Phần mềm ‘triệu đô’ giúp số hóa hệ thống phân phối

Vừa được phát triển trong năm 2020, giải pháp quản lý toàn diện hệ thống phân phối cho doanh nghiệp ngành hàng tiêu dùng nhanh (Digital Distribution Central) đã nhanh chóng mang về hợp đồng triệu đô cho FPT Software.

Giải pháp quản lý hệ thống phân phối vốn đã có trước đây. Tuy nhiên vẫn còn nhiều bất cập trong quá trình vận hành do đã phát triển từ 5-7 năm về trước, không phù hợp với nhu cầu thị trường ở hiện tại. Sau khi lên ý tưởng, từ đầu năm 2020, anh Nguyễn Trí Thái (FPT Software) đã bắt tay vào việc xây dựng lại giải pháp mới, gồm hai giai đoạn. Trước mắt, trong năm 2020, nhóm đã rà soát hệ thống cũ, tự động hóa hoàn toàn và bổ sung các tính năng cho khách hàng trải nghiệm. Giai đoạn hai sẽ phân tích data để đưa ra những báo cáo chiến lược cho công ty.

Bắt đầu lên ý tưởng từ đầu năm 2020, anh Nguyễn Trí Thái dự kiến xây dựng giải pháp gồm hai giai đoạn.

Giải pháp mới sẽ hệ thống hóa toàn bộ nghiệp vụ của quản lý phân phối, như: khuyến mãi, trưng bày, mua - bán, xây dựng đội ngũ bán hàng,… Tất cả đều được đưa lên hệ thống, số hóa và quản lý tự động. “Đây sẽ là vũ khí mới, toàn diện hơn cho những nhà quản lý”, anh Thái chia sẻ. Liên quan đến kiến trúc hệ thống, trước đây, hệ thống phân phối vận hành riêng rẽ, các báo cáo phân tích được cập nhật chậm, mất nhiều thời gian và không mang tính chất “thời sự”. Với giải pháp mới “real-time data”, các báo cáo về năng lực bán hàng được cập nhật hằng giờ và đưa ra những phân tích thị trường, giúp nhà quản lý có thể theo dõi liên tục.

Hiện tại, các công ty sản xuất sẽ phân phối đến các đại lý (primary sales), đại lý sẽ tiếp tục phân phối lại cho các cửa hàng - nơi sản phẩm đến với người tiêu dùng (secondary sales). Nếu những công ty không có hệ thống phân phối sẽ không quản lý được tầng secondary sales hoặc nếu có sẽ bị ngăn cách với người tiêu dùng bởi hệ thống phân phối. Khi áp dụng giải pháp mới của FPT Software, công ty sản xuất có thể tiếp nhận trực tiếp phản hồi từ người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm, giá cả, chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi… của mình. Nhà sản xuất sẽ nắm bắt được mức độ hài lòng của khách hàng để đưa ra chính sách marketing hợp lý. Những giải pháp cũ sẽ không giải quyết được vấn đề này.

Giải pháp giúp nhà phân phối giải quyết những tồn đọng trong việc quản lý phân phối.

Hầu hết, các công ty hiện tại đã có giải pháp về hệ thống phân phối, tuy nhiên chỉ mới dừng lại ở mức 20-30% nghiệp vụ, như: quản lý kho ở dưới nhà phân phối, bán hàng,… Với 16 năm kinh nghiệm kể từ khi gia nhập FPT Software, anh Nguyễn Trí Thái tin rằng còn rất nhiều lĩnh vực, nhà sản xuất đang bị lãng quên. Và nếu không đáp ứng được hết phần bán hàng ngoài thị trường, đồng nghĩa hệ thống phân phối đang bị sử dụng không hiệu quả, theo kiểu ép buộc.

Khi áp dụng giải pháp mới, nhà sản xuất có thể quản lý những khách hàng thân thiết của sản phẩm. Đối với các phản hồi cơ bản, hệ thống sẽ tự động trả lời. Nếu phản hồi có tính nâng cao, hệ thống sẽ tự động phân loại và gửi đến đội ngũ xử lý thông tin. Giải pháp sẽ được xây dựng linh hoạt tùy vào tổ chức của mỗi công ty. Nhờ tích hợp với Zalo, khi áp dụng giải pháp quản lý phân phối mới, những khách hàng thân thiết sẽ được tập hợp, có thể nhận thông tin khuyến mãi và dễ dàng phản hồi sản phẩm.

Anh Nguyễn Trí Thái nhận giải Bạc chung khảo iKhiến số 4.

Giải pháp cũng cung cấp tối đa thông tin trên tablet, salesman có thể có toàn bộ thông tin liên quan đến cửa hàng, như: lịch sử bán hàng, thời vụ, vùng địa lý,… để có thể đưa ra gợi ý cho khách hàng. Ngoài ra, tất cả hoạt động của salesman cũng được cập nhật liên tục cho quản lý. Với những công ty chưa áp dụng hệ thống quản lý phân phối, hiệu quả công việc có thể tăng lên đến 50%, việc phân tích dữ liệu cải thiện 80% thời gian và độ chính xác và có thêm những chương trình nhằm tăng độ thỏa mãn người dùng và tiết kiệm chi phí vận hành đến 30%. Còn những đơn vị sử dụng hệ thống cũ, năng suất cũng dự kiến tăng lên 30%.

Sau khi hoàn thiện giai đoạn 1, giải pháp đã nhanh chóng nhận được thỏa thuận hợp tác với Tổng công ty Bia - Rượu - Nước giải khát Sài Gòn (Sabeco). Anh Thái và các cộng sự sẽ tiến hành tư vấn áp dụng giải pháp cho hệ thống hơn 600 đại lý phân phối của Bia Sài Gòn trong thời gian 18 tháng, với giá trị hợp đồng vào khoảng 2,5 triệu USD. Nhóm cũng thành lập hotline để khách hàng liên hệ khi có thắc mắc trong quá trình vận hành giải pháp. Với những gì đã làm được, phần mềm quản lý hệ thống phân phối đã giành giải Bạc ở vòng chung khảo iKhiến số 4 vừa qua.

Video quy trình hoạt động của hệ thống quản lý phân phối: