận ra rằng số lượng email tôi nhận mỗi ngày đã tăng lên nhanh chóng từ 20% tới 30%.
 |
| Trong năm năm điều hành LinkedIn, Jeff đã tạo được nhiều cảm hứng làm việc cho nhiều nhân viên, cho lĩnh vực truyền thông xã hội và cả giới đầu tư chứng khoán. Ảnh: Boempire. |
Hóa ra, không chỉ vì những email của họ làm phát sinh các vấn đề của hộp thư đến, mà còn do phản hồi của tôi đối với những email đó, phản hồi của những người được thêm vào cuộc thảo luận đó, phản hồi của những người được cc vào để theo dõi, và rất nhiều phản hồi khác.
Sau khi nhận ra được vấn đề cốt yếu này, tôi quyết định thực hiện một cuộc thử nghiệm: tôi sẽ không viết một email trừ phi nó thực sự cần thiết. Kết quả: tôi nhận ít email hơn và có thể điều khiển được hộp thư đến của mình. Tôi đã cố gắng để gắn điều này với các quy tắc tương tự kể từ lúc đó.
2. Đánh dấu chưa đọc
Khi bạn đang “bay lơ lửng” trong hộp thư thoại Outlook, một cú nhấp chuột phải đơn giản sẽ đưa ra cho bạn hàng loạt lựa chọn. Một trong số chúng, là đánh dấu chưa đọc - đã thay đổi cách làm việc của tôi từ những điều cơ bản nhất.
Đánh dấu email "chưa đọc" giúp tôi có thể lướt qua hộp thư đến của mình một cách nhanh hơn, phản hồi những gì cần thiết, xóa những điều tôi cho là không thích hợp, đánh dấu chưa đọc những việc mà tôi sẽ dành thời gian trả lời khi tôi có thời gian. Điều này làm giảm bớt áp lực tôi phải làm tất cả mọi thứ trong một thời điểm, vì nếu có một email cực kì quan trọng bay đến hòm thư của tôi, nó có thể bị “biến mất” mãi mãi trong mớ bòng bong hộp thư đến.
Tôi luôn cố gắng kết thúc một ngày với ít email chưa đọc nhất có thể, với mục đích là không có một email nào. Nếu tôi không thể hoàn thành mọi thứ trong đêm hôm đó, tôi sẽ bắt đầu sáng hôm sau bằng việc giải quyết các email chưa đọc nhận được trong ngày hôm trước.
3. Thiết lập một thói quen
Hơn bảy năm về trước, tôi đã lập một thói quen đặc biệt hằng ngày trong tuần làm việc: thức dậy trong khoảng thời gian từ 5h-5h30 sáng, dành trọn một giờ để đọc hộp thư đến; đọc tin tức mới trong ngày; ăn sáng và chơi với mấy đứa nhỏ; tập thể dục; đến công ty; dành khoảng hai giờ cho "chiến hữu" mỗi ngày; về nhà; chúc con gái ngủ ngon; ăn tối cùng vợ; và thư giãn trong khi xem TV (tôi thường xuyên dọn dẹp sạch sẽ hộp thư đến, các thư quảng cáo trong lúc đang xem một vài đoạn tẻ nhạt). Hóa ra, hộp thư đến của tôi rất dễ quản lý nếu bản thân tôi gắn bó với một thói quen nào đó.
4. Cẩn thận với câu chữ của mình
Câu chữ luôn rất quan trọng. Chọn lọc chúng thật cẩn thận khi gửi email để tránh sự hiểu sai và hiểu nhầm. Một cách để gửi email chính xác là viết đúng ngay từ đầu, sẽ rất khó để bạn mắc sai lầm trong các lần tiếp theo, ví dụ như hỏi các câu hỏi, làm rõ các vấn đề ngay từ đầu. Nhóm của bạn tập trung vào vấn đề đó nhiều đến đâu thì chúng sẽ được giải quyết nhanh chóng đến đấy.
5. Nghĩ về người nhận trước khi gửi
Điều này đúng với khá nhiều người, các mục “To”, “Cc”, “Bcc” dường như đang được hiểu một cách đồng nghĩa. Nhưng chúng không phải vậy. Chúng được sử dụng để phân biệt rõ ràng giữa “email được gửi cho những ai”; “ai sẽ là người phản hồi lại email của bạn (To); và ai sẽ là người theo dõi toàn bộ câu chuyện và có phản ứng trong các tình huống thích hợp (Cc).
6. Thông báo “Đã nhận được”
Một ví dụ đơn giản thế này: nếu người gửi email đã tốn thời gian để đưa bạn vào mục “To” (và rõ ràng là nó được gửi cho bạn và những người mà họ Cc), hãy dành một chút thời gian để thông báo là bạn đã nhận được. Phản hồi này không phải là bạn trả lời những gì họ hỏi hoặc yêu cầu, mà là xác nhận bạn đã nhận email đó, không cần thêm thông tin bổ sung gì cả, bạn sẽ trả lời khi có thời gian.
7. Tận dụng những gì có thể offline
Email là một công cụ rất hữu ích nếu chúng được sử dụng đúng cách, nhưng chúng cũng trở thành công cụ “phá hoại” nếu bạn dùng sai cách. Một trong những ví dụ điển hình là dùng email để liên lạc với nhiều người khác nhau, khi những chủ đề nhạy cảm đó được rò rỉ ra ngoài và tạo ra những cuộc tranh cãi thì đây hẳn rằng không phải một phản hồi tích cực.
Nếu bạn thấy bản thân mình là tâm điểm của một cuộc cãi vã gay gắt trực tuyến, thì hãy làm cho mình một đặc ân: cố gắng dừng nó lại. Sau đó, hãy nhấc điện thoại lên hoặc đi thẳng tới văn phòng của những người liên quan để có cuộc nói chuyện trực tiếp. Sự tương tác mặt đối mặt sẽ giúp bạn thảo luận lại tất cả những vấn đề trong email đã bị mất đi và giúp bạn ngăn ngừa được sự tranh luận không cần thiết hoặc dập tắt ngọn lửa “chiến tranh” trước khi chúng bắt đầu.
>> Vén màn thương vụ Microsoft mua LinkedIn giá khủng
Nguyên Văn (theo Forbes)
Ý kiến
()