5 sáng tạo vào chung khảo iKhiến số 3

Trước đây, hình thức hợp đồng giấy đã được FPT Telecom duy trì trong suốt nhiều năm. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại đã bày tỏ những hạn chế khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, đa dạng hơn về các yêu cầu giao dịch với khách hàng, việc số hóa các quy trình quản trị và giao dịch đang được triển khai mạnh mẽ ở FPT Telecom. Nhận thấy những bất cập, nhóm tác giả Bùi Hồng Yến - Lê Đình Phúc, FPT Telecom, đã nghiên cứu và xây dựng Hợp đồng điện tử.

Áp dụng từ tháng 3/2017, với việc chuyển từ hợp đồng giấy sang điện tử, FPT Telecom đã tiết kiệm hàng tỷ đồng. Theo thống kê, sáng tạo giúp giảm chi phí in ấn gần 4 triệu trang giấy/năm, giảm ngân sách kho bãi để lưu trữ bảo quản hồ sơ giấy tờ với tổng chi phí khoảng 569 triệu/năm. Công ty tối ưu hóa nguồn lực khi tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho công tác quản trị, kiểm soát, hành chính… với tổng chi phí giảm hơn 750 triệu/năm. Sáng tạo hiện đem lại hiệu quả đáng kể cho đơn vị 6,73 tỷ/1 năm.

Dự kiến trong thời gian tới, nhóm tác giả tiếp tục theo sát và cải tiến các quy trình liên quan để tối ưu hình thức hợp đồng điện tử.

Hiện nay, số lượng hàng hóa tại FPT Shop rất lớn vì thế việc kiểm kê hàng hóa nhằm tránh thất thoát là khâu rất quan trọng. Trước đây, nhân viên kiểm soát nội bộ (KSNB) phải thực hiện kiểm soát hàng hóa thủ công, quản lý bằng file Excel mất nhiều thời gian của nhân viên. Nhận thấy bất cập trên, anh Nguyễn Tất Thắng và cộng sự đã nghiên cứu và xây dựng Hệ thống kiểm kê tự động nhằm cải tiến thiết bị làm việc.

Áp dụng từ năm 2015, hiện nay các bước: Đổ tồn kho từ hệ thống, Bắn imei/ SN (máy), mã sản phẩm (phụ kiện), Làm biên bản kiểm kê, Xử lý kiểm kê đã được tối giản bằng sáng tạo Hệ thống kiểm kê tự động nhằm cải tiến thiết bị làm việc. Hiện nhân viên FPT Shop, chỉ cần đặt lịch kiểm kê định kỳ hàng tháng cho shop, hệ thống sẽ tự động đẩy lịch kiểm kê về cho shop bằng call log. Sau đó, khi đến ngày kiểm kê, shop vào chọn số phiếu KSNB cung cấp bắn kiểm kê. Cuối cùng, khi shop bấm nút hoàn tất kiểm kê, KSNB sẽ đổ báo cáo kiểm kê biết được lượng hàng lệch từng shop. Nếu shop nào lệch hàng, hệ thống sẽ đẩy call log báo shop kiểm tra các SP bị lệch và giải trình cho KSNB.

Với quy trình mới, Hệ thống kiểm kê tự động nhằm cải tiến thiết bị làm việc có độ chính xác của người kiểm kê đạt 100%, tự động trả kết quả. Sáng tạo giúp tăng cường giám sát thực hiện quy trình và bảo quản hàng hóa, giảm thiếu thất thoát hàng hóa cho công ty. Tỷ lệ mất hàng giảm 39%. Quản lý vùng có thể kiểm kê đột suất shop, chủ động về dữ liệu, không phụ thuộc vào một bộ phận. Giảm thời gian thực hiện kiểm kê nửa ngày làm việc, nhân sự thực hiện cắt giảm. iKhiến này tiết kiệm được 1,5 tỷ tiền lương/1 năm.

Sáng tạo Hệ thống kiểm kê tự động giúp hệ thống hóa các dữ liệu kiểm kê và dữ liệu tồn kho, giảm thiểu việc sử dụng các văn phòng phẩm liên quan và lưu trữ chứng từ.

Trước thực trạng phòng tài chính kế toán của FPT IS, hệ thống Oracle sử dụng các phân hệ riêng, nối với nhau bằng vào các tài khoản kế toán trung gian (TKTG) để phục vụ cho phân tách công việc. Hơn thế, mỗi chi nhánh công ty sử dụng khoảng 13 tài khoản kế toán trung gian đã đến bất cập trong thời gian chốt sổ và báo cáo hàng tháng mất khá nhiều thời gian. 

Nhận thấy tình trạng trên, anh Nguyễn Mạnh Dần và cộng sự đã tạo ra Tool kế toán trung gian nhằm tự động hóa công việc này. Sáng tạo là một file macro bằng Excel giúp kiểm tra và cho kết quả các khoản lệch trên tài khoản trung gian trong hệ thống kế toán Oracle. Mục đích để không sót bút toán, cân sổ sách, đảm bảo tính đúng hạn của báo cáo tài chính.

Sáng tạo giúp giảm thời gian check tài khoản kế toán trung gian cho nhân viên, bổ sung kiến thức, nâng nghiệp vụ Excel. Tool giảm thời gian cho các đồng nghiệp từ 1-3 tiếng. Trung bình 13 nhân viên phòng kế toán FPT IS mất khoảng 5 ngày đóng sổ vào ngày cuối tháng. Do đó, sáng tạo giúp tiết kiệm cho phòng khoảng 150 giờ thời gian chốt số liệu, đóng sổ cho đơn vị, báo cáo tài chính nộp đúng hạn hơn.

Tool kế toán trung gian giúp tăng năng suất công việc.

Trước nhu cầu họp giữa hai miền Hà Nội - TP HCM, bộ phận kinh doanh và báo chí của FPT Online thường xuyên phải họp trực tuyến với đối tác bên ngoài. Thông thường, CBNV công ty phải sử dụng các phần mền như Facebook, Skype để họp. Nhưng các phần mền sử dụng không ổn định, chất lượng hình ảnh, âm thanh không ổn định. Các phần trên mạng tính chất cá nhân nên khi đưa vào sử dụng cho công ty có phần kém chuyên nghiệp.

Sau 7 ngày nghiên cứu, anh Nguyễn Trung Niệm - Võ Hồng Bình, FPT Online, đã hoàn thiện sáng tạo Phòng họp ảo. Hệ thống gồm hai hệ thống: Họp nội bộ và họp public với bên ngoài. Sử dụng mã nguồn mở Jitsimeet. Cấu phần của hệ thống nội bộ bao gồm: một VPS (Ubuntu ,4 Core , 4Gb Ram, 50 Gb HDD), một domainlocal (meet.fptonline.com). Trong khi, hệ thống public gồm: một VPS (Ubuntu ,4 Core , 4Gb Ram, 50 Gb HDD). Một domain (meeting.fptonline.com). 

Sáng tạo phòng họp ảo với ưu điểm thao tác sử dụng đơn giản, không cần cài đặt sử dụng trực tiếp trên web browser, mời người dùng tham gia hội nghị thông qua một URL đơn giản. Các tính năng, họp chat, livestream conference, lưu trữ conference dưới dạng video làm tư liệu, có thể dụng trên mobile.

Dự kiến, trong thời gian tới phòng họp ảo sẽ được thương mại hóa bán giải pháp cho các đối tác.

Phòng họp ảo được xây dựng trên nền tảng open source giúp FPT Online khắc phục được tình trạng thiếu phòng họp.

Trước yêu cầu trong các dự án tại FPT Software, tác giả Lưu Trần Phong đã nghiên cứu và xây dựng thành công tool “Check author”. Sau khi có tool, công việc check tự động tất cả các tài liệu, giảm được thời gian làm việc 5 phút/1 tài liệu, độ chính xác 100%. 

Trước đó iKhiến số 2, đã thuộc về DevOps system của tác giả Đỗ Xuân Tiến và nhóm TQA đầu tư, nghiên cứu.

Cuộc thi iKhiến được triển khai thường niên trong 3 năm (2017-2019) sẽ liên tục tìm kiếm sáng kiến của người FPT. Năm 2017 ghi dấu ấn của giải thưởng sáng tạo có quy mô lớn nhất từ trước đến nay với 135 sáng tạo hợp lệ (trong tổng số 155 sáng tạo tham gia). Hội đồng thẩm định đã trao 9 giải Vàng, 18 Bạc, 10 Đồng và 7 Khuyến khích cho các tác giả tham dự cuộc thi.

iKhiến mùa đầu tiên vinh danh hai giải Vàng là Mở két của Truyền hình FPT (thuộc FPT Telecom) và SSC Portal (FPT Software). Mỗi sáng tạo nhận được 70 triệu đồng. Đây cũng là mức thưởng kỷ lục cho các giải sáng tạo nhà F.

Thanh Tùng