Chủ nhật, 14/11/2021 | 10:11 GMT+7

100 ngày làm nên lịch sử triển khai ERP

Ngay giữa lúc đại dịch Covid-19 đạt đỉnh, FPT chỉ có 100 ngày để xây dựng hệ thống ERP hoàn toàn mới cho công ty xây dựng tư nhân lớn nhất Việt Nam. Chuyện này gần như là không thể, bởi thông thường, một hệ thống ERP phải mất tối thiểu 8 tháng đến 1 năm để hoàn thành.

100 ngày làm nên lịch sử triển khai ERP

Ngay giữa lúc đại dịch Covid-19 đạt đỉnh, FPT chỉ có 100 ngày để xây dựng hệ thống ERP hoàn toàn mới cho công ty xây dựng tư nhân lớn nhất Việt Nam. Chuyện này gần như là không thể, bởi thông thường, một hệ thống ERP phải mất tối thiểu 8 tháng đến 1 năm để hoàn thành.

Đêm 10/7 oi ả, điện thoại của Nguyễn Văn Trà bỗng sáng lên tin nhắn: “Có dự án cần hoàn thành trong 3 tháng, chỉ em mới làm được. Nhận nhé?”.

Thoáng thảng thốt, nhưng Trà cũng không quá bất ngờ với nhiệm vụ giao gấp, và tất nhiên, anh nhận lời làm quản trị dự án này. 

Phải tới lễ khởi động 3 ngày sau đó, Nguyễn Văn Trà mới hiểu hết được phạm vi, quy mô dự án. Không đơn thuần là nâng cấp hay hỗ trợ, anh và cộng sự sẽ triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP hoàn toàn mới với giải pháp SAP cho lĩnh vực bất động sản. Một thách thức lớn. 

Nhưng còn hơn thế nữa, khách hàng của FPT IS trong dự án này là Coteccons - “ông lớn” ngành xây dựng với những yêu cầu khắt khe: Trà và đồng đội sẽ chỉ có 3 tháng để “đóng gói” một khối lượng công việc khổng lồ gồm 8 phân hệ phức tạp phục vụ gần 130 người dùng cuối và 30 công trường, mà trong điều kiện bình thường, phải mất đến 1-2 năm hoặc nhanh nhất là 8 tháng, mới có thể hoàn thành được.

Là nhà thầu xây dựng uy tín bậc nhất Việt Nam, Coteccons đóng vai trò quan trọng trong đặt nền móng, phát triển ngành công nghiệp mũi nhọn này trên toàn quốc. “Đại gia” xây dựng đặt mục tiêu, bằng mọi giá phải vận hành (go-live) hệ thống vào tháng 10. 

“Ban đầu chúng tôi chẳng ai tin là làm được, thời gian quá ngắn, quá thách thức”, Nguyễn Văn Trà nhớ lại. Càng áp lực hơn khi cũng đúng vào thời điểm chạy dự án, Covid-19 tại TP.HCM diễn biến phức tạp hơn bao giờ hết, luôn trong tình trạng đỉnh dịch. Server vật lý không về kịp tiến độ, không thể onsite để thực hiện khảo sát hay đào tạo và kiểm thử ngay tại văn phòng dự án. Những ngày đầu, Trà cũng chưa thể dốc toàn lực để thực hiện dự án với Coteccons vì còn đang phụ trách go-live dự án khác.

Thế nhưng, quyết tâm từ cả phía lãnh đạo công ty và khách hàng đã tiếp thêm động lực, thúc đẩy anh “đánh cược” niềm tin vào trận chiến này.

Niềm tin của chàng PM không hề vô cớ, ngược lại, nó rất có cơ sở. 

FPT IS là đơn vị có số lượng dự án ERP triển khai thành công nhiều nhất Việt Nam. Sở hữu đội ngũ hơn 600 chuyên gia và là đối tác chiến lược của nhiều hãng công nghệ hàng đầu thế giới, Hệ thống nhà F có năng lực cung cấp các giải pháp ERP đặc thù cho mọi ngành kinh tế. Suốt hơn 20 năm qua, công ty đã thực hiện thành công hàng trăm dự án ERP lớn nhỏ. Đội ngũ nhân viên ERP của FPT IS cũng luôn được biết tới bởi sự “thiện chiến” với đầy đủ chứng chỉ quốc tế và tinh thần làm việc không biết mệt mỏi.

Mang trong mình niềm tin là hành trang đáng kể nhất, Nguyễn Văn Trà cùng đồng đội lao vào thử thách với rất nhiều “lần đầu tiên”.

Cô gái trẻ Mã Thị Thùy Linh mới gia nhập FPT IS hồi tháng 7, và ngay lập tức được huy động vào dự án triển khai hệ thống ERP cho Coteccons. Là một “tấm chiếu mới”, Linh được giao phụ trách một phân hệ khó với những kiến thức cô chỉ biết trên sách vở. Linh ngỡ ngàng, bối rối: “Sếp lấy đâu ra niềm tin để giao cho em phân hệ này?”.

Triển khai dự án ERP trong mảng xây dựng - bất động sản cũng là nhiệm vụ chưa từng trải qua đối với Nguyễn Nhật Trường. “Chắc điều mà tôi nhớ nhất ở dự án này là các buổi họp online trao đổi hàng ngày, phải làm việc từ xa với đội dự án và khách hàng, riết rồi quen giọng nói, chứ không ai biết mặt ai luôn”, cậu chia sẻ.

Chỉ có 3 tháng triển khai, team phải rất nhanh tư vấn và chốt giải pháp với khách hàng trong vòng 1 tháng, sau đó ngay lập tức tiến hành đào tạo. Hơn 3.000 trang tài liệu cũng cần phải chuẩn bị song song để khách hàng/người dùng cuối tiếp cận các thao tác trên hệ thống SAP.

Thời gian ngắn là vậy, nhưng đội dự án cũng chẳng ít lần “đau tim”. Do tình hình dịch bệnh, dự kiến máy chủ sản xuất phải đến đầu tháng 10 mới về và phải chờ 14 ngày để cài đặt, dự án có nguy cơ chậm tiến độ. Sau nhiều buổi họp, Nguyễn Văn Trà và chiến hữu đưa ra một quyết định mạo hiểm: vận hành trên hệ thống tạm khi chưa có máy chủ chính thức và dốc hết toàn lực 24/24 để cài đặt máy chủ trong vòng 4 ngày. Và họ đã thành công với phương án đó.

Đến ngày đào tạo khách hàng, không thể “cầm tay chỉ việc” như thông thường, dự án phải chuyển lên các lớp học online. Nhiều anh chị tay trái chăm con, tay phải gõ phím, cả team vừa trêu vừa động viên nhau cố gắng.

40 giờ tăng ca mỗi tháng, làm việc bất kể ngày đêm, nhưng không một “chiến binh” nào của dự án Coteccons dừng lại. 

“Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau”, nhưng sau hành trình gần 100 ngày, Nguyễn Văn Trà đúc rút: “Muốn đi nhanh thì đi cùng nhau”. Từng có kinh nghiệm triển khai và là PM của nhiều dự án trong hơn 10 năm, nhưng phải đến dự án Coteccons, Trà mới cảm thấy đã bứt phá hết giới hạn của mình. “Tôi may mắn vì team có những bạn trẻ - có thể chưa nhiều kinh nghiệm nhưng tràn đầy nhiệt huyết, sẵn sàng khai phá bản thân”. 

Triển khai dự án trong thời gian ngắn đòi hỏi người quản lý phải đưa ra những quyết định nhanh chóng, “một phát ăn ngay”. Nhưng với một dự án phức tạp, yêu cầu nghiệp vụ cao - áp dụng song song hai bộ sổ kế toán IFRS và VAS cùng lúc, DMS làm lại toàn bộ quy trình với khối lượng lớn, điều kiện triển khai 100% online... nếu không có nỗ lực và sự tự chủ động của mỗi người thì không thể đạt được cam kết với khách hàng. 

Bên cạnh ý chí đồng đội, tính chuyên nghiệp và sự chắc chắn từ Coteccons cũng là yếu tố quan trọng đẩy dự án đi nhanh hơn. “Tôi chưa từng làm việc với khách hàng nào quyết tâm như Coteccons”, Nguyễn Văn Trà nhận xét. “Chưa thấy một cuộc họp nào vắng mặt ban lãnh đạo và tất cả thành viên Coteccons. Mọi người sẵn sàng dành thời gian cả sáng, trưa, tối hay thậm chí là đêm để tham gia vào từng giai đoạn của dự án, tháo gỡ từng vấn đề khi cần”. Chính bởi quyết tâm đó, Trà và chiến hữu của mình đã thêm vững vàng bước lên “con thuyền” này và cùng nhau vượt thác.

Gần 100 ngày “nước rút”, tới 22/10, dự án ứng dụng bộ giải pháp chuyên biệt ERP cho ngành xây dựng - bất động sản được FPT IS phát triển trên nền tảng SAP S/4HANA chính thức vận hành. Hệ thống quản lý mới này đáp ứng đầy đủ chuỗi giá trị và quy trình nghiệp vụ phức tạp của ngành tổng thầu xây dựng quy mô lớn dựa trên dữ liệu chính xác theo thời gian thực, thay vì cách thức quản lý thủ công trên excel hay các phần mềm riêng lẻ như trước đây.

Coteccons sẽ có một hệ “xương sống” quản trị tiên tiến, chuẩn mực trong ngành xây dựng bao gồm các phân hệ quản lý dự án, tài chính, nguồn vốn, ngân sách, kế toán quản trị, bán hàng, mua sắm, vật tư, Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS). Từ đó, công ty quản lý hiệu quả doanh thu/chi phí trên từng dự án và tổng thể dự án, phân tích và dự báo hiệu quả của các dự án để có các quyết định đầu tư và triển khai tối ưu.

Tại buổi lễ trực tuyến công bố vận hành thành công giai đoạn 1 hệ thống ngày 29/10, ông Bolat Duisenov - Chủ tịch HĐQT Coteccons - có những chia sẻ về thành công của dự án: “Hầu hết các doanh nghiệp đều bị tác động bởi đại dịch, công trường phải dừng thi công, nhưng chúng tôi xác định phải tăng tốc để kiện toàn hệ thống hoạt động, nâng cao công tác quản trị đạt được các tiêu chuẩn quốc tế, chuẩn bị sẵn sàng cho giai đoạn hồi phục và bứt phá. Đội dự án từ Coteccons và FPT IS đã hoàn thành cam kết một cách ngoạn mục, ngay trong thời điểm khó khăn này.”

Ông khẳng định, thành công bước đầu này đánh dấu bước tiến rất quan trọng trong quá trình ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành mà Coteccons đã cam kết trong chiến lược công ty 5 năm tới. “Hệ thống ERP sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp ở Coteccons, một phần tổ chức và DNA của chúng tôi”.

Đối với bà Cao Thị Mai Lê - Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế toán Tài chính kiêm Giám đốc dự án Coteccons, dự án lần này là một kỷ lục. “Tôi đã từng triển khai 4 dự án ERP và chưa dự án nào vận hành sau thời gian ngắn như vậy. Xây dựng thật sự là một ngành rất khó áp dụng các chuẩn mực quy trình của ERP”.

TGĐ nhà Hệ thống Nguyễn Hoàng Minh cho rằng, kỳ tích này được tạo ra bởi niềm tin “không gì là không thể” của 20 con người.

"Không đơn giản là triển khai ứng dụng phần mềm, các chuyên gia của FPT IS đã tiến hành phân tích và đưa ra hàng loạt tư vấn quan trọng cho Coteccons để tinh gọn và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ dựa trên sự thấu hiểu bài toán phức tạp của lĩnh vực tổng thầu xây dựng và các điều kiện của thị trường Việt Nam. Điều này giúp dự án thực sự tập trung vào các trọng tâm cốt lõi và đáp ứng được yêu cầu tiến độ gấp rút”, anh Minh tự hào.

Dự án vẫn nối tiếp hành trình đầy thách thức trong giai đoạn tiếp theo, nhưng thành công của bước đầu đã đưa ra một công thức, một triết lý có tính chiến lược trong triển khai ERP nói chung và triển khai ERP cho ngành xây dựng - bất động sản nói riêng, trở thành động lực và nguồn cảm hứng cho nhiều công ty để vượt qua được những thử thách và trở ngại khi triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp này.

Ý kiến

()
 
Tags: