Lời giải cho bài toán nhân rộng sáng kiến iKhiến

Thúc đẩy giải bài toán ‘phi công nghệ’

Thành công lớn từ chương trình iKhiến 2023 với ngôi quán quân bảng B, sáng kiến PEAR (Personal Enhancement Area) đến từ nhà Phần mềm đã mau chóng được áp dụng toàn Tập đoàn. Theo anh Bạch Thành Lê - quản trị dự án PEAR, đây là bài toán điển hình của chuyển đổi số, đưa công nghệ vào đời sống và chuyển đổi cách CBNV làm việc. 

“Khó nhất là giải bài toán phi công nghệ liên quan đến chuyển đổi con người, chuyển đổi mô hình, quy trình, chuyển đổi tư duy, chứ không quá nặng về bài toán công nghệ. Làm sao để các bên thấy cần thiết phải làm, cần thiết phải tích hợp để tăng năng suất, hiệu quả làm việc cho CBNV. Tiếp đến là giúp người dùng chấp nhận và thích ứng, sử dụng trong công việc hàng ngày’, anh Lê cho hay.

Anh Bạch Thành Lê (giữa) và các thành viên trong team PEAR.

Giải thích đơn giản về sản phẩm, quản trị dự án nói, PEAR ra đời trên nền tảng myFPT, tương tự như một “bàn làm việc ảo”, giải quyết các bài toán về việc tích hợp các hệ thống để “nhặt việc”, nhắc nhở và thông báo công việc, phân tích dữ liệu… Điều này giúp người FPT không lo quên việc, nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

Bắt đầu vận hành (golive) tại FPT Software từ tháng 3/2023, giai đoạn đầu dự án chỉ tích hợp được 1-2 công cụ vào hệ thống, do nhiều bên chưa quen và chưa sẵn sàng thay đổi cách làm việc cũ. Anh Lê chia sẻ, nhờ có cuộc thi iKhiến 2023, PEAR đã được biết đến nhiều hơn, được ghi nhận, giúp cho việc lan tỏa mạnh hơn.

Bước sang năm 2024, để triển khai nhân rộng sáng kiến trên toàn Tập đoàn, nhóm dự án PEAR đã nỗ lực bằng tất cả các cách, thúc đẩy phối hợp với các bên đã sẵn sàng "đấu nối" vào hệ thống để khẳng định hiệu quả trong thực tiễn và lấy đây làm bài học thực tiễn cho các bên khác tham chiếu, từ đó tích cực cùng làm.

Kết thúc quý I, PEAR đã hoàn thành tích hợp thêm 14 tools, 19 module, 158 loại việc vào hệ thống, trong đó 38% các loại việc cần về xử lý tại máy tính để bàn (desktop), 62% các loại việc xử lý trên di động. Qua đó trở thành ứng dụng Top 1 được nhiều người Phần mềm FPT sử dụng nhất (từ tháng 3/2024). 

Còn theo số liệu cập nhật mới nhất từ anh Lê, số lượng tools tích hợp vào PEAR hiện đã lên đến con số 20 - TMS, HRIS, TSS, FHU, BA Rating, GKM, CIM… thuộc nhiều nhóm công việc như: Thời gian làm việc, Chuyến công tác, Hợp đồng lao động, Đánh giá chất lượng dịch vụ khối BA, Quản lý Keywords trên Github, Đổi mật khẩu, Phê duyệt Ticket ITC, Khảo sát Hạnh phúc, Kế hoạch/Kết quả MSC…

Trên phạm vi Tập đoàn, PEAR được nhân rộng với tên gọi My Tasks và đã chính thức vận hành từ ngày 3/4. Mỗi khi myFPT xuất hiện thông báo công việc cần xử lý, người dùng chỉ cần sử dụng điện thoại, truy cập vào mục “Việc của tôi” để phê duyệt các yêu cầu, giảm tối đa các thao tác thay vì phải sử dụng các hệ thống như trước.

Theo báo cáo vận hành, ‘trợ lý công việc’ My Tasks giúp gần 50% người FPT quản lý công việc hiệu quả.

Với FPT, My Tasks đã được tích hợp trong hệ thống uService (cho phép tạo và xử lý yêu cầu trên hệ thống), ePurchase (quản lý báo giá, đề nghị mua sắm…) và HRIS (cho phép tạo đơn, phê duyệt đơn nghỉ). Với các CTTV, các hệ thống đang được triển khai, gồm: FPT Telecom (áp dụng trên hệ thống thông tin nhân sự), FPT Education (áp dụng ở hệ thống CIM - Tiếp nhận và xử lý yêu cầu của sinh viên và giảng viên về cơ sở vật chất), FPT Retail (dùng trong hệ thống quản lý nhân sự tiền lương cho chuỗi bán lẻ), FPT IS (áp dụng trong eTMS - Quản lý thời gian ra/vào, OT, nghỉ phép), FPT Online (dùng trong hệ thống Check-in).

Trong thời gian tới, nhóm dự án sẽ tiếp tục nhân rộng sáng kiên tại FPT bằng việc tích hợp toàn bộ 100% tools của các CTTV vào hệ thống. Bên cạnh đó, PEAR cũng sẽ nâng cấp, bổ sung thêm hai tính năng quan trọng cho hệ thống. Tính năng đầu tiên là hỗ trợ việc quản lý điều hành trong nhóm. Theo đó, người quản lý sẽ nắm được hiệu quả xử lý công việc của từng nhân viên theo thời gian thực, như có bao nhiêu việc, bao nhiêu việc xử lý đúng hạn hay bị quá hạn… 

Tính năng thứ hai là tổng hợp các thông báo quan trọng cho người dùng, như thông báo điều chỉnh lịch xe bus, menu canteen, cập nhật số giờ học Mooc, lịch phun thuốc muỗi tại văn phòng… Thay vì qua email, các thông báo này sẽ xuất hiện trên "bàn làm việc ảo" PEAR, thuận tiện cho người FPT cập nhật.

Claim FPT Care – 4 tháng xử lý gần 14.000 hồ sơ

Cũng là một sáng kiến được lựa chọn để nhân rộng trên phạm vi toàn Tập đoàn, “Claim FPT Care” đến từ nhà Phầm mềm đã nhanh chóng chứng minh tính hiệu quả trong thực tiễn. Theo số liệu của năm 2022, gần 70.000 CBNV và người thân thụ hưởng chính sách FPT Care. Trong đó, FPT Software chiếm gần 28.500 người. Trong năm 2022, số lượng hồ sơ FPT Care mà nhà Phần mềm phải tiến hành xử lý là 11.029 bộ và số lượng hồ sơ claim online (yêu cầu qua hình thức trực tuyến) là 6.113 bộ. Những con số này cho thấy tính cấp thiết cần có một ứng dụng giúp giảm tải các thao tác thủ công cho người thực hiện và cán bộ hỗ trợ, tăng năng suất lao động khi không cần tiêu tốn thời gian để nộp hồ sơ cứng, góp phần tiết kiệm thời gian.

Thực tế, ngay sau chương trình iKhiến 2023, nhóm dự án (team) “Claim FPT Care” từ FPT Software đã tập trung hoàn thiện phần vận hành để hỗ trợ tốt hơn cho bộ phận Nhân sự của CTTV. Theo chị Nguyễn Thị Linh – đại diện nhóm phần tương tác với người dùng đã khá hoàn thiện vì lắng nghe phản hồi từ người dùng và cải tiến liên tục trong quá trình sáng kiến được sử dụng tại FPT Software trước khi triển khai toàn FPT.

Team dự án “Claim FPT Care” đến từ nhà Phần mềm.

Chị Linh cho biết, hiệu quả lớn nhất là nâng cao trải nghiệm của CBNV FPT trong quá trình thực hiện yêu cầu bồi thường, rút ngắn thời gian chỉ còn một nửa, thậm chí 1/3 so với trước đây. Với myFPT, CBNV chỉ cần trung bình khoảng 2 phút để hoàn thiện 1 bộ hồ sơ. Trên ứng dụng di động, các bước thực hiện nhanh chóng, đơn giản, thông tin cần cung cấp cho từng loại điều trị được thể hiện rõ ràng.

Đặc biệt, sáng kiến cũng giúp việc chuyển đổi số được áp dụng triệt để khi hỗ trợ cho bộ phận Nhân sự của các CTTV không còn phải nhận hồ sơ bản cứng từ CBNV, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cả 2 bên. Đến nay, sau 4 tháng triển khai nhân rộng toàn Tập đoàn (từ tháng 3 – 7/2024), lượng hồ sơ “Claim FPT Care” qua myFPT đã đạt gần 14.000 bộ, trung bình mỗi tháng hỗ trợ khoảng 3.500 bộ.

Chia sẻ về quá trình triển khai nhân rộng sáng kiến, chị Linh nói: “Vui nhất là khi nhận được những lời cảm ơn vì đã tiết kiệm được thời gian và mang lại trải nghiệm tốt cho người dùng. Một số bạn chia sẻ mua FPT Care cho người thân ở quê thì chỉ cần người thân gửi bộ ảnh chứng từ là có thể tạo yêu cầu được cho người thân rất đơn giản và dễ dàng. Đồng nghiệp FPT rất hài lòng về điều đó”.

Giao diện “Claim FPT Care” được đánh giá thân thiện và dễ sử dụng.

Đoàn Thảo Quyên (FPT Software) là một trong số nhiều người dùng đánh giá rất tích cực về “Claim FPT Care” sau quá trình sử dụng. “Tính năng này rất tiện và dễ dùng, đỡ tốn công sức của nhiều bên, quy trình xử lý cũng khá nhanh, sau khi gửi hồ sơ xong thì nhận tiền trong vòng 5-7 ngày làm việc”, Quyên cho biết.

Nói về kế hoạch phát triển “Claim FPT Care” của team trong thời gian tới, chị Linh khẳng định sẽ tiếp tục mở rộng thêm các tiện ích khác trong cùng bộ tính năng của FPT Care để hỗ trợ người dùng toàn diện hơn. “Ví dụ như thêm tính năng để CBNV đăng ký mua bảo hiểm cho người thân. Team vẫn tiếp tục lắng nghe phản hồi từ người dùng để nâng cao cũng như hoàn thiện thêm cho sáng kiến”, người đại diện team nói.

Cần giải quyết ‘pain-points’ ở mức toàn FPT

Dựa trên kinh nghiệm của mình, chị Phạm Thu Liên - Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT cho biết, sáng kiến muốn được nhân rộng thành công cần hội tụ 4 yếu tố chính, gồm: Khái quát hóa ý nghĩa của sản phẩm - giải quyết pain-points (vấn đề gặp phải) ở mức toàn FPT; Đã triển khai hiệu quả tại đơn vị chủ quản; Có tính linh hoạt trong kiến trúc/ thiết kế hệ thống để có thể đáp ứng được nghiệp vụ/ quy trình đa dạng tại các CTTV; Đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa Văn phòng Chuyển đổi số và đội sản phẩm sáng kiến cùng các Business Owner (ngành dọc Nhân sự, Chất lượng, Truyền thông...) và các CTTV trong toàn FPT.

Trong thời gian qua, Văn phòng Chuyển đổi số đã chủ trì nhân rộng thành công 2 sáng kiến từ chương trình iKhiến 2023 - “Claim FPT Care” và “My Tasks”. Chị Liên chia sẻ: “Dự kiến trong năm 2024, Văn phòng Chuyển đổi số FPT sẽ tiếp tục tìm kiếm các cơ hội nhân rộng tự các sáng kiến iKhiến, qua đó góp phần tăng trải nghiệm người dùng, nâng cao hiệu quả công việc trên phạm vi toàn Tập đoàn”.

Chị Phạm Thu Liên – Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT nhấn mạnh các sáng kiến cần tìm tòi để giải quyết các pain-points ở cấp Tập đoàn.

Theo Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT, để nhanh chóng nhân rộng sáng kiến, điều kiện đầu tiên là sáng kiến cần giải quyết được pain-point ở mức toàn Tập đoàn và các CTTV. Sau đó chính là tính hiệu quả của sáng kiến, nên cần đánh giá kỹ giai đoạn triển khai của các sáng kiến ở đơn vị chủ quản. 

“Khi đã chứng minh được tính phổ quát giải quyết pain-point và hiệu quả mang lại, các sáng kiến cần có kiến trúc/thiết kế đủ linh hoạt để có thể đáp ứng được nghiệp vụ/quy trình đa dạng tại các CTTV. Song song là công tác phối hợp giữa Văn phòng Chuyển đổi số và đội sản phẩm sáng kiến và các CTTV trong toàn FPT. Đạt được các yếu tố này thì sẽ triển khai nhân rộng sẽ thành công”, chị Liên kết luận.

Văn phòng Chuyển đổi số FPT sẽ thúc đẩy tìm kiếm thêm nhiều sáng kiến hữu ích để nhân rộng trong thời gian tới.

Khi được hỏi ấn tượng với sáng kiến nào trong 2 sáng kiến được nhân rộng, chị Liên cho biết, đó là My Tasks. Mặc dù đây là sản phẩm triển khai nhân rộng rất vất vả, gặp nhiều khó khăn vì quá nhiều bên liên quan. Tuy nhiên, My Tasks là sáng kiến có tính ứng dụng cao, giải quyết được ‘pain-points’ của phần lớn các CTTV và các ngành dọc. 

Trước đó, theo BTC iKhiến 2024, nhằm tạo động lực để các tác giả nghĩ bài toán lớn, áp dụng rộng hơn khi lên ý tưởng và triển khai sáng kiến, chương trình đã và đang hoàn thiện quy trình nhân rộng sáng kiến theo hướng chặt chẽ hơn. Quy trình này được thực hiện thông qua sự phối hợp của nhiều bên (Ban Công nghệ, Ban điều hành, Văn phòng Chuyển đổi số - Tác giả - Ngành dọc), gồm các bước: Đề xuất nhân rộng; Phê duyệt chủ trương; Triển khai; Đánh giá hiệu quả. Đây là cơ sở để BTC kỳ vọng một sáng kiến có thể được nhân rộng thành công chỉ trong 3-6 tháng.

Chị Liên chia sẻ, quy trình này sẽ cần làm rõ hơn chi tiết trách nhiệm giữa nhóm dự án có sản phẩm được nhân rộng, Văn phòng Chuyển đổi số, Ban CNTT, bộ phận nghiệp vụ và các bên có liên quan. Dự kiến, Văn phòng Chuyển đổi số sẽ hoàn thiện quy trình này trong quý 3 tới.

Khánh Hưng