Sáng kiến ‘Vàng’ nhà Phân phối hỗ trợ ‘vượt ngàn’ công nợ

Ý tưởng của sáng kiến xuất phát từ bài toán khó khi các đồng nghiệp mất quá nhiều thời gian cùng thao tác thủ công để lấy dữ liệu trong quá trình xử lý hoá đơn công nợ. Mặc dù việc hạch toán có công cụ dataload hỗ trợ nhưng vẫn xảy ra sai sót khiến tốc độ xử lý công nợ bị ảnh hưởng.

Theo nhóm tác giả, hệ thống xử lý và dữ liệu cũng thiếu tính kết nối, liền mạch tạo nhiều bất cập cho nhân viên thực hiện. Các kế toán công nợ liên tục phải đăng nhập từng ngân hàng để trích xuất dữ liệu thanh toán của khách hàng (dữ liệu báo có). Sau khi có dữ liệu báo có tiến hành dataload vào hệ thống Oracle. Cuối cùng, kế toán công nợ vào Oracle, lọc các khoản chưa áp để tiến hành áp nợ. Một ngày, kế toán phải nhiều lần thực hiện quy trình trên để đáp ứng yêu cầu Báo cáo công nợ, xuất hàng của nhóm kinh doanh vừa tốn thời gian, vừa tốn nguồn lực.

Quyết thay đổi cách làm để giảm tải công việc mỗi ngày, anh Hồ Quốc Việt - Trưởng nhóm Nguồn vốn Synnex FPT cùng các đồng đội đã nghĩ về một giải pháp chuyển đổi số. Để “hái” được quả ngọt, nhóm tác giả cho biết, ý tưởng về sản phẩm được thai nghén từ rất lâu, khoảng năm 2020. Tuy nhiên việc triển khai dự án AR Automation (Accounts Receivable Automation, hiện nay là Tự động hoá quy trình áp nợ hoá đơn) cần tạm dừng để ưu tiên nguồn lực cho việc thay đổi hệ thống lõi của nhà phân phối với tên gọi là DDP - Digital Distribution Platform. Đây cũng là điều thuận lợi cho nhóm, vì khi hệ thống DDP cốt lõi của nhà phân phối Synnex FPT được vận hành sẽ hỗ trợ các dự án chuyển đổi số khác dễ dàng hơn, gần nhất chính là AR Automation. Đầu năm 2022, khi DDP vận hành những module đầu tiên thì AR Automation được khởi động lại.

Vừa gia nhập đường đua iKhiến 2024, sáng kiến “Tự động hoá quy trình áp nợ hoá đơn” của nhóm tác giả Synnex FPT lập tức nhận về giải Vàng.

Thời điểm đó, cả nhóm liên tục gặp khó khăn lớn liên quan đến vấn đề nguồn lực khi Ban Chuyển đổi số Synnex FPT (FTG-FDX) và Ban Tài chính (FAF) vừa phối hợp xử lý các tác vụ liên quan DDP vừa phải đảm bảo các công việc phát sinh hàng ngày. Để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh, bằng tinh thần đồng đội và sự quyết liệt, cả nhóm đã đặt ra các mốc thời gian hoàn thành rõ ràng.

Sau 1 tháng khởi động dự án, nhóm cần trao đổi với các bộ phận liên quan về thực trạng, giải pháp nhằm tìm kiếm thêm ý tưởng, cách thức phát triển. Tháng 8 năm 2022, hệ thống kết nối thành công API lấy số dư với các ngân hàng. Sau 1 năm triển khai, nhóm tác giả đưa sản phẩm tới trao đổi cùng các ngân hàng để có hạ tầng kỹ thuật cho việc kết nối. “Quả ngọt” thực sự đã đến khi 2 quý đầu năm 2024, nhóm đã hoàn thiện AR Automation với 4/6 ngân hàng thu tiền chính. Trong thời gian tới, sản phẩm sẽ được kết nối với 2 ngân hàng còn lại.

Là người theo đuổi dự án từ những ngày đầu, anh Việt chia sẻ, lợi ích rõ rệt nhất là việc giảm thiểu được rất nhiều thao tác thủ công khi tạo báo có và áp nợ trên hệ thống nội bộ. Giờ đây, kế toán không cần vào ebank của từng ngân hàng, trích xuất dữ liệu báo có và tiến hành hạch toán vào hệ thống tránh mất nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro sai lệch dữ liệu từ thao tác của người dùng.

Bên cạnh đó, khi dự án AR Automation được triển khai, khách hàng chuyển tiền vào các tài khoản đã được định danh cho từng người, dữ liệu được truyền trực tiếp từ ngân hàng sang hệ thống nội bộ near-realtime. Từ đó, kế toán có thể lựa chọn phương thức gạch nợ tự động hoặc theo từng hóa đơn chỉ định rồi đồng bộ sang Oracle một cách nhanh chóng, chính xác.

Nhờ đơn giản hoá quy trình thực hiện, sáng kiến đã giúp giảm 90% effort (công sức) cho các giao dịch thanh toán hoá đơn, giảm 80% đơn duyệt công nợ. Thời gian kiểm tra công nợ và duyệt đơn hàng giảm từ 15 phút xuống 2 phút/đơn. Các đơn hàng được xuất ra nhanh chóng, phần công nợ của từng khách hàng được cập nhật sát nhất với thực tế ngay sau khi khách hàng chuyển tiền. Điều này góp phần tăng thêm từ 3-5% doanh số bán hàng của tháng của công ty. Việc đối soát dữ liệu, đóng sổ phân hệ AR & Cash cũng giảm từ 3 ngày xuống 0,5 ngày. Theo anh Hồ Quốc Việt, dự án đem lại lợi ích thiết thực, giá trị lớn nhất mang đến là tính nhanh chóng, chính xác trong việc vận hành quy trình bán hàng.

Phấn khích và đầy tự hào là cảm xúc của mỗi thành viên trong nhóm tác giả sáng kiến “Tự động hoá quy trình áp nợ hoá đơn” nhà Phân phối khi tên sản phẩm được vinh danh bảng Vàng chung khảo iKhiến số 3 năm 2024. “Việc đạt được giải thưởng cao nhất chứng tỏ sự nỗ lực, sáng tạo và tinh thần đồng đội của cả nhóm đã được công nhận. Tôi cảm thấy hạnh phúc khi thấy công sức bỏ ra được đền đáp xứng đáng, và tạo động lực mạnh mẽ hơn để tiếp tục cống hiến và phát triển những ý tưởng mới trong tương lai”, chị Vi Thị Mây - cán bộ Phân tích nghiệp vụ Synnex FPT, thành viên nhóm tác giả bày tỏ.

Sau thành công từ giải Vàng iKhiến, nhóm sẽ tiếp tục hoàn thiện triển khai việc kết nối, định danh khách hàng ở các ngân hàng tiếp theo; đồng thời tận dụng thêm các trường thông tin được trả về từ ngân hàng để đẩy vào hệ thống nội bộ, giúp cho quá trình vận hành được nhanh chóng, chính xác, thuận tiện và đa dạng hơn nữa.

Nhóm tác giả Synnex FPT trình bày sáng kiến trong chung khảo iKhiến số 3.

Chia sẻ thêm về iKhiến, nhóm tác giả bày tỏ, đây là một chương trình có giá trị thực tế cao, không chỉ mang đến động lực, thúc đẩy sự sáng tạo, cải tiến trong từng công việc, quy trình hàng ngày của CBNV mà nó còn đóng góp vào sự phát triển chung của FPT cũng như của các CTTV. Việc triển khai các sáng kiến áp dụng vào các đơn vị trong Tập đoàn sẽ giúp gia tăng sự hiệu quả và tối ưu; đảm bảo cho sự phát triển bền vững của Tập đoàn. Chương trình iKhiến là minh chứng rõ nét nhất cho sự Đổi mới – một trong những giá trị cốt lõi của FPT đã được gìn giữ, phát triển và nâng tầm trong suốt thời gian qua.

Song song đó, ban lãnh đạo Synnex FPT nói chung và Ban Tài chính nói riêng đều luôn đặt ra yêu cầu tối ưu hóa các quy trình để tăng hiệu quả, giảm các thao tác thủ công. CBNV hay các nhóm khi có ý tưởng đều chủ động đề xuất lên và được ban lãnh đạo hoàn toàn ủng hộ. Đặc biệt, khi hệ thống DDP cốt lõi của nhà phân phối Synnex FPT đã được vận hành một thời gian khá dài thì việc cải tiến ở các module sẽ rất thuận lợi vì có một nền tảng “khỏe” để có thể triển khai các dự án chuyển đổi số.

Hà Trần