Mục tiêu chính được đặt ra là “Đảm bảo FSB đạt kiểm định quốc tế ACBSP” (ACBSP là Hội đồng kiểm định các trường học và chương trình đào tạo về kinh doanh uy tín tại Hoa Kỳ). Bộ Key Result (KR) cụ thể bao gồm:
KR1: Xây dựng thành công kế hoạch tổng thể đón đoàn kiểm định ACBSP, bao gồm logistics, ngân sách và truyền thông nội bộ, trước ngày 20/2.
KR2: Hoàn thiện báo cáo tự đánh giá và tài liệu minh chứng theo yêu cầu của ACBSP.
KR3: Thiết lập và chuẩn hóa quy trình nội bộ phục vụ kiểm định quốc tế, hỗ trợ cho các kiểm định tiếp theo.
 |
| Anh Lê Công Nghĩa (trái) cùng đội ngũ chụp ảnh với Tiến sĩ Trần Quang Huy (Trưởng Ban Đào tạo FSB, áo cam). |
Thách thức chưa từng có tiền lệ
Đây là lần đầu tiên FSB thực hiện kiểm định ACBSP, hoàn toàn không có tiền lệ. Dự án lần này không chỉ yêu cầu hoàn thiện hồ sơ kiểm định mà còn phải xây dựng cả một hệ thống hỗ trợ lâu dài.
“Trong khi các trường khác trên thế giới mất trung bình 3 năm để đạt kiểm định, FSB chỉ có 1 năm để hoàn thành toàn bộ hồ sơ. Đây chính là thách thức lớn nhất” - anh Lê Công Nghĩa (Phòng Nghiên cứu và Phát triển FSB) chia sẻ. Vì thế, team phải chạy đua với thời gian cùng khối lượng công việc khổng lồ đầy tính phức tạp. Hàng trăm loại tài liệu, từ báo cáo học thuật đến dữ liệu nhân sự, đều phải được sắp xếp và trình bày theo đúng format quốc tế. “Nếu chỉ thiếu hoặc sai một chi tiết nhỏ, hồ sơ có thể bị đánh giá thấp hoặc yêu cầu bổ sung, kéo theo chậm tiến độ cả dự án”, anh nhấn mạnh.
Team đã nỗ lực không ngừng chạy đua với thời gian, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và đối tác quốc tế để hoàn thành được mục tiêu.
Chia nhỏ công việc, tiên phong ứng dụng AI
Phương châm “chia nhỏ để quản lý, rõ ràng để phối hợp và linh hoạt để xử lý” được đội ngũ áp dụng. Công việc lớn được phân thành từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm có một người chịu trách nhiệm cuối cùng, giúp mọi người biết rõ vai trò của mình và không bị “trôi” trách nhiệm.
Song song, team thiết kế template và checklist thống nhất cho tất cả loại tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian review và giảm lỗi vặt. “Liên tục cập nhật tình hình hàng tuần, chủ động gửi bản nháp sớm cho cố vấn ACBSP để lấy phản hồi từng phần” cũng là cách mà team áp dụng.
Điểm mấu chốt là việc tiên phong ứng dụng AI vào các bước then chốt của quy trình. Anh Nghĩa cho biết, AI đóng vai trò như một trợ lý kiểm định cực kỳ hiệu quả, từ: viết báo cáo, kiểm tra tính nhất quán của tài liệu, dịch thuật song ngữ các minh chứng... Việc này giúp rút ngắn 40-50% thời gian xử lý tài liệu và tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí thuê ngoài mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.
“Rất nhiều các công việc đã được thực hiện và thay thế bởi AI như gửi nhắc việc, tổng hợp báo cáo tiến độ, kiểm tra định dạng tài liệu… đều được tự động hóa, tiết kiệm rất nhiều công sức thủ công”, anh Nghĩa chia sẻ thêm.
Song song, việc thông suốt kênh CFR (Trao đổi - Phản hồi - Ghi nhận) giúp việc góp ý giữa các phòng ban, từ cấp lãnh đạo đến chuyên viên phụ trách được hiệu quả. Từ đó, dự án được đảm bảo về chất lượng và cả tiến độ.
 |
| Cán bộ Phòng Nghiên cứu và Phát triển FSB. |
“Quan trọng là sự gắn kết tập thể”
Kết thúc chặng đường, 100% các KR đều được hoàn thành đúng hạn. FSB chính thức đạt kiểm định ACBSP, đưa SeMBA thành chương trình duy nhất tại thời điểm hiện tại ở Việt Nam có kiểm định này ở bậc Thạc sĩ.
Sau chặng đường đầy áp lực, nhóm nhận ra để OKR tập thể thực hiện thành công, tinh thần đồng đội, sự gắn kết đội ngũ là điều quan trọng nhất. Vì thế, tập thể cần công khai ghi nhận đóng góp từng cá nhân, khích lệ kịp thời giúp team duy trì động lực xuyên suốt.
“Phân định rõ người chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng mục tiêu, tránh tình trạng chồng chéo; Chia nhỏ mục tiêu và kiểm tra liên tục giúp giảm áp lực và phát hiện vấn đề sớm; Chuẩn hóa công cụ và cách làm như đầu tư cho template, checklist giúp làm việc nhanh và thống nhất hơn; Ứng dụng AI có chọn lọc vào các công đoạn lặp lại, nặng tính thủ công để giải phóng thời gian cho đội ngũ, giúp họ tập trung vào những phần việc quan trọng hơn” - anh Nghĩa chia sẻ thêm về cách đưa OKR tập thể về đích “leng keng”.
Nam Dung
Ý kiến
()