Từ áp lực thủ công đến tư duy tự động hóa
Nhớ lại những ngày đầu khi bắt tay vào triển khai nội dung Mentorship thuộc chương trình Quản lý Tài năng, Quản lý Mới khóa 2025-2026, những người trong cuộc mới thấu hết áp lực của một “bài toán” vận hành đầy nặng nề.
Khi đó, mọi thứ đều phải nương vào phương thức thủ công. Mỗi mùa đăng ký đến, ban tổ chức (BTC) lại quay cuồng trong vòng lặp duyệt danh sách Mentor -Mentee, căng mắt đếm từng thành viên để giới hạn số lượng học viên sao cho các nhóm không bị quá tải. Chưa dừng lại ở đó, gánh nặng hành chính thực sự ập đến vào mỗi cuối tháng. Đó là lúc những nguồn dữ liệu rời rạc buộc phải gom về một mối để làm báo cáo định kỳ. Quy trình ngày ấy gói gọn trong bốn chữ "nhắc nhở - chờ đợi".
Lúc này, BTC vừa tốn thời gian, vừa loay hoay trong nỗi lo sai sót dữ liệu, còn các Mentee thì thấp thỏm vì thiếu một kênh xác nhận thông tin tức thì để biết trạng thái của mình đang ở đâu.
Nhìn vào thực trạng ấy, chị Phan Ngọc Anh Thư hiểu rằng nếu không tự mình thay đổi, chính chị và đồng đội sẽ bị nhấn chìm trong vòng lặp thủ công. Chị quyết tâm tìm một lối đi mới và giải pháp "Tối ưu hóa quy trình Mentorship thông qua tự động hóa và công nghệ số" chính là câu trả lời. Đi thẳng vào điểm yếu của công tác đào tạo lúc bấy giờ là có quá nhiều thao tác thủ công khi xử lý dữ liệu, chị Anh Thư chủ động tìm tòi, ứng dụng AI kết hợp cùng các công cụ số để tăng tốc toàn bộ quy trình.
Đó là một hành trình tự bước qua vùng an toàn đầy thử thách. Chị lật giở lại ký ức về giai đoạn chông chênh đó: “Bản thân tôi lúc ấy cũng đối mặt với không ít lo lắng về mặt thời gian. Tôi liên tục tự hỏi liệu có kịp tiến độ để áp dụng và triển khai khi bản thân phải tự xây dựng lại toàn bộ workflow từ con số 0 hay không. Nhưng chính áp lực lại trở thành đòn bẩy, thúc đẩy tôi phải tự học, tự chuyển hóa mình để tìm ra cách làm việc năng suất hơn”.
 |
| Chị Phan Ngọc Anh Thư (phải) hiện là cán bộ Ban Nhân sự, Viễn thông FPT, Tập đoàn FPT. |
Nhận được sự ủng hộ từ lãnh đạo và quản lý trực tiếp, cùng với kế hoạch chi tiết và hỗ trợ từ team, chị đã hoàn thiện các phương án hợp lý để đưa giải pháp đi vào vận hành mượt mà.
Giảm 80% thời gian xử lý dữ liệu, triệt tiêu 100% sai sót
Triển khai một quy trình mới hoàn toàn bằng công nghệ không phải là một hành trình trải đầy hoa hồng. Có những giai đoạn, chị Thư phải "đánh vật" với các phiên bản code, liên tục thử nghiệm và sửa lỗi để hệ thống có thể vận hành trơn tru. “Làm đi làm lại không biết bao nhiêu lần mới ra được một kết quả ưng ý và vận hành suôn sẻ”, chị kể.
Và sự kiên trì đã mang lại "quả ngọt" xứng đáng.
Giải pháp mới áp dụng AI đã mang đến những thay đổi mang tính bước ngoặt, giúp tiết kiệm 80% thời gian quản lý và xử lý dữ liệu đăng ký/báo cáo; kiểm soát chính xác 100% số lượng nhóm Mentor theo thời gian thực bằng cách tự động điều tiết, triệt tiêu tình trạng quá tải. Đồng thời, giải pháp cũng giúp nâng tầm chuyên nghiệp khi ứng dụng AI để chuẩn hóa cả về nội dung lẫn hình ảnh hiển thị.
Đặc biệt, Mentee không còn bị động chờ đợi mà nhận được tương tác tức thì. Khi đăng ký tham gia, hệ thống sẽ gửi email phản hồi lập tức. Khi hoàn thành báo cáo khóa học, hệ thống cũng tự động phản hồi ghi nhận thông tin cá nhân hóa mà không phải chờ đợi cán bộ đào tạo duyệt thủ công như trước.
“Chúng tôi chuyển từ mô hình ‘nhắc nhở - chờ đợi’ sang ‘tự động hóa - chủ động’, đảm bảo tiến độ đào tạo luôn đúng hạn”, chị chia sẻ thêm.
 |
| Nữ nhân viên nhà "Cáo" luôn hào hứng mỗi khi bắt tay nghiên cứu các ứng dụng AI mới để áp dụng vào công việc. |
Hiện tại, thông qua các công cụ như Gemini, Google Script, Web… chị Thư và team đã tự động hóa hoàn toàn các khâu từ Check-in/out, nhắc lịch, khảo sát nhu cầu đào tạo cho đến tổng kết lớp học… Ngoài ra, các đầu việc khác cũng được chị ứng dụng AI triệt để để tiết kiệm thời gian như tự động hóa gửi email và phản hồi xác nhận thông tin, tự động hóa thiết kế chứng nhận hàng loạt và gửi mail chứng nhận cá nhân hóa hay thiết kế profile giảng viên nội bộ/mentor… Đặc biệt, chị còn tự tay demo thành công một web Script để tra cứu thông tin Giảng viên nội bộ nhà “Cáo”.
Điều này đã giải quyết triệt để bài toán vận hành cơ bản, tối ưu hóa quy trình từ 8 bước thủ công tốn thời gian trước đây xuống chỉ còn 2 bước nhanh gọn. Đây sẽ là nền tảng để bộ phận Hệ thống Thông tin nhân sự tiếp tục phối hợp, phát triển thành các hệ thống quản trị chuyên nghiệp và chuyên sâu hơn trong thời gian tới.
Quản lý làm gương, trao sẵn "vũ khí"
Thành công của chị Anh Thư không đến đơn độc, chị may mắn có sự đồng hành, hướng dẫn từ quản lý trực tiếp - người đã luôn lắng nghe, chia sẻ cách triển khai/ứng dụng AI và gợi mở phương án kịp thời. Từ đó, mỗi CBNV tự tìm tòi thêm cho công việc/dự án cá nhân.
 |
| "Ứng dụng AI là quá trình thử nghiệm, điều chỉnh, sửa lỗi và làm đi làm lại liên tục thì mới có được kết quả ưng ý" - chị Thư chia sẻ. |
Từ chính trải nghiệm tự học và chuyển hóa của mình, chị Thư đúc kết một góc nhìn rất thực tế để lan tỏa tinh thần ứng dụng công nghệ: “Để thúc đẩy một tập thể chuyển mình cùng AI, tôi nghĩ chỉ cần hai việc. Một là các cấp quản lý trực tiếp phải làm gương, sẵn sàng chia sẻ cách triển khai thực tế cho team. Hai là tạo 'đất diễn' bằng cách giao những đầu việc cần dùng đến công nghệ, đi kèm với đó là cấp luôn 'vũ khí' chiến đấu, như cấp sẵn các tài khoản AI phiên bản Pro cho team dùng chung. Khi rào cản công cụ không còn và hiệu suất tăng rõ rệt, mọi người sẽ tự động chạy theo AI”.
Đánh giá về giải pháp của chị Anh Thư, chị Phạm Thị Mỹ Nhung (Trưởng phòng, Trung tâm Đào tạo và Phát triển, Ban Nhân sự, Viễn thông FPT) cho rằng đây là bước cải tiến thiết thực, giải quyết đúng và trúng điểm nghẽn của hoạt động triển khai Mentorship tại Viễn thông FPT. “Anh Thư đã cải tiến quy trình Mentorship thành một luồng công việc mượt mà, thông minh và đầy thuận tiện cho cả Mentor và Mentee. Giải pháp đã tối ưu năng suất lao động và thời gian hao phí so với làm thủ công, giúp dữ liệu chính xác và các bên đều được chủ động mà không phải chờ đợi, trải nghiệm của Mentee cũng tốt hơn”, chị nhận xét.
Hành trình chuyển mình của Phan Ngọc Anh Thư không chỉ là câu chuyện của những con số hiệu suất, mà là câu chuyện về một người FPT mang tinh thần đổi mới liên tục, sáng tạo liên tục.
“Làm việc tại Ban Nhân sự, không có nền tảng công nghệ, nhưng Thư chưa bao giờ xem đó là rào cản. Bạn tự mày mò, tự học, chấp nhận ‘đánh vật’ làm đi làm lại với các phiên bản code để tối ưu bằng được quy trình. Điều tôi trân trọng nhất là dù đã gắn bó cùng Viễn thông FPT suốt 8 năm, tinh thần của Thư chưa bao giờ bị lối mòn. Anh Thư luôn chủ động đón nhận cái mới, trăn trở tìm cách đưa công nghệ vào giải quyết các bài toán vận hành.
Đặc biệt, Thư không giữ kiến thức cho riêng mình. Mỗi khi tìm ra giải pháp hay, bạn đều chủ động chia sẻ, truyền động lực cho cả team cùng thay đổi. Thư thực sự là một nhân sự kỳ cựu luôn đi đầu trong việc chuyển mình, dùng công nghệ để nâng cao hiệu suất cho cả cá nhân lẫn tập thể”, chị Phạm Thị Mỹ Nhung tự hào nói về Anh Thư.
Nam Dung
Ý kiến
()