FPT bỏ dần ‘in giấy, ký tay’

Hướng tới một môi trường làm việc “không giấy tờ”, Văn phòng Chuyển đổi số FPT đề xuất bắt tay thực hiện chuyển đổi số toàn diện trên tất cả đầu mục hồ sơ có thể số hóa còn lại, từng bước bỏ dần “in giấy, ký tay” tại FPT.

Giấy tờ chưa "biến mất"

Theo thống kê từ Văn phòng Chuyển đổi số FPT, việc số hóa hồ sơ tại CTTV vẫn còn nhiều hạn chế. Cụ thể, một lượng lớn hồ sơ đang được xử lý thủ công bằng cách in ấn và ký tay. Điều này gây lãng phí lớn về thời gian, tài nguyên và làm giảm hiệu suất làm việc của CBNV. Bên cạnh đó, việc phụ thuộc vào giấy tờ còn do các yêu cầu về pháp lý, đặc biệt là trong việc giao dịch với khách hàng và đối tác bên ngoài.

Vừa qua, Văn phòng Chuyển đổi số FPT thực hiện khảo sát trên 8 CTTV (gồm 9 ban ngành) với 2.089 đầu mục hồ sơ khảo sát. Kết quả cho thấy quá trình chuyển đổi số tại các đơn vị còn nhiều hạn chế. Cụ thể, hơn 35% đầu mục hồ sơ vẫn đang được ký cứng và hơn 36% cần in bản cứng (tổng 764 đầu mục). Nguyên nhân chính được xác định là do yêu cầu trình duyệt nội bộ, nhu cầu giao dịch với khách hàng hay đối tác bên ngoài và quy định pháp luật.

Việc số hóa không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh của FPT trong thời đại số. Để khắc phục tình trạng trên, việc chuyển đổi số tại FPT cần thực hiện bài bản và có kế hoạch. Đầu tiên phải là sự cam kết từ tất cả các đơn vị trong Tập đoàn để đạt kết quả cao nhất.

Dự kiến sau quá trình số hóa, tỷ lệ hoàn thành trên toàn FPT sẽ đạt từ 85%-100%.

Chung tay "số hóa"

Sau quá trình đánh giá, Văn phòng Chuyển đổi số FPT xác định được 507 đầu mục hồ sơ có thể được số hóa (chiếm khoảng 24,3% tổng số 2.089 đầu mục, trong đó 17,3% đề xuất và 6,9% khuyến nghị). Dự kiến, sau quá trình thực hiện, tỷ lệ số hóa trên toàn Tập đoàn đạt từ 85% đến 100% tùy tính chất các phòng ban.

Để đạt được mục tiêu trên, các đơn vị cần tập trung vào quy trình cốt lõi, ưu tiên số hóa các quy trình trọng yếu như ký kết hợp đồng và phê duyệt các yêu cầu/tờ trình. Bằng cách chuyển đổi từ ký giấy sang ký số, không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình làm việc.

Đầu tư vào công nghệ và trải nghiệm người dùng nên là hành động tiếp theo. Việc triển khai các giải pháp số hóa như U-services và E-payment sẽ giúp tự động hóa các quy trình, nâng cao tốc độ xử lý. Đồng thời, việc cải tiến các ứng dụng như E-contract và ứng dụng di động sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng, thúc đẩy việc áp dụng công nghệ số.

Ngoài việc số hóa các quy trình nội bộ, việc bước đầu thực hiện thanh toán online trong ngành tài chính sẽ góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, giảm giấy tờ lưu trữ và các rủi ro, tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch.

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ, các đơn vị cần chuẩn bị các điều kiện tốt cho việc triển khai sau đó là giám sát, đo đạc KPI để đảm bảo tính hiệu quả của dự án.

Nam Dung