Hệ thống 3-in-1 giải quyết gọn vấn đề 'nhức não' của nhân sự VnExpress

Chỉ mới cách đây hơn một năm, mỗi dịp đầu tháng về vẫn là nỗi ác mộng của người làm nhân sự bởi phải làm báo cáo ngày công, trích xuất dữ liệu từ máy check-in và dùng các hàm của Excel để đưa ra kết quả. Nhưng giờ đây đã có một hệ thống lo việc đó, và mỗi quản lý có thể kiểm tra tình hình của bộ phận mình bất kỳ lúc nào.

500 nhân viên, phần lớn thường xuyên thay đổi khung giờ làm việc, chạy theo dòng thời sự, theo các dự án khiến trong nhiều năm qua Phòng Nhân sự FPT Online phải "vận nội công" để có thể đưa ra các báo cáo chính xác theo định kỳ, thể hiện sự ghi nhận công bằng cho các nhân viên.

Không được tự động hóa việc ra vào dẫn đến các hệ thống cảnh báo cũng trở thành vô hiệu. Nếu một nhân viên đi làm trễ nhiều ngày liền, cũng phải đợi đến khi Nhân sự tổng hợp, báo đến quản lý mới nắm được và nhắc nhở nhân viên. 

Chị Huỳnh Thị Thu Thanh, Trưởng phòng Nhân sự FPT Online, cho biết: "Việc cảnh báo được nhân viên còn quan trọng hơn cả thời gian phải tiêu tốn (có khi đến vài ngày) cho một báo cáo nhân sự theo tháng. Chúng tôi đã chuyển từ báo cáo tháng sang tuần nhưng cũng không hiệu quả vì kiểu gì độ trễ cũng rất lớn". 

Đây cũng là vấn đề mà Trung tâm kỹ thuật đã thấy nhưng để xây dựng nên "chiến thuật" giải quyết đề bài này không đơn giản bởi tính chất bất thường, khó định đoán của người nhà FPT Online. Anh Nguyễn Văn Tình, Phó GĐ Trung tâm Kỹ thuật FPT Online, kiến trúc sư trưởng của dự án xây dựng hệ thống quản trị nội bộ, cho biết: "Về mặt công nghệ, có thể khẳng định là làm được nhưng cái khó là kịch bản cho hệ thống đó, với mục tiêu đảm bảo công bằng cho mọi người". 

Trong 3 tháng xây dựng hệ thống, hai nhóm làm việc của Trung tâm Kỹ thuật và Phòng Nhân sự liên tục ngồi họp bàn, lấy ý kiến của trưởng các bộ phận, đưa ra mô tả về tính chất của từng bộ phận. "Tất nhiên, vẫn luôn có những trường hợp đặc biệt bởi đây là tòa soạn báo, nên chúng tôi xây dựng thêm cả công cụ đề xuất - xét duyệt theo cấp bậc, tạo sự linh động", anh Tình nói. 

Tháng 8/2015, đi vào vận hành cũng là cùng lúc hệ thống quản trị này nhận được không ít lời "nhiếc móc" của các thành viên nhà Dịch vụ trực tuyến bởi "mới đi trễ có một ngày là được nhắc mail liền". "Cũng phải mất một thời gian training, phổ biến, mọi người mới quen và mới hiểu hệ thống đem đến sự tiện lợi và công bằng", chị Thanh chia sẻ. 

Hệ thống của Trung tâm Kỹ thuật FPT Online liên tục được cải tiến, bổ sung tính năng sau khi đưa vào áp dụng. Ví như, khi một nhân viên mới đi làm trở lại sau khi sinh con, chị được đề xuất xin đi làm trễ là tính năng ban đầu chưa có của hệ thống. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép nhân viên xin phép nghỉ làm và ghi nhận số ngày phép trong năm của nhân viên. 

Chưa dừng lại ở đó, màn "song kiếm hợp bích" giữa Nhân sự và Kỹ thuật tiếp tục cho ra đời tính năng checkpoint online. "Công đoạn trước đây rất lằng nhằng, gửi mail qua lại nhiều lần, có file Excel đính kèm giữa nhân sự - nhân viên - người quản lý, chưa kể trước nữa thì còn làm bằng giấy. Bây giờ chỉ có một tool duy nhất, được phân quyền để ai thực hiện phần việc của người nấy", anh Tình mô tả. 

"Nhanh hơn, đỡ lãng phí hay ít nhất là không ai cảm thấy phiền vì hòm mail bị đầy liên tục", chị Thanh nhận xét về hiệu quả của hệ thống. Chị cho biết thêm, checkpoint là giai đoạn 3 của dự án này và đang được hoàn thiện hơn nữa.

Hệ thống Quản trị nội bộ của FPT Online là một trong 19 đề cử tham gia FPT Tech Awards 2016. FPT Tech Awards là giải thưởng thường niên nhằm tôn vinh các sản phẩm công nghệ mang thương hiệu FPT do trang tin Chungta.vn, Ban Truyền thông và Ban Công nghệ FPT phối hợp tổ chức từ năm 2015.

Ngọc Dung