Với quy trình gửi thư và hàng hoá trước đây, người FPT Software phải mang thư/hàng hóa tới quầy lễ tân để hoàn thiện thủ tục ghi lại thông tin người gửi, người nhận chi tiết lên hóa đơn, giấy biên nhận. Sau đó lễ tân tiến hành gửi hàng, nhập thông tin quản lý bằng Excel để cuối tháng làm báo cáo và thanh toán với nhà cung cấp. Toàn bộ quy trình đó được thao tác thủ công, nên không tránh khỏi việc nhầm lẫn thông tin và tốn kém thời gian quản lý, theo dõi được trạng thái vận chuyển của thư/bưu kiện.
Để giải quyết vấn đề, 3 đơn vị Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC), Đơn vị phát triển công cụ (FST) và Ban chuyển đổi số nội bộ (iDX) - FPT Software đã phối hợp ra mắt tính năng mới trên hệ thống U-Service (Portal) và myFPT từ cuối tháng 9/2022, giúp hỗ trợ người FPT Software thực hiện thao tác gửi thư, hàng hóa nội bộ trong nước cũng như quốc tế nhanh chóng và thuận tiện. Sau vài tháng hoạt động thử nghiệm và sửa lỗi, hiện hệ thống quản lý chuyển phát bưu kiện và hàng hóa đã vận hành tương đối ổn định.
 |
| Hệ thống không chỉ giúp CBNV giảm bớt thao tác ghi tay thông tin vận đơn mà còn cho phép theo dõi trạng thái gửi bưu kiện, tài liệu và xác nhận thông tin; đồng thời hỗ trợ SSC trong việc tiết kiệm thời gian xử lý công việc và làm báo cáo. |
Cụ thể, tổng số lượng ticket (phiếu) ghi nhận trong 3 tháng đầu tiên từ tháng 10 đến tháng 12/2022 đạt mốc gần 10.000. Trong đó có 7.314 ticket chuyển phát nội bộ, 2.162 ticket chuyển phát nhanh trong nước và 111 ticket chuyển phát nhanh ra nước ngoài.
Với tính năng mới được áp dụng từ ngày 23/9, toàn bộ quy trình được thực hiện trên Portal và xác nhận qua tính năng quét QR code của myFPT. Người gửi tiến hành nhập ticket trên Portal, sau đó mang bưu kiện ra quầy lễ tân. Lễ tân sẽ in thông tin vận đơn chuyển phát kèm QR code và dán lên bưu kiện, sau đó sẽ thao tác trên hệ thống để tiến hành chuyển hàng. Sau cùng, người nhận chỉ cần quét QR code bằng myFPT để xác nhận đã nhận thư, bưu kiện.
Tính năng mới cho phép tự động hóa thông tin vận đơn và thủ tục xác nhận gửi/trả, hiển thị lịch trình và trạng thái vận chuyển. Hệ thống không chỉ giúp CBNV giảm bớt thao tác ghi tay thông tin vận đơn mà còn cho phép theo dõi trạng thái gửi bưu kiện, tài liệu và xác nhận thông tin; đồng thời hỗ trợ SSC trong việc tiết kiệm thời gian xử lý công việc và làm báo cáo.
Hiện nay đã có 10 trụ sở nhà Phần mềm trên khắp 3 miền sử dụng hệ thống quản lý chuyển phát bưu kiện, tài liệu. Dựa trên số lượng yêu cầu tổng hợp trên toàn FPT Software trong năm 2021 là 50.699, tính năng mới sẽ giúp tiết kiệm cho FPT Software lên đến 14,7 man-month (tháng công) mỗi năm so với quy trình thủ công như trước.
Việc thay thế hoàn toàn việc quản lý chuyển phát bưu kiện/hàng hóa ra vào bằng sổ tay, Excel... sang hệ thống công cụ với dữ liệu xuyên suốt từ đầu tới cuối quy trình chuyển phát giúp tăng năng suất làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại trải nghiệm số ưu việt, thuận tiện cho CBNV, hướng đến “văn phòng không giấy tờ” và thân thiện với môi trường cho FPT Software.
S.T
Ý kiến
()