DTMS (DPS Task Management System) là công cụ hỗ trợ nâng cao quản lý dự án trong vận hành. Sản phẩm tập trung chuẩn hóa toàn bộ các dự án theo quy trình nhất định và quản trị dễ dàng hơn. Từ đó, cung cấp bức tranh tổng thể của dự án, giúp cho cán bộ quản lý điều hành được thông suốt, tiết kiệm chi phí.
Sau 1 năm, DTMS đã áp dụng cho gần 70 dự án tại DPS (thuộc FPT Software), trong đó 20 dự án go-live thành công. 6 tháng đầu năm 2020, công cụ tiết kiệm chi phí quản lý lên tới 200 Budgeted Man Month (1BMM = chi phí 1 người/tháng), tức đã “làm thay việc” cuả 200 người. Tất cả đều xuất phát từ niềm đam mê cải tiến của cả nhóm khi làm việc. Tham gia và các dự án tại DPS, anh Đỗ Xuân Tiến nhận thấy có nhiều bài toán đang “ngốn” khá nhiều thời gian. Các bước vận hành một dự án đang cần công cụ hỗ trợ để thuận tiện cho việc sắp xếp, quản lý dễ dàng. Từ đó, anh Tiến và các cộng sự bắt tay vào nghiên cứu, phát triển.
Ý tưởng rất được ủng hộ, nhưng làm sao biến ý tưởng thành sản phẩm là một rào cản quá lớn. Anh Tiến khẩn trương họp cả nhóm dự án. Toàn đội vạch ra chiến lược xây dựng qua 5 gian đoạn. Trong đó xác định tìm kiếm giải pháp là vấn đề nan giải nhất. Đó như là tôn chỉ để cả nhóm phát triển sản phẩm đi đúng hướng. Có những lần tưởng chừng như phải bỏ cuộc. Nhưng niềm tin vào tính khả thi của ý tưởng này đã thôi thúc mọi người làm một ván “cá cược”. Anh Hồ Phước Tú (thành viên nhóm) cho hay, tất cả công sức có thể đổ sông đổ bể, nhưng nếu sợ sai thì không bao giờ đạt đến thành công. Cả nhóm quyết định đánh liều một phen vào DTMS.
 |
| Nhóm dự án DTMS - FPT Software, với giấc mơ đưa sản phẩm ra thị trường. |
Muôn vàn khó khăn gặp phải. Một lượng tài liệu khổng lồ cần thu thập, nghiên cứu và phân tích. Nếu hoàn thành khâu này, dự tính phải mất vài tháng. Và điều này sẽ khiến DTMS bị hụt hơi trong cuộc đua chuyển đổi số đang rất khốc liệt. Bằng kinh nghiệm từ thực tế làm việc, DTMS chọn hình thức phát triển dạng “cuốn chiếu”. Vừa làm vừa hoàn thiện và đưa ngay vào áp dụng thực tế. Từ thực tế, lại rút ra những bài học, cải tiến sản phẩm. Trong khi thời gian phát triển có hạn nhưng yêu cầu sản phẩm phải dùng được ngay. Điều này trở thành một thách thức lớn. Là một “kiến trúc sư” của DTMS, anh Hồ Phước Tú lấy việc tăng năng suất, giảm thao tác là định hướng cho dự án phát triển. Điều này chính là nền móng hình thành nên DTMS và rất nhiều dự án sáng tạo khác mà anh từng tham gia.
Chàng 9x Hoàng Kim Công, thành viên trẻ nhất của nhóm, lần đầu tiên tham gia vào một dự án sáng tạo. Công đã từng rất mơ hồ về ý tưởng mà cả nhóm hướng đến. Cậu không nghĩ rằng, khối lượng công việc khổng lồ lại được giải quyết từn bước nhanh chóng đến vậy. Công rút ra kinh nghiệm, tất cả những giải pháp thực ra hiện hữu ngay trong công việc thường ngày. Có những điều rất khó để có thể nghĩ ra hướng giải quyết, nhưng bất chợt cậu bắt gặp khi đang làm việc. 9x mê mẩn với những thành quả đạt được từng ngày. Mỗi bước được vận hành trơn tru, Công lại thấy mình vừa đóng góp một điều gì đó rất lớn.
Sau thời gian dài nhiều nỗ lực, tháng 3/2020, sau khoảng 1 năm, nhóm đã bắt đầu ‘trình làng’ hệ thống của mình. Thông thường, sản phẩm phải chờ phát triển xong rồi mới triển khai. Nhưng như vậy khá trễ và đôi khi không còn đáp ứng được thực tế. Nhóm lựa chọn cách khác, xong tính năng nào thì đem áp dụng ngay vào sản phẩm. Quá trình này vừa đẩy nhanh tiến độ vừa tăng tính tương tác với người dùng, tăng được hiệu quả của hệ thống.
>>Sản phẩm DTMS của nhóm tác giả Đỗ Xuân Tiến - FPT Software
Kế thừa về mặt kinh nghiệm, công nghệ, quy trình quản lý vận hành hiện tại, nhóm bắt đầu phân tích, đánh giá và tìm ra những cách vận hành tối ưu hơn. Sau đó phát triển các công cụ để đáp ứng được sự thay đổi. Vận dụng công nghệ linh hoạt. Trong hệ thống này, sau khi hoàn thiện, nếu dự án có nhu cầu thay đổi thì không mất quá nhiều thời gian để làm lại. Tất cả được thiết kế đảm bảo phải hướng về người dùng.
Anh Đỗ Xuân Tiến và cộng sự đã phải liên tục tìm lời giải cho bài toán tối ưu hóa. Người dùng bên phía DPS có đặc thù các công việc dạng micro-task, rất là nhỏ. Các nhiệm vụ có thể được tính theo giây, theo phút. Nên cách thiết kế phải làm sao thật dễ dàng. Chỉ cần 1, 2 thao tác là đã xong. Từ đó, sản phẩm sẽ được chia thành các Level (cấp độ) sử dụng khác nhau. Cấp độ đầu tiên dành cho nhóm lãnh đạo và quản lý. Cấp độ thứ 2 dành cho nhóm Quản trị dự án. Riêng với nhóm thành viên dự án, cần làm việc trực tiếp trên hệ thống công cụ, sẽ được thiết kế tinh gọn ở cấp độ 3. Theo đó, các thành viên chỉ cần mở trình duyệt, đăng nhập là có thể nhanh chóng sử dụng. Tất cả thanh công cụ cũng được tối ưu, nhằm đơn giản nhất có thể.
Hiện tại, sản phẩm đang được thực hiện ở cuối giai đoạn 5, hoàn thiện những bước cuối cùng. Bắt đầu bước sang giai đoạn mới, hoàn toàn có thể đóng gói, bán ra thị trường.Tới thời điểm hiện tại, dự án đã được áp dụng với hơn 65 dự án khác nhau trong khối BPO của DPS. Trong 65 dự án này, có khoảng 20 dự án đang chạy thành công. Hiệu quả đem lại được đánh giá rất lớn. DTMS đa tạo ra được nền tảng quản trị cho các bạn PM. Tiết kiệm được rất nhiều công sức về mặt quản lý. Ngoài ra, năng suất dự án tăng đáng kể, giảm được thời gian dư thừa bằng việc tích hợp hệ thống quản lý và các công cụ sản xuất khác của DPS.
Anh Đỗ Xuân Tiến và cả nhóm đang kỳ vọng, thực hiện hóa giấc mơ DTMS sẽ được đầu tư, cải tiến,… phục vụ rộng rãi tại FPT Software và cả thị trường bên ngoài. Nhóm dự án DTMS (FPT Software) của anh Đỗ Xuân Tiến là một trong hai cái tên vừa giành giải Vàng vòng Chung khảo số 1 Sáng kiến FPT 2020. Đây cũng là giải Vàng thứ 2 sau dự án DevOps được đánh giá cao vào năm 2018 mà anh Tiến nhận được.
Đỗ Xuân Tiến được biết đến với niềm đam mê sáng tạo rất lớn. Việc sáng tạo là điều luôn song hành với anh trong công việc. Sáng tạo xuất phát từ nhu cầu thực tế. Khi nhận được 2 giải Vàng, anh quan niệm, nếu tạo ra sản phẩm với mục đích đi thi thì sản phẩm đó không bao giờ đạt hiệu quả. Sản phẩm phải được tạo ra từ việc liên tục suy nghĩ, cải tiến và đổi mới. Anh đặt ra cho bản thân những câu hỏi và đi tìm lời giải cho những câu hỏi đó. “Quan trọng nhất là luôn giữ được lửa trong mọi công việc, mọi hoàn cảnh, luôn hướng về mục đích chung của tổ chức. Đặt mình vào tổ chức xem cần phải làm gì để tốt hơn và mỗi ngày cố gắng làm tốt hơn ngày hôm trước 1% thôi là đủ rồi”.
Anh cho rằng, sáng tạo chỉ cần bắt đầu bằng việc cải thiện chính việc làm của bản thân mỗi ngày. Từ những ý tưởng đó, mỗi người sẽ có cách áp dụng được cho cả đơn vị/tổ chức. Miễn phải luôn giữ lửa và thôi thúc bản thân tốt hơn thì sẽ tìm được sự cải tiến, bằng nhiều cách và hình thức khác nhau.
>>Đại chiến' các phần mềm cải tiến công việc trong Sáng kiến số 2
Nguyễn Huy
Ý kiến
()