Nhà Phân phối chuyển mình với catalog trực tuyến

Xuất hiện tại Chung khảo số 2 của iKhiến bằng một cái đập bàn thật mạnh, người đàn ông trong chiếc sơ mi đơn giản đã thu hút sự chú ý của Hội đồng giám khảo với chồng catalog giấy truyền thống dày cộp cùng câu nói: “Catalog giấy in truyền thống ư? Ở đây chúng tôi không làm như vâỵ!”

Người đàn ông ấy chính là Nguyễn Huy Quang - một cán bộ team Marketing của Synnex FPT. Với công việc đào tạo các nhà bán lẻ, đội của anh Quang lúc nào cũng phải bê vác những chồng catalog khối lượng lớn và mất ít nhất 15 đến 20 phút mỗi buổi chỉ để đi phân phát catalog. “Mình là dân kĩ thuật nên luôn có một sự “ám ảnh nhất định” về công nghệ, mình muốn làm gọn mọi thứ. Tại sao phải là những chồng tài liệu dày không hồi kết, phải tối ưu nó” - Đó là động lực đầu tiên để anh Quang cùng hai công sự của mình là chị Nguyễn Thu Huyền và chị Nguyễn Phương Anh bắt tay vào nghiên cứu một cách làm mới mang tên “Catalog Online”.

Anh Huy Quang tại buổi thuyết trình của Chung khảo iKhiến số 2. Ảnh: Trần Huấn

Thực hiện từ tháng 7 năm nay, anh Quang đã nghiên cứu sản phẩm, lên nội dung chi tiết từng mã hàng rồi chuyển dần cho bên thiết kế. Thời gian đầu khi bị ngập giữa hàng nghìn sản phẩm phải chỉnh sửa nội dung, anh Quang đã có những lúc đã muốn dừng lại. “Một vài suy nghĩ cứ nảy lên là sao không làm như cũ, sao tự làm khó mình. Nhưng cứ nhìn cái nhà kho chất đống tài liệu bừa bộn, phí phạm là mình như có thêm động lực để tiếp tục chiến đấu” - anh Quang kể lại.

Song song với quá trình của anh Quang, chị Phương Anh đảm nhận nhiệm vụ Social media bắt đầu công tác truyền thông cho khách hàng về loại hình catalog mới. Cứ như vậy, chỉ sau 2 tháng miệt mài, cả team đã cho ra mắt phiên bản Catalog online đầu tiên và chính thức được đưa vào sử dụng từ tháng 9 vừa qua.

Trong buổi đi đào tạo đầu tiên với sản phẩm mới, thay vì đội ngũ 3, 4 người và những thùng catalog to đùng thì hôm ấy, anh Quang đi một mình. Anh mở đường link bằng QR code để các nhà bán lẻ truy cập và chỉ sau 10 giây, tất cả đều có tài liệu, buổi đào tạo bắt đầu như thế. Tất cả mọi người đều hào hứng với tài liệu mới, dễ dùng, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian. “Mọi sự vất cả đều được đền đáp bằng trải nghiệm tuyệt vời hôm ấy, cảm giác mình đã làm được một điều khác biệt đầy ưu việt” - anh Quang khẳng định.

Thay vì phải lên kế hoạch vận chuyển, điều phối phương tiện để đưa catalog bản in đến các nhà bán lẻ thì công việc của chị Phương Anh hiện nay chỉ là ngồi soạn email, kèm đường link Catalog Online và sau một lần kick chuột, là đã có thể gửi đến tay hàng nghìn người. “Chưa bao giờ mình nhận nhiều phản hồi tốt như vậy, các nhà bán lẻ đều rất hào hứng với sản phẩm mới. Thậm chí còn có người thúc giục về việc ra thêm những catalog online với các dòng sản phẩm khác” - chị Phương Anh chia sẻ.

Sau 1 thời gian sử dụng, để tăng tính thuận tiện cho sản phẩm, cả team đã quyết định sẽ thêm nút download để mọi người có thể tải catalog online về máy tính cá nhân. Tuy nhiên, khi chấp nhận để người dùng download thì có một vấn đề phát sinh là các verson đã tải về sẽ không thể cập nhật những thông tin mới nhất. Cả nhóm lại tiếp tục khắc phục bằng cách ghi rõ ngày cập nhật để người dùng biết được thông tin của bản tải về đồng thời sẽ thông báo nếu có bản cập nhật mới nhất.

Bản thiết kế Catalog Online với dòng sản phẩm HP.

Có thể nói, Synnex FPT không phải là đơn vị đầu tiên đưa ra ý tưởng Catalog Online nhưng là đơn vị đầu tiên trong lĩnh vực phân phối IT thực hiện hình thức này trên quy mô lớn, chuyên nghiệp và tự túc 100%. Việc chuyển đổi sang hình thức này đã đem lại cho Nhà Phân phối hai lợi thế: catalog thiết kế theo thế mạnh và nền tảng sử dụng ưu việt.

Thông thường, các đơn vị phân phối sản phẩm công nghệ sẽ bị phụ thuộc vào catalog của các hãng đưa xuống và gây nên tình trạng “thừa sản phẩm” bởi có những mẫu mã trong catalog của hãng mà Synnex FPT không phân phối. Lâu dần tình trạng này sẽ tạo nên sự thiếu chuyên nghiệp và ảnh hưởng đến uy tín. Giờ đây khi tự thiết kế được catalog cho riêng mình, Synnex FPT đã chủ động trình bày những sản phẩm mình phân phối, làm nổi bật những mã sản phẩm mình muốn đẩy mạnh… Hơn nữa với bản thiết kế mới, khách hàng đã có thể nắm rõ các thông tin: ảnh, kích thước, cấu hình chi tiết và thậm chí là cả báo cáo công nghệ của từng sản phẩm.

Thứ hai là với nền tảng sử dụng là trực tuyến, phía khách hàng cũng thuận tiện hơn, họ chỉ mất 10 giây để được cung cấp đầy đủ thông tin mà không cần mất thời gian tham khảo từ nhà phân phối hay phải trả chi phí để vận chuyển catalog giấy. Do vậy, việc thay đổi sang tự thiết kế Catalog Online đã giúp Synnex FPT tăng hiệu quả kinh doanh và hiệu suất bán hàng rõ rệt.

Thế nhưng Catalog Online không chỉ mang lại lợi ích cho Synnex FPT và khách hàng mà còn mang lại nghĩa rất lớn cho môi trường. Với Catalog giấy truyền thống, sau vòng đời sản phẩm khoảng từ 6 tháng đến 1 năm thì tất cả đều phải thay mới bởi sản phẩm công nghệ luôn hiện đại lên từng ngày. “Dù mình có sử dụng hiệu quả ra sao đi chăng nữa thì nó vẫn phải vứt đi, phải thải ra. Vì một khi đã in ra thì nó như bát nước đã hất đi vậy, không thể chỉnh sửa, không thể dùng tiếp. Đó là còn chưa kể giấy in catalog truyền thồng là giấy bìa cứng, tráng phủ nilon nên rất khó phân huỷ và không thể tái sử dụng” - anh Quang phân tích.

Tính một bài toán nhỏ: trung bình 1 quý 1 thương hiệu sẽ in khoảng 1000 bản catalog giấy, mất khoảng 60 triệu. Như vâỵ với tối thiểu 10 thương hiệu mà Synnex đang phân phối thì mỗi năm đơn vị này đã tiêu tốn đến hơn 2 tỷ 400 triệu đồng chỉ riêng cho việc in ấn, chưa tính nhân lực, vật lực, vận chuyển hay bảo quản. Và tất cả 40.000 bản catalog được in ra trong 1 năm ấy rồi sẽ trở thành rác thải không thể tái chế và tiêu tốn hàng ngàn năm để phân huỷ.

Anh Quang và cộng sự Phương Anh thảo luận công việc về dự án "Catalog online".

“Khi Quang mới đề xuất phương án Catalog online, mình chỉ nghĩ nó là một ý tưởng tốt, nên thử xem sao. Nhưng khi bắt đầu đưa vào sử dụng và nhìn nó trên một tổng thể thì mình mới thấy hết được sự ưu việt của nó. Với bản in, mọi thứ đều có giới hạn nhưng với bản catalog online thì là vô hạn”, chị Nguyễn Thu Huyền - Trưởng phòng Marketing truyền thông của Synnex FPT khẳng định. Là cấp trên trực tiếp của cả team dự án, chị Huyền luôn theo sát tiến độ, có mặt góp ý kịp thời từ khi tất cả mới chỉ là ý tưởng. Nhìn sản phẩm tiến triển từng ngày và dần hoàn thiện như hôm nay, chị Huyền tự hào khi sản phẩm đã mang lại ý nghĩa lớn tại đơn vị và tạo nên dấu ấn mở màn cho những ý tưởng sáng tạo tiếp theo của người Phân phối.

Anh Quang đem “Catalog Online” đến với iKhiến 2020 cũng chỉ với suy nghĩ rằng ý tưởng của mình sẽ được lan toả, sẽ gặp những ý tưởng tốt hơn, và khi tìm được điểm giao nhau thì chúng sẽ trở thành một phiên bản tốt hơn nữa. “Tôi luôn gắng mỗi ngày một chút, hôm nay tôi đã đúng đắn thì ngày mai tôi phải đúng đắn hơn. Cứ thế không ngừng!”. Và đó cũng chính là cách anh Quang - một cậu sinh viên kỹ thuật đã đi qua 10 năm chinh chiến ở rất nhiều vị trí từ bán hàng, nhân viên kho đến đào tạo viên và bây giờ là một nhân sự của team marketing tại Synnex FPT.

Khi được hỏi quan điểm về cảm hứng sáng tạo, anh Quang bồi hồi một lúc: “Sự sáng tạo không tự nhiên mà có, nó phải bắt đầu bằng việc dám thay đổi. Không có gì để chắc chắn rằng cách làm mới này sẽ ưu việt hơn cách làm cũ, nhưng không vì thế mà mình không làm. Bởi phải có khó khăn thì sự đánh đổi, sự sáng tạo mới có ý nghĩa”.

Hà My

• ‘Sách online’ nhà Phân phối tiết kiệm 120 triệu đồng
• Lần đầu Sáng kiến FPT nhận lượng hồ sơ ‘khủng’