Từ ngày triển khai hệ thống bán hàng mới, Trần Viết Thạch - dược sĩ cửa hàng FPT Long Châu 312A-313 Nguyễn Văn Linh, Cần Thơ, chủ động hơn hẳn trong việc phục vụ khách hàng. 

Thay vì chờ đợi máy tính trống, chỉ với điện thoại cá nhân cài phần mềm bán hàng mới phát triển bởi đội ngũ liên minh FPT Software - FPT Retail, Thạch có thể tra cứu ngay loại thuốc khách yêu cầu, số lượng tồn kho, vị trí trong cửa hàng, thông tin chi tiết như độ tuổi sử dụng, liều lượng.... Trong trường hợp hết loại thuốc yêu cầu, anh có thể gợi ý ngay cho khách hàng sản phẩm có thành phần tương tự nhờ tính năng tự động gợi ý của phần mềm.

Thậm chí, nếu khách hàng ngồi trong xe không tiện xuống, anh có thể ra tận nơi, nhận yêu cầu và tiến hành thanh toán ngay bằng điện thoại của mình. Hay chỉ cần ngồi ở nhà, Thạch vẫn có thể nhận đặt hàng của khách và tạo đơn trên hệ thống. 

Khi các nhân viên đi giao hàng cho khách, mọi chuyện cũng trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn với hướng dẫn Google Maps tích hợp vào hệ thống. Trước đây, khách đặt mà không thanh toán tiền mặt phải đăng ký trước, giờ đây hệ thống mới cho phép nhân viên giao hàng ngay và hỗ trợ mọi hình thức thanh toán, từ tiền mặt đến quẹt thẻ, chuyển khoản, ví điện tử…

Hệ thống bán hàng là quả ngọt đầu tiên của sự hợp lực lịch sử giữa FPT Retail và FPT Software, với mục tiêu chung duy nhất là đưa Long Châu trở thành nhà bán lẻ thuốc số 1 Việt Nam trong 3 năm tới.

Sau khi triển khai thử nghiệm thành công tại Cần Thơ, tháng 6 vừa qua, hệ thống được đẩy nhanh tiến độ triển khai ra toàn miền Tây trong vòng 14 ngày, rồi toàn quốc chỉ trong vòng 7 ngày, thay thế hoàn toàn hệ thống cũ đã không còn đáp ứng được quy mô và nhu cầu ngày càng tăng của chuỗi nhà thuốc.

Tỷ lệ dược sĩ sử dụng ứng dụng trên điện thoại là 95-97%. Trên thực tế, mỗi ngày doanh số tăng dần theo thời gian kể từ ngày ứng dụng hệ thống mới.

"Nhân viên đều hài lòng với hệ thống mới nhanh gọn, tiện, dễ dùng. Nhờ hệ thống này, họ đã có thể linh hoạt hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Trước đây, với máy tính cần thao tác chuột, đơn hàng mất khoảng 5 phút thì giờ được rút ngắn chỉ còn còn 2-3 phút. Giờ đây, kể cả bị cúp điện, dược sĩ vẫn bán trên điện thoại được, gửi hóa đơn qua Zalo cho khách. Ngoài ra, đội ngũ còn có niềm vui nho nhỏ với tính năng thay hình đại diện trên ứng dụng như một cách "cộp dấu" chính chủ" - chị Thái Thiên Trang, quản lý chuỗi FPT Long Châu Cần Thơ - nơi đầu tiên triển khai dự án thực tế, chia sẻ.

Trong số thành viên tham gia dự án chuyển đổi số lịch sử của nhà Bán lẻ FPT, Trương Nguyễn Bảo Chi (Trưởng phòng Tư vấn giải pháp, FPT Retail) và Lê Thành Nhân (Ban Hệ thống) là vợ chồng. Có đợt liên tục nửa tháng Chi ra "tiền tuyến" Cần Thơ hỗ trợ triển khai hệ thống tại các cửa hàng, Nhân ở nhà vừa chăm hai bé sinh đôi 3,5 tuổi vừa làm việc.

"Tôi thuộc đội kỹ thuật, Chi thuộc đội BA (Business Analyst - phân tích nghiệp vụ kinh doanh) - làm việc với người dùng nhiều hơn - nên bà xã đi rollout (triển khai) với cửa hàng là hợp lý, nhất là khi phần mềm mới bắt đầu triển khai" - Nhân kể, không một lời than vãn.

Đặc thù nhà thuốc Long Châu làm việc đến tận 22h, nên khi có cuộc gọi muộn, anh phải hỗ trợ trong đêm. Có khi nhận được cuộc điện thoại từ dược sĩ, Chi liền báo chồng xử lý ngay lập tức. Bên kia đầu dây, anh Nhân cũng tạm gác việc dở dang để bắt tay làm ngay. "Vợ chồng làm việc chung cũng là bất lợi" - anh Nhân cười, bởi "lúc nào cũng trong tình trạng hỗ trợ shop, thời gian cho gia đình ít đi". Anh bảo, việc chăm hai bé chưa đi học tương đối vất vả nhưng có chị phụ giúp nên đỡ phần nào.

Chi và Nhân là hai trong số hơn 140 thành viên, không phân biệt FPT Retail hay FPT Software, nỗ lực hết mình trên chặng đường chuyển đổi số Long Châu. Nhờ tinh thần "one team" này, hệ thống chỉ mất hơn nửa năm để xây dựng và triển khai trên toàn quốc, thay vì một năm như dự kiến.

Dự án chia các cặp đôi, một người FPT Retail và một đồng nghiệp FPT Software, để phối hợp triển khai mượt mà. Cạnh đó, đội "DX Angels" (tạm dịch: thiên thần chuyển đổi số) được thành lập gồm mỗi vùng 3 thành viên, kiểm thử hệ thống, tư vấn và hỗ trợ triển khai ở các cửa hàng.

"Mong muốn của hai bên đều phù hợp với nhau: FPT Retail luôn muốn thay đổi hệ thống, đem lại hệ thống bán hàng tối ưu cho anh chị em dược sĩ, cần sản phẩm cho người dùng cuối thật sự; trong khi anh em FPT Software đều rất muốn xây dựng sản phẩm mang dấu ấn chính mình. Nhân sự tham gia có độ phối hợp ăn ý rất tốt. Hơn nữa, anh chị lãnh đạt rất quyết tâm theo sát dự án, sâu sát, hỗ trợ ngay khi có vấn đề cần thiết" - anh Bùi Hải Hà - Giám đốc Ban Hệ thống, FPT Retail - chia sẻ.

Thông thường, ở các dự án khác của nhà Phần mềm, thời gian mất khá nhiều cho việc làm tài liệu báo cáo thường kỳ cho khách hàng, sửa chữa tới lui, duyệt và chờ sắp xếp các lịch gặp… Nhưng với dự án "liên minh" đặc biệt này, đội phát triển sản phẩm được lãnh đạo giao toàn quyền quyết định, được cung cấp cũng là nguồn lực tốt nhất, luôn có sẵn; được ưu tiên sắp xếp các cuộc gặp nhanh chóng nhất với người có có kinh nghiệm liên quan tốt nhất.

"Bên cạnh đó, anh em nỗ lực bất kể ngày đêm không quản khó khăn vì họ thấy công việc ý nghĩa, giúp được nhiều được sĩ, trong bối cảnh hệ thống trước, khi Long Châu chỉ có vài chục - vài trăm shop đã quá cũ, không đáp ứng được quy mô đến 700 shop hiện tại. Đây vừa là áp lực, vừa là động lực cho mọi người" - anh Phạm Đăng Khôi (Phụ trách nhóm FPT Software) nhận định về lý do dự án cán đích sớm.

Chuyển đổi số chính là chuyển đổi con người. Dự án xây dựng phần mềm bán lẻ cho chuỗi nhà thuốc Long Châu lần này, thành công một phần nhờ thực hiện đúng chiến lược đó.

Khi dược sĩ e dè trong việc thay đổi sang hệ thống mới mà chưa biết lợi ích đạt được, đội DX Angels là những người đến tận nơi, thuyết phục, động viên dược sĩ chuyển đổi, hướng dẫn họ từ tổng quát đến chi tiết chức năng hệ thống mới. "Không sao, có các anh chị trên hỗ trợ" là câu nói thường trực thể hiện tinh thần cùng nỗ lực vì mục tiêu chung. Nhờ đó, những ngần ngại đã được phá băng. Sản phẩm đủ tốt đã nhận được sự đón nhận nồng nhiệt.

Kết quả, khi triển khai thử vài cửa hàng, những phản hồi tích cực từ các cửa hàng lại trở thành động lực cho đội phát triển sản phẩm đẩy nhanh công việc hơn.

Cú bắt tay giữa hai công ty thành viên nhà F được cho là đã mang lại nhiều kinh nghiệm và bài học cho cả hai bên. "FPT Retail đã học được cách làm việc của FPT Software như phương pháp Agile (phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt để làm sao đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt càng sớm càng tốt) hay Scrum - quy trình “hiện thực hóa” những giá trị và nguyên tắc của Agile", anh Lê Thành Nhân nói. Trong khi đó, anh Phạm Đăng Khôi tự nhận "Chúng tôi học được rất nhiều từ FPT Retail, đặc biệt là nghiệp vụ bán lẻ. Trước đây chưa bao giờ chúng tôi có thể đi xa, nắm được sâu như vậy".

Hân hoan khi lượng khách phục vụ tăng lên, thời gian giảm đi nhờ hệ thống bán hàng mới sau một tháng áp dụng, Trần Viết Thạch hy vọng một ngày không xa anh có thể theo dõi được đường đi của hàng đặt, chủ động tạo lệnh xin hàng tồn ở shop khác. Anh cũng mong hệ thống chấm công - hiện vẫn đang ở ứng dụng cũ - có thể tích hợp sang ứng dụng mới để thuận tiện hơn trong việc sử dụng.

Những điều này sẽ sớm trở thành hiện thực, vì trong chặng đường chuyển đổi số tiếp theo, nhà Bán lẻ và Phần mềm sẽ tiếp tục bắt tay xây dựng hệ thống quản trị logistics (hậu cần), quản trị nhân sự, hệ thống bán hàng online, quản lý kho. Nhờ đó, FPT Long Châu sẽ có nhiều hơn những "cơ hội số" với quy mô lớn và thúc đẩy doanh số bán hàng không giới hạn.

Thủy Minh

Thiết kế: Quyên Quyên