Thư ký dự án S7: 'Tôi hay bị nói vui là… tai mắt của sếp'

Cùng Chungta.vn trò chuyện với Nguyễn Hạnh Nguyên - Thư ký dự án Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (do FPT IS đang triển khai tại Bộ Tư pháp), kiêm Trợ lý ban lãnh đạo khối Chính phủ FPT IS - về chặng đường từ một tân cử nhân chưa biết gì về công nghệ đến "tai mắt của sếp" ttrong một dự án Chính phủ quy mô.

- Phóng viên: Cơ duyên nào đưa một cô gái 23 tuổi đặt chân vào FPT?

- Nguyễn Hạnh Nguyên: Trong khoảng thời gian học tập ở Mỹ, tôi có cơ hội thực hiện một dự án nghiên cứu thị trường với Văn phòng Hợp tác Toàn cầu thuộc Bộ Ngoại giao Mỹ. Trải nghiệm này cho tôi cơ hội tiếp cận với nhiều thông tin quan trọng về chính sách ngoại giao của Mỹ với các nước đang phát triển, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á. Từ đó, tôi thấy được các hạng mục tiềm năng đang được Mỹ và các nước phát triển quan tâm đầu tư vào các thị trường đang phát triển theo hình thức đầu tư công. 

Sau khi tốt nghiệp, tôi quyết định về Việt Nam, lựa chọn làm việc tại Khối Chính phủ FPT IS để được trực tiếp tham gia vào quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam.

Tôi gia nhập FPT IS vào thời điểm đặc biệt, tháng 10/2025. Khi đó, FPT bắt đầu triển khai Chương trình S7 nhằm tổ chức triển khai hiệu quả, đúng tiến độ các dự án chuyển đổi số cho bộ, ngành và địa phương, cùng các nhiệm vụ FPT được giao trong các nghị quyết, kế hoạch và chương trình hành động thực thi "Bộ Tứ chiến lược".

- Ngày đầu tiên đi làm của bạn diễn ra như thế nào? Làm việc với các lãnh đạo của Khối và đối mặt với các thuật ngữ chuyên ngành có làm bạn bị "sốc nhiệt" hay "choáng ngợp" không?

- Không chỉ ngày đầu, mà có lẽ là 3 tháng đầu, tôi đi làm trong trạng thái vô cùng căng thẳng. Hồi đó, tôi được giao làm trợ lý số liệu cho Giám đốc điều hành, xử lý một khối lượng thông tin liên quan đến hơn 2.000 cơ hội sắp ký hợp đồng của các trung tâm kinh doanh. Khí đó, tôi còn chưa kịp nhớ hết mặt mọi người, dữ liệu đối với tôi chỉ là những con số vô hồn. Tôi máy móc viết báo cáo tuần đến mức bị hỏi: "Em nhìn số tiền như vậy mà không có cảm xúc gì sao?".

Thời điểm tôi vào công ty là quý IV/2025, lúc các đơn vị đang gấp rút hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra để tổng kết năm. Việc hỗ trợ ban lãnh đạo thu thập thông tin là một phần quan trọng để đưa ra quyết định kinh doanh trong khoảng thời gian ngắn, nên việc chỉ máy móc nhập dữ liệu vào báo cáo không được coi là hoàn thành công việc.

Để hiểu hết được các dữ liệu trong báo cáo, tôi cần chủ động làm việc với các giám đốc trung tâm kinh doanh, trung tâm sản xuất, PMO (Văn phòng Quản lý dự ản), PQA (Bộ phận Đảm bảo chất lượng), Nhân sự. Mỗi trung tâm, mỗi nhóm/cụm dự án lại có những đặc thù riêng, cả về công việc lẫn phong cách làm việc. Tôi phải thích nghi cực nhanh và rất linh động để đảm bảo thu thập đúng, đủ thông tin. Đồng thời, phối hợp với các đầu mối khác nhau để nhìn được nhiều khía cạnh của dự án, hỗ trợ các trung tâm kinh doanh ký kết hợp đồng thành công và các trung tâm sản xuất nghiệm thu suôn sẻ.

- Vậy đến hiện tại, một ngày làm việc của Nguyên như thế nào?

- Đặc thù công việc của tôi nằm lai giữa "công việc hành chính" và "chạy dự án". Vì vậy, mỗi ngày sẽ khác nhau.

Thông thường, đến các mốc thời gian theo tuần/tháng/quý, tôi sẽ sắp xếp để lấy đủ thông tin cập nhật tiến độ triển khai dự án cho PMO, gửi báo cáo quản trị vận hành cho PQA, gửi hồ sơ bảo lãnh dự thầu cho AF (Ban Tài chính kế toán).

Hàng tuần, tôi cùng các bạn thư ký dự án tại các trung tâm sản xuất sẽ cập nhật thông tin tiến độ triển khai dự án qua đầu mối PMO, và các cơ hội sắp ký kết hợp đồng qua đầu mối thư ký ban điều hành.

Để hoàn thành được công việc, chúng tôi cần đóng vai trò như sợi chỉ gắn kết các thành viên trong đội dự án. Việc duy trì kết nối và hiểu rõ phong cách làm việc của mỗi thành viên là điều quan trọng.

- Thư ký dự án và Trợ lý Ban lãnh đạo là hai vai trò khác nhau. Nguyên phân chia thời gian và năng lượng giữa hai việc đó ra sao? Có lúc nào hai vai đó xung đột nhau không?

- Ở thời điểm nhận quyết định xuống ngồi trực tiếp cùng đội dự án Dịch vụ Công để sát sao tiến độ báo cáo triển khai của các quản lý (Dev Lead, PM), tôi hay bị "nói vui" là… tai mắt của sếp. Bởi thực tế, hai vai trò này bổ trợ trực tiếp cho nhau. Ngồi cùng đội dự án giúp tôi trực tiếp sát sao tiến độ và nắm rõ cách vận hành của từng thành viên, qua đó hiểu và xử lý dữ liệu báo cáo dễ dàng hơn.

Trước kia, việc lấy thông tin tiến độ dự án rất vất vả do không có đủ dữ liệu, dẫn đến việc phải giải trình rất mất công. Giờ "tai mắt của sếp" xuống "ốp" trực tiếp cán bộ, việc thu thập dữ liệu báo cáo phục vụ tính chỉ tiêu trở nên trơn tru hơn rất nhiều. Lúc này, tôi sẽ phải đóng vai trò trung gian, giải thích cho các bên hiểu được tầm quan trọng của công việc tôi đang làm, mỗi người đều vì tập thể để giúp công việc suôn sẻ hơn.

- Bí kíp "sống sót" của bạn là gì? Có công cụ công nghệ hay AI nào trợ giúp em trong việc quản lý khối lượng công việc khổng lồ này không?

- Trước khi vào FPT, tôi không phải là dân công nghệ. Từ khi vào đây, nhìn các anh em kỹ thuật code bằng AI mà tôi cũng say sưa dùng AI theo, dùng nhiều đến mức tôi thấy mình coi AI như một người bạn thân. Cái gì tôi cũng sẽ hỏi AI trước vì AI luôn sẵn sàng 24/7. AI giúp tôi giảm thiểu thời gian và công sức tra cứu, thu thập và đọc hiểu thông tin.

Ngoài ra, đặc thù công việc của tôi là nhiều phát sinh không thể tính trước hay sắp xếp theo lịch trình có sẵn. Nhờ AI, tôi có thể giải quyết một khối lượng công việc lớn hơn trong cùng một khoảng thời gian, từ đó tôi bớt sợ đối mặt với tình trạng đùng cái một task (nhiệm vụ) mới rơi xuống đầu cần giải quyết gấp.

Hạnh Nguyên (hàng đầu, thứ 4 từ phải qua) chụp cùng lãnh đạo và các thành viên Chương trình S7.

- Nhìn lại hành trình từ tháng 10/2025 đến nay, khoảnh khắc nào khiến bạn cảm thấy tự hào nhất?

- FPT đã đưa tôi đi qua rất nhiều cung bậc cảm xúc, áp lực phát khóc cũng có mà vui quá cười mãi không ngớt cũng có. Giờ bảo tôi chọn ra một khoảnh khắc cũng khó, vì nhìn lại cả hành trình, tôi thấy mọi dấu mốc đều có tính tiếp nối và có vai trò quan trọng như nhau. Có lẽ tôi sẽ không chọn một khoảnh khắc cụ thể nào, mà sẽ đặt mục tiêu: đội dự án Dịch vụ Công sẽ về đích xuất sắc trong năm 2026. Toàn đội cùng về đích thắng lợi sẽ là mục tiêu lớn nhất và khoảnh khắc tôi tự hào nhất vì thành công nào cũng cần sự góp sức của một tập thể gắn kết.

- Môi trường làm việc tại FPT  trong mắt một Gen Z như bạn như nào? 

- Thú thực, ở thời điểm tôi mới bước vào Khối Chính phủ, xung quanh đa số là những người không cùng thế hệ Gen Z với tôi. Nhưng hiện tại, hội Gen Z cũng khá đông rồi. Môi trường làm việc chặt chẽ đối với tôi không phải là một vấn đề quá lớn, vì tôi vốn được rèn kỷ luật thép từ bé. Tôi thấy việc thiết lập quy củ chính là để thuận lợi cho việc chung của tập thể, đảm bảo tính thống nhất và thông suốt trong công việc. Một tập thể thành công thì mỗi cá nhân trong tập thể cũng được hưởng lợi trực tiếp từ thành công đó. 

Mỗi cá nhân hoàn toàn có thể thêm chút sáng tạo để mỗi giờ làm việc trở nên bớt căng thẳng hơn. Thêm chút lạc quan, thêm chút tích cực để mỗi ngày lại yêu đời thêm một chút. Tôi luôn nói vui với mọi người: "Đằng nào thì vẫn phải hoàn thành một khối lượng công việc lớn dưới một áp lực khổng lồ, vậy tại sao mình không tự giảm bớt căng thẳng cho mình?" Làm việc liên tục đến mức… ăn ngủ nghỉ cùng nhau ròng rã suốt mấy tháng trời. Cứ lạc quan yêu đời thêm một chút, cảm thấy mỗi ngày đi làm vì đam mê, thì khó mấy khổ mấy cũng vượt qua được hết.

Hà Vũ

• Tam ca S7 cùng hẹn Top 100 FPT
• Hơn 300 cán bộ quản lý FPT miền Trung tham gia đào tạo CASAN
• Cú ‘bẻ lái’ ngoạn mục của banker quốc tế sang PO dự án trọng điểm nhà F
• Những gợi mở ‘đáng tiền’ khi đơn vị nhà F đầu tiên tranh tài thực chiến AI
• Quỹ ngoại tỷ USD đánh giá cao cổ phiếu FPT về chi tiết này
• Bộ trưởng Công an Lương Tam Quang hoan nghênh FPT hợp tác Yamato thành lập phòng thí nghiệm AI