“Xin lỗi em, chị đang họp”.

“Đợi chị nhé”.

“Sorry em, giờ chưa tập trung được em ạ”...

Những lời nhắn lịch sự rải rác suốt vài tuần là tất cả những gì chị Phạm Thu Liên có thể phản hồi chúng tôi. Đặt lịch phỏng vấn người dẫn dắt chương trình chuyển đổi 3 sản phẩm nội bộ lớn nhất FPT vào thời điểm này gần như là bất khả, khi chị cùng đội ngũ đang chạy đua từng ngày với deadline đóng cửa Workplace và WorkChat vào cuối tháng 8.

Hơn 60.000 người dùng, 3 sản phẩm phát triển gần như từ con số 0, thời gian gấp rút và yêu cầu không thể lỗi nhịp - đây không đơn thuần là một dự án công nghệ, mà là một cuộc “thay máu” vận hành nội bộ quy mô chưa từng có. Trong cuộc trò chuyện hiếm hoi với Chungta.vn giữa guồng việc dồn dập, chị Liên tự hào về hành trình bền bỉ của cả đội ngũ.

- Vì sao FPT quyết định “đập đi xây lại” nền tảng nội bộ gồm 3 cấu phần, thay vì sử dụng nền tảng sẵn có như Microsoft, thưa chị?

WorkChat và Workplace sẽ dừng hoàn toàn vào cuối tháng 8 năm nay, chỉ còn chế độ đọc đến tháng 6/2026. Đây là thời điểm bắt buộc FPT phải tìm kiếm giải pháp thay thế phù hợp. Là một Tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam và khu vực, FPT đã ấp ủ mong muốn xây dựng hệ sinh thái quản trị - giao tiếp nội bộ hiện đại, đồng bộ từ lâu. Việc phát triển mới lần này chính là cơ hội để hiện thực hóa điều đó.

Riêng với myFPT, bài toán đặt ra là quy hoạch lại toàn bộ hệ thống nhằm hình thành một SuperApp quản trị dùng chung toàn Tập đoàn, thay cho hệ thống các ứng dụng rời rạc hiện tại. Bên cạnh mục tiêu phục vụ nội bộ, nền tảng mới cũng được định hướng thương mại hóa - đóng gói linh hoạt riêng lẻ hoặc theo combo dành cho các doanh nghiệp có quy mô và đặc thù tương tự FPT.

Từ góc độ quản trị dự án, bộ nền tảng này theo đuổi các mục tiêu xuyên suốt: Thay thế kịp thời các nền tảng cũ, triển khai đồng bộ theo chính sách Tập đoàn; Đảm bảo chất lượng sản phẩm, hiệu suất đáp ứng hàng vạn người dùng, hỗ trợ quá trình phát triển tổ chức ngày càng cao; Đảm bảo an toàn thông tin; Cân bằng giữa chi phí - chất lượng - tiến độ để tối ưu hóa nguồn lực; Sẵn sàng thương mại hóa.

- Với quy mô 60.000 người dùng, dự án được quản trị và triển khai ra sao để không bị kéo dài hay dàn trải?

- Ở giai đoạn phát triển sản phẩm, dự án được tổ chức bài bản với Giám đốc Công nghệ FPT - anh Vũ Anh Tú - giữ vai trò Giám đốc sản phẩm chung, PMO tập trung - do tôi phụ trách - cùng các PO/PM riêng biệt cho từng sản phẩm. Ba đội sản phẩm là lực lượng chủ lực, làm việc xuyên suốt ngày đêm để đảm bảo tiến độ và chất lượng. PMO đóng vai trò “sợi chỉ đỏ”, điều phối toàn bộ luồng công việc, phối hợp giữa các phòng ban, xử lý các vấn đề dùng chung giữa ba nền tảng.

Các cuộc họp PMO, họp chuyên môn diễn ra hằng ngày để kiểm soát chất lượng và tiến độ. Dự án cũng thường xuyên rà soát việc sử dụng nhân sự, ngân sách và phối hợp chặt với Ban Công nghệ Thông tin Tập đoàn và các phòng ban nghiệp vụ để xử lý vấn đề phát sinh.

Tới giai đoạn triển khai và chuyển đổi, chúng tôi tổ chức liên tiếp các đợt thử nghiệm Closed Beta (nhóm nhỏ) và Open Beta (quy mô lớn) để vừa kiểm thử sản phẩm, vừa làm quen với môi trường thực tế. Lúc này PMO là đầu mối điều phối các hoạt động chuyển đổi dữ liệu, chuyển đổi người dùng, hỗ trợ vận hành, phối hợp với đội sản phẩm để lên lộ trình sửa lỗi, cải tiến sản phẩm theo phản hồi thực tế.

Đặc biệt, do tính cấp bách của dự án, việc phát triển và vận hành sản phẩm diễn ra song song. Đây là một thử thách rất lớn. Giai đoạn khó khăn nhất chính là khi các nhóm chưa phối hợp nhịp nhàng ở đầu dự án, và khi bước vào Open Beta - phải “thử lửa” với môi trường thật, trong khi deadline đóng nền tảng cũ từ Meta đang đến rất gần. Sự bền bỉ của đội PMO, tinh thần tận tâm của đội sản phẩm và sự chung tay, đồng hành sát sao từ Ban Điều hành, Ban CNTT FPT, cùng tất cả các phòng ban là yếu tố quyết định giúp dự án đi tới đích.

Tôi muốn gửi một lời tri ân đến tất cả anh chị em đã và đang đồng hành trong hành trình này.

- Việc tích hợp nền tảng từ nhiều công ty thành viên gặp khó khăn gì? Làm sao để đạt được đồng thuận và triển khai thử nghiệm hiệu quả?

- Dự án có sự tham gia trực tiếp từ Ban Công nghệ FPT, Đơn vị chiến lược DC5 và FPT Software. Việc phối hợp giữa các bên liên quan là một bài toán phức tạp, nhưng nhờ cơ chế làm việc rõ ràng và tinh thần đồng lòng, chúng tôi đã từng bước tháo gỡ.

Việc tích hợp Mini App và bot từ các công ty thành viên đang được thực hiện theo đúng lộ trình trong năm nay, với sự ủng hộ mạnh mẽ từ các đơn vị.

Để cân bằng giữa mong muốn của lãnh đạo, nhu cầu người dùng và năng lực kỹ thuật, nhóm dự án luôn xác định rõ các “điểm an toàn” - chẳng hạn Closed Beta, Open Beta hay Golive - để các bên cùng hướng tới. Phương án có thể chưa hoàn hảo 100%, nhưng cần đủ tốt để hệ thống vận hành ổn định, đúng tiến độ - đặc biệt là mốc 31/8 khi Workplace và WorkChat chính thức ngừng hoạt động.

Về phương pháp triển khai, chúng tôi bắt đầu thử nghiệm tại FPT HO và một số công ty thành viên trong giai đoạn Closed Beta. Các phản hồi được ghi nhận, cập nhật, cải tiến liên tục trước khi bước vào Open Beta và Golive. Xin cảm ơn lãnh đạo FPT và các phòng ban tại FPT HO đã luôn ủng hộ sát sao suốt giai đoạn thử nghiệm này.

- Các anh chị đã làm gì để giữ tính ổn định và liền mạch giữa các đơn vị phát triển khác nhau?

- PMO chương trình giữ vai trò điều phối trung tâm - đồng bộ kế hoạch, kết nối ba sản phẩm và xử lý các điểm tích hợp dùng chung. Các khâu phát triển được phối hợp chặt chẽ để tránh chồng chéo, lệch nhịp giữa các nhóm.

Chúng tôi tuân thủ nguyên tắc “không đánh đổi” chất lượng: Open Beta có thể chấp nhận một tỷ lệ lỗi cho phép, nhưng trước khi Golive, mọi sản phẩm phải vượt qua vòng kiểm tra nghiêm ngặt. Ban Đảm bảo chất lượng của FPT đóng vai trò như “Quality Gate” chung cho cả ba sản phẩm.

Về bảo mật, dự án thực hiện đầy đủ các tiêu chuẩn và quy trình do Ban Công nghệ Thông tin FPT đặt ra. Sau mỗi bản phát hành, chúng tôi tiếp tục cải tiến để không ngừng nâng cao năng lực bảo vệ dữ liệu toàn Tập đoàn.

- Làm thế nào để người dùng nội bộ không “sốc” khi chuyển nền tảng?

Thách thức lớn nhất không nằm ở công nghệ, mà ở sự đồng lòng từ lãnh đạo, một kế hoạch quản lý chuyển đổi chặt chẽ và truyền thông nội bộ hiệu quả.

Ngay từ giai đoạn Open Beta, chúng tôi đã tiến hành chuyển đổi dữ liệu, người dùng theo lộ trình từng bước. Cùng với đó, việc phối hợp với Ban truyền thông FPT và ngành dọc thực hiện công tác truyền thông là yếu tố then chốt để người dùng hiểu, chuẩn bị tâm lý cũng như tiếp cận nền tảng mới một cách suôn sẻ.

Đặc biệt, đội ngũ “Product Angels” - những chuyên gia tiên phong tham gia thử nghiệm và hỗ trợ - cũng đóng vai trò nòng cốt trong việc lan tỏa, hướng dẫn, hỗ trợ người dùng tại các công ty thành viên. Họ chính là “cánh tay nối dài” giúp nền tảng mới chạm tới từng người F.

- FPT tránh “cái bẫy siêu app” - nhiều chức năng nhưng ít người dùng - bằng cách nào?

- Chúng tôi liên tục cải tiến sản phẩm, lắng nghe người dùng, khắc phục lỗi, và bổ sung các tiện ích mới mang tính thực tế, nhằm giữ cho sản phẩm luôn hữu ích và hấp dẫn với người dùng nội bộ.

Sau giai đoạn golive, đội ngũ vận hành tiếp tục duy trì lắng nghe phản hồi, sửa lỗi, cập nhật tính năng. FPT Chat và FPT Place đang được cải tiến, các chatbot từ các đơn vị thành viên cũng đang trong lộ trình tích hợp. Nền tảng myFPT sẽ tiếp tục mở rộng nhiều dịch vụ mới - điển hình như các tính năng nổi bật hiện nay: myTask, To-Do…

- Chị Liên và đội ngũ từng có lúc nào muốn bỏ cuộc trước nhiệm vụ thần tốc và khó nhằn này? Động lực nào khiến chị kiên trì theo đuổi đến cùng?

- Áp lực, mệt mỏi là có. Nhưng bỏ cuộc thì chưa bao giờ là lựa chọn. Tình yêu dành cho FPT, khát vọng mang lại một sản phẩm thực sự hữu ích cho người FPT và cho cộng đồng - đó là lý do lớn nhất để tôi và đội ngũ đi đến cùng.

Tôi cũng muốn gửi gắm đến tất cả người FPT: Hãy yêu và đóng góp cho sản phẩm FPT - hãy trở thành những “Product Angel”, đồng hành, lan tỏa và phát huy giá trị của những sản phẩm nội bộ mà chính chúng ta đang cùng nhau xây dựng vì lợi ích chung.

Bảo Hân (thực hiện)

Thiết kế: Khôi Phm