‘Sáng tạo nhỏ để tạo thay đổi lớn’

Lần đầu tham dự iKhiến, chị Trang gây bất ngờ khi đồng thời giật cú đúp giải Bạc và “Không khiến” với bộ công cụ tự động hoá GEN tài liệu Tư vấn - Sản xuất. “Sản phẩm này ra đời trước hết là nhằm phục vụ công việc của tôi”, chị Trang khẳng định. Là một tư vấn viên của khối Tài chính công (FPS), chị phải đảm nhận công việc thảo luận, chốt phương án sản phẩm, giải pháp với khách hàng và xây dựng bộ hồ sơ dự án.

Bộ công cụ tự động hoá GEN tài liệu Tư vấn - Sản xuất là sản phẩm chị Trang ấp ủ suốt 10 năm

Thông thường, mỗi bộ hồ sơ dày tới cả nghìn trang cần một team tư vấn viên thực hiện thủ công trong khoảng 6 tháng. “Cả đội 3, 4 người chỉ dám nhận 1 - 2 dự án/năm, mấy tháng trời thức trắng đêm để kịp hoàn thành tiến độ”, chị Trang kể. “Đó là chưa tính, nếu muốn chỉnh sửa một chi tiết nhỏ, cán bộ gần như phải “đập đi xây lại” toàn bộ hồ sơ”.

Bởi vậy, từ 10 năm trước, nữ cán bộ khối Tài chính công đã ấp ủ xây dựng công cụ giúp giảm thiểu thời gian và công sức của đội ngũ tư vấn. Ý tưởng đã có, nhưng chị mất khá hiều thời gian gom nhặt đa dạng các bản template làm kho dữ liệu, nhằm tăng tính chính xác của sản phẩm khi đi vào hoạt động.

Khoảng cuối năm 2017, một khách hàng từ đối tác Hải quan bất ngờ đề nghị đích danh chị Trang “cứu” một hồ sơ dự án được thẩm định liên tục trong 5 năm. Lúc này chị chỉ có 1 tuần để hoàn thành bộ hồ sơ trong khi nhóm lúc này chỉ còn chị và một đồng nghiệp nữ mới từ khối ERP chuyển về.

Khi ấy, ai cũng nghĩ Trang thực sự rơi vào thế khó: nhận thì không đủ thời gian, không nhận thì mất lòng vị khách đã nhiều năm hợp tác. Thời điểm chị nhận dự án, nhiều người can, cho rằng chị làm chuyện không thể. Nhưng Trang không nghĩ vậy. Đây là cơ hội để chị thử nghiệm ý tưởng đã ấp ủ từ lâu.

Một mặt nhận lời “cứu”, mặt khác chia sẻ với đồng nghiệp trong nhóm về bộ công cụ GEN tài liệu của mình, Trang dành nguyên 1 ngày chỉ để sắp xếp lại ý tưởng và lập trình cho sản phẩm. Vốn là nữ sinh giỏi của Đại học Bách khoa, lại từng kinh qua vị trí lập trình viên của nhà Hệ thống, bởi vậy việc code xây dựng sản phẩm với chị không quá khó khăn.

Từng là lập trình viên, chỉ sau 1 ngày code liên tục, chị Trang cho ra mắt sản phẩm hỗ trợ cán bộ tư vấn hoàn thành bộ hồ sơ dự án

Trước hạn 3 ngày, bộ công cụ tự động hoá GEN tài liệu Tư vấn – Sản xuất chính thức ra mắt khối FPS. Sáng tạo gồm 2 công cụ: GEN Usecase để xây dựng tài liệu thiết kế sơ bộ và GEN Biểu đồ hoạt động cho tài liệu thiết kế thi công.

Trang lập tức sử dụng Gen Usecase - bộ phận đầu tiên trong bộ công cụ - nhằm tự động điền các mô tả chi tiết cần xây dựng theo các chức năng Nhập - Sửa - Xoá và thông tin hoạt động của sản phẩm mà đồng nghiệp đã “vẽ” sẵn. Chỉ trong 2 phút, hơn 1.000 trang mô tả trong hồ sơ thiết kế sơ bộ được hoàn thành. Hàng nghìn dòng mô tả vốn cần đến 2 tháng trời làm ngày làm đêm, nay được máy tự động điền theo các chức năng.

Công việc của tư vấn viên chưa dừng lại ở đó. Với mỗi dòng mô tả, chị Trang còn cần vẽ, chỉnh thủ công những thông tin đó thành các sơ đồ thể hiện cơ chế hoạt động của phần mềm, giải pháp. Những hình vẽ này sau đó được tập hợp đưa vào bản tài liệu thiết kế thi công.

Với dự án mang biệt danh “cứu”, Trang ước chừng cần hơn 3 tháng để team thực hiện tài liệu thi công. Nhưng với GEN Biểu đồ hoạt động - công cụ thứ hai trong bộ tool, việc này được thực hiện nhanh như một cái chớp mắt. Dựa trên bản mô tả từ GEN Usecase, công cụ sơ đồ hoá các mô tả đã viết thành hình vẽ, bảng biểu theo template có sẵn trong kho.

Hồi hộp nhìn những câu chữ và sơ đồ “nhảy” liên tục lên trang word, Trang và đồng nghiệp không khỏi phấn khích. “Vui lắm, giống như đứa con mình nuôi nấng bấy lâu cuối cùng cũng thành công. Công sức của tôi suốt 10 năm không hề uổng phí”, chị Trang chia sẻ.

Vài ngày sau khi gửi hồ sơ để khách hàng kịp đợt thẩm định, Trang nhận điện thoại thông báo kết quả bộ hồ sơ không chỉ đạt yêu cầu mà còn được ban thẩm định khen ngợi. “Nghe điện thoại xong, cả ngày hôm đó cứ thấy yêu đời lắm. Không chỉ “cứu” được dự án, tôi còn có thêm động lực để chỉnh sửa, hoàn thiện thêm và tăng cường ứng dụng bộ tool trong công việc hàng ngày của team”, Trang cười kể lại.

Cạnh đó, bộ công cụ GEN tài liệu Tư vấn - Sản xuất của chị còn giúp cán bộ có thêm thời gian đầu tư chất xám, “vẽ” thêm các chức năng phức tạp, tăng giá trị cho dự án. Theo chị, không chỉ tiết kiệm 88% chi phí nguồn lực, bộ công cụ còn giúp tăng 30% - 50% giá trị sản phẩm, giải pháp CNTT, từ tối đa 15 tỷ đồng lên khoảng 20 - 25 tỷ đồng. Sau thành công đó, đội dự án của chị được tin tưởng, nhận về thêm nhiều hợp đồng khác. Sau 1 năm áp dụng tool, thời gian hoàn thành hồ sơ của cả đội giảm trung bình từ 50% - 80%. Trong đó, thời gian thiết kế sơ bộ giảm từ 1-2 tháng còn 1-2 tuần tuỳ quy mô dự án. Còn tài liệu thi công nay chỉ cần ½ - 1/3 thời gian, khoảng 1 tháng cho 1 thiết kế.

Hiệu quả là vậy, nhưng thời gian đầu, một số đồng nghiệp trong khối FPS vẫn còn khá dè chừng và e ngại. “Có người bảo tôi tool này khiến các tư vấn viên lười, không học hỏi được kinh nghiệm làm hồ sơ. Nhưng không phải vậy”, chị khẳng định. “Bộ công cụ chỉ tự động hoá được những gì máy làm được. Cán bộ vẫn phải suy nghĩ, tìm tòi và “vẽ” ra các chức năng hữu ích để tăng giá trị cho dự án”.

Hiểu rằng mọi đổi mới, sáng tạo đều cần thời gian để mọi người làm quen, Trang không vội vàng phủ nhận mọi thắc mắc, nghi ngờ của đồng nghiệp. Với chị, chỉ con số hiệu quả mới là lời thuyết phục chắc chắn nhắt.

Không dừng lại ở những giá trị có thể thấy ngay như tăng giá trị dự án hay tiết kiệm chi phí nhân lực, điểm Trang ưng ý nhất với bộ công cụ là sự ảnh hưởng của nó tới cách làm việc của cán bộ Hệ thống. “Xây dựng cách làm việc chủ động, năng suất cho cán bộ công ty cũng như thay đổi cách nhìn của khách hàng về FPT IS là những lợi ích lâu dài tool mang lại”, chị chia sẻ.

Với Nguyễn Thị Thu Trang, một sáng tạo nhỏ đủ để tạo ra thay đổi lớn. Bởi vậy dù bộ công cụ mới chỉ được sử dụng trong bộ phận tư vấn viên FPS, nhưng chị hy vọng với hiệu quả trong 1 năm qua, sáng tạo này sẽ góp phần đổi mưới cách làm việc, suy nghĩ của nhà Hệ thống.

Hoàng Hương

• FPT IS lần đầu 'giật' Vàng ở iKhiến mùa 3
• iKhiến: Tăng giá trị hồ sơ lên 25 tỷ đồng với bộ công cụ GEN