Tổ chức sự kiện từng là bộ phận tạo ra sản phẩm offline (ngoại tuyến) đem lại doanh thu hơn 50 tỷ đồng năm 2019. Một bản kế hoạch đầy triển vọng cho 2020 đã được vạch ra, với trên dưới 20 sự kiện offline, trong đó có tới 3 giải chạy VnExpress Marathon với quy mô trên 5.000 vận động viên/giải, nhiều chương trình quy mô từ hơn 1.000 người trở lên như chuỗi sự kiện Diễn đàn kinh tế ViEF, ngày hội Trí tuệ nhân tạo AI4VN, cuộc thi nhảy Dance for Youth, Diễn đàn cấp cao Du lịch Việt Nam, cuộc thi về khởi nghiệp Start-up Việt 2020, Ngôi sao của năm, triển lãm ngành làm đẹp Beauty Expo…
Vậy nhưng sự xuất hiện của dịch Covid ngay đầu năm dường như đã giáng một "đòn chí mạng". Hết quý I, không có sự kiện offline nào được tổ chức. Theo dự kiến, các sự kiện tương tự có thể chung số phận đến hết quý II, thậm chí tình huống xấu nhất là có thể cả quý III và quý IV.
Ngay từ khi dịch chưa bùng phát quá mạnh, phòng Sự kiện đã cùng Ban lãnh đạo công ty đưa ra 3 kịch bản cho năm 2020, gồm kịch bản tươi sáng là dịch được kiểm soát ngay thời gian sau nghỉ Tết; kịch bản khó khăn là dịch có thể kéo dài 2-3 tháng; và kịch bản đen tối là Covid-19 trở thành đại dịch toàn cầu, kéo dài và có thể phải dừng tất cả sự kiện ngoại tuyến cho tới tận hết năm.
Với mỗi kịch bản, đơn vị đều lên những kế hoạch hành động tương ứng. Toàn bộ lịch trình các sự kiện được rà soát lại và tính toán lùi ngày tổ chức như các giải chạy VnExpress Marathon Hanoi Midnight, VnExpress Marathon Huế dự kiến tổ chức tháng 3 và tháng 4...
 |
| Góc Ban tổ chức VnExpress Marathon Quy Nhơn 2019. |
Các sự kiện có thể chuyển từ truyền thống lên nền tảng trực tuyến đã được chọn lọc và tiến hành triển khai. Sản phẩm V-race và Econference được đội sự kiện miền Nam kết hợp với kỹ thuật, sản phẩm và social của FPT Onine hình thành trong vòng 3 tuần để theo kịp thay đổi của tình hình dịch bệnh. Theo đó, VnExpress Marathon đã được "online hóa" thành giải chạy ảo V-Race mang thông điệp "Tôi an toàn" và Chuỗi series e-Conference với chủ đề "Xoay chuyển nghịch cảnh của Startup Việt"... Song song, các cuộc thi online được đẩy nhanh hơn bao giờ hết.
Thành viên hai đội của phòng gồm nội dung và điều phối đã dần thích nghi, cũng như làm công việc của đội còn lại. Các đội còn học cách làm việc và tổ chức sự kiện trên nền tảng online thay vì điều phối các sự kiện offline, tìm hiểu cách tạo ra nội dung cho sự kiện. Việc thay đổi nền tảng làm việc khiến khối lượng công việc của mỗi thành viên trở nên nhiều hơn. Tuy vậy, tất cả đều quyết tâm và có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao. Phòng Sự kiện vẫn làm việc liên tục trong cái yên ắng của giãn cách xã hội.
Gần nhất, giải chạy ảo V-Race cho phép người chơi tham dự miễn phí, thực hiện ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, với bất kỳ ai, theo tốc độ của riêng mình để nhận huy chương, giấy chứng nhận điện tử đã thu hút hơn 7.200 người tham gia từ 31/3.
Trưởng phòng Sự kiện FPT Online miền Bắc - chị Trần Thị Thu Phương cho rằng yếu tố quan trọng nhất trong thời chiến là lãnh đạo phải đưa ra được đường hướng, chiến lược một cách nhanh chóng, hiệu quả; và nhân viên cần đồng lòng, quyết tâm để thực hiện mọi nhiệm vụ được giao. "Khi tập đoàn kích hoạt làm việc trong "thời chiến", bản thân mỗi nhân viên FPT Online đã xác định mình là một chiến binh trong cuộc chiến chống Covid-19 cũng như sẵn sàng "một người làm việc bằng hai". Càng những lúc khó khăn, các thành viên trong phòng càng đoàn kết. Vì lẽ đó, tôi luôn tin tưởng đơn vị sẽ vững mạnh hơn khi "cơn bão" đi qua".
 |
| Trưởng phòng Sự kiện FPT Online miền Bắc - chị Trần Thị Thu Phương. Ảnh: NVCC. |
Công việc tổ chức sự kiện vốn luôn có những vấn đề khó khăn. Các kịch bản rủi ro luôn được xem xét và các khó khăn luôn cần được lường trước. Những lúc khó khăn nhất lại có thể là lúc tìm thấy nhiều cơ hội. Điều đó đang đúng với bộ phận tưởng chừng như bị Covid-19 hạ knock-out. Họ đã học và làm các sản phẩm online và có cơ hội tìm cách thích ứng với những hoàn cảnh thử thách nhất.
>> Phòng quảng cáo FPT Online vượt kế hoạch mặc Covid-19
Hà An
Ý kiến
()