Chị Nguyễn Thị Thu Phượng - Trưởng ban Mua sắm FPT chia sẻ với Chungta.vn về định hướng chiến lược.

Sau 10 năm phát triển, năm 2026 ngành dọc Mua sắm đang bước sang một chương mới, nâng cấp để đi xa hơn theo định hướng chung của Tập đoàn nhất là ở các trục AI, số hóa và phát triển đội ngũ chuyên nghiệp hơn.

Mục tiêu đầu tiên là go-live Cổng thông tin Mua sắm Đấu thầu online vào tháng 6/2026, việc này giúp FPT tiếp cận với nhiều Nhà cung cấp (NCC) một cách chuyên nghiệp, đồng thời góp phần chuẩn hóa quy trình, nâng cao tính minh bạch và củng cố uy tín của hoạt động mua sắm FPT. Hiện nay, chúng ta đang sử dụng hệ thống Epurchase dùng chung cho toàn FPT giúp số hóa các nghiệp vụ bên trong. Việc đưa Cổng thông tin quản lý mua sắm (Procurment) kết nối với Epurchase vào hoạt động là bước khép kín còn lại trong chuỗi quá trình Người đặt hàng - Người mua hàng - NCC. Như vậy, chúng ta sẽ số hóa được toàn trình quá trình mua sắm trên hệ thống thông tin, giúp rút tối ưu về mặt thời gian, nâng cao hiệu quả mua sắm, mình bạch trong lựa chọn NCC và đặc biệt xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc quản trị NCC.

Mục tiêu thứ 2 của ngành dọc Mua sắm, sau thành công của Chatbot Epur, là sẽ đưa AI vào sâu hơn trong các nghiệp vụ. AI không chỉ hỗ trợ tra cứu hay tìm kiếm thông tin đơn giản, mà sẽ được đưa vào trong các khâu như phân tích hồ sơ chào giá, đánh giá NCC, hỗ trợ cán bộ Mua sắm xử lý lượng lớn thông tin giúp đưa ra quyết định nhanh hơn, tốt hơn.

Tiếp theo, tối ưu chi phí mua sắm cho các công ty thành viên (CTTV) và toàn Tập đoàn luôn là nhiệm vụ quan trọng nhất của Mua sắm. Với tình hình thị trường hàng hóa biến động như năm nay, ngành tập trung phân tích các bài toán mua chung khó hơn, phức tạp hơn, giá trị cao hơn và đòi hỏi mức độ phối hợp sâu hơn giữa các CTTV, giữa đơn vị chuyên môn và bộ phận Mua sắm.

Ngoài ra, việc xây dựng đội ngũ Mua sắm chuyên nghiệp, xây dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng cho các cán bộ ngành dọc sẽ được triển khai cùng gói đào tạo riêng cho từng vị trí công việc. Định hướng dịch chuyển dần vai trò của Mua sắm từ chỗ bị động sang chủ động một phần. Thay vì chờ đơn vị gửi đề nghị rồi xử lý, team sẽ chủ động phân tích dữ liệu lịch sử mua sắm, thị trường đề xuất phương án và chủ động cùng đơn vị lập kế hoạch sớm hơn. Đây cũng là bước đi dài hơi để nâng cao tính chuyên nghiệp cho ngành.

Điểm thay đổi đầu tiên nằm ở bộ chỉ số đánh giá. Khi xác định phải đẩy mạnh minh bạch hóa và mở rộng tương tác với NCC qua cổng thông tin mua sắm, chúng tôi cũng đưa tiêu chí đánh giá tỷ lệ mua sắm, đấu thầu online qua Công thông tin Mua sắm vào KPI của các đơn vị. Từ một chỉ số chưa từng có, nay nó trở thành thước đo rõ ràng để thúc đẩy thay đổi.

Thay đổi thứ hai là nâng chuẩn đánh giá NCC. Chuyển từ đo tỷ lệ NCC được đơn vị sử dụng đánh giá 4 sao chuyển sang đo tỷ lệ nhà cung cấp đạt 5 sao. Điều đó cho thấy cách đánh giá không còn dừng ở mức chấp nhận được, mà hướng tới chuẩn cao hơn.

Bên cạnh đó, tuỳ vào điểm nghẽn của bộ phận Mua sắm từng CTTV, Ban Mua sắm FPT sẽ trao đổi, hướng dẫn và cùng thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc “6 Rõ” để giải quyết cho từng đơn vị theo bộ chỉ số đo tương ứng, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của các CTTV.

Một thay đổi khác cũng rất quan trọng là cách đánh giá vào hiệu quả công việc. Ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ và đạt KPI, năm nay chúng tôi đánh giá cao những cá nhân, đơn vị áp dụng những cách làm mới, có sáng tạo trong từng giao dịch mua sắm để giải quyết vấn đề, mang lại hiệu quả thực chất cho đơn vị.

Đặc thù của mua sắm là rất dễ rơi vào thế bị động vì phần lớn đầu việc đến từ yêu cầu của các đơn vị khác. Vì vậy, khi làm OKR, nhiều bạn thường có xu hướng lấy luôn các KPI vận hành hàng ngày đưa vào và có tính lặp lại theo từng kỳ. Đó là điều tôi muốn thay đổi.

Tôi khuyến khích các bạn chủ động chọn ra những điểm còn chưa tối ưu trong phạm vi công việc của mình để đưa vào OKR. Không cần đưa quá nhiều, nhưng phải chọn đúng việc đang vướng, lặp lại, chưa hiệu quả để tìm cách cải tiến. Cùng một mảng mua sắm, năm nay phải có mục tiêu rõ ràng về tối ưu hơn, nhanh hơn, tư vấn tốt hơn hoặc tiết kiệm tốt hơn bằng một cách làm mới.

Ở góc độ nghiệp vụ, “6 Rõ” cũng rất gần với công việc mua sắm hàng ngày khi xử lý mỗi ticket. Khi nhận yêu cầu, cán bộ mua sắm không nên chỉ cầm đề bài và đi mua ngay. Phải kiểm tra lại để làm rõ mục đích sử dụng, tiêu chuẩn đầu ra, ngân sách, thời gian cần hàng hóa, người dùng cuối và người chịu trách nhiệm, cách thức thực hiện phương án mua sắm nào phù hợp. Chính quá trình đó giúp mua sắm không còn là khâu thực hiện đơn thuần mà trở thành bộ phận có thể phản biện, tư vấn và đồng hành tốt hơn với đơn vị sử dụng.

Trong năm 2026, định hướng của chúng tôi là đưa “6 Rõ” vào từng đơn hàng, từng dự án và các mục tiêu phối hợp của cả Tập đoàn lẫn CTTV, để mọi người quen với một cách làm chi tiết hơn, chắc hơn và bớt vướng hơn khi triển khai mang lại hiệu quả cao hơn.

Năm 2026 sẽ tiếp tục là một năm nhiều biến động với thị trường hàng hóa và khó khăn cho ngành Mua sắm. Giá cả thay đổi, NCC có thể điều chỉnh điều khoản, các yếu tố đầu vào cũng không còn ổn định như trước. Vì vậy, điều tôi mong nhất ở đội ngũ là phải chủ động hơn. Không chờ biến động xảy ra rồi mới phản ứng, mà phải chủ động theo dõi thị trường, dự báo sớm, phân tích đơn giá và chuẩn bị phương án đàm phán tối ưu nhất.

Điều thứ hai là tiếp tục giữ tư duy “AI first” trong công việc. Mỗi cán bộ Mua sắm cần tự đặt câu hỏi AI có thể hỗ trợ gì cho phần việc của mình, nhất là những tác vụ lặp lại, những khâu phải xử lý nhiều dữ liệu, nhiều bước. Quan trọng hơn, các bạn cần chủ động đề xuất, thử nghiệm và đóng góp ý tưởng để cả ngành cùng tìm ra những ứng dụng, cách làm phù hợp nhất.

Bài: Trí Đức | Thiết kế: Khoiphm