Từ khi thành lập phòng Hệ thống (năm 2013), FPT Shop đã quan tâm đến vấn đề cập nhật tình hình hàng hóa. Mỗi nhà bán lẻ sẽ có một công thức luân chuyển hàng hóa riêng, tùy thuộc vào kế hoạch kinh doanh. Vì vậy, để cho ra đời và vận hành hệ thống, Ban Điều hành FPT Retail đã phải nghiên cứu công thức riêng, phù hợp với từng chiến lược và thời điểm cụ thể, theo xu hướng vận động của thị trường. Từ 2014 đến nay, Hệ thống quản lý và phân phối hàng hóa MRP đã trải qua nhiều lần cải tiến, thay đổi công thức và tiếp tục cập nhật, lần gần nhất là tháng 6/2020.
 |
| Hệ thống MRP giúp FPT Retail giải quyết bài toán tồn kho. |
Trước đây, khi vận hành hệ thống cũ, việc xử lý hàng trăm mã SKUs (Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu kho) được thực hiện khá máy móc, áp dụng một công thức đồng loạt cho tất cả các cửa hàng. Khả năng phân loại các mặt hàng tồn kho diễn ra chậm chạp, số lượng lệnh vận chuyển nội bộ rất lớn với hơn 60.000 lệnh/tuần và được thực hiện hoàn toàn thủ công. Bộ phận HO phải mất đến 4 ngày để đưa ra yêu cầu đặt hàng đối với nhà cung cấp. Điều này làm giảm doanh thu và mất cơ hội kinh doanh, do chưa tối ưu tồn kho khiến hàng vừa thừa vừa thiếu, xảy ra tình trạng hàng vừa đặt về lại luân chuyển nội bộ và ngược lại. Bất cập hệ thống cũng phát sinh chi phí tồn kho, luân chuyển, nhân lực xử lý và lãi vay, tốn thời gian quá nhiều vào xuất - nhập hàng hóa.
Để cải tiến phần mềm MRP, phòng Hệ thống tiến hành thu thập dữ liệu và phân tích thói quen, đặc trưng từng cửa hàng/sản phẩm, bổ sung các tiêu chí tính toán mới (số ngày không tồn kho và trạng thái kinh doanh). Dựa trên tình trạng tồn kho và sức bán của mặt hàng, hệ thống cung cấp thống kê để biết được thời gian tới cần nhập về mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu, cửa hàng nào đang bán chạy sản phẩm đó, cửa hàng nào còn tồn kho,... Từ đó, có thể luân chuyển nội bộ, điều chuyển hàng hóa giúp tối ưu bán hàng. Các số liệu về bán hàng, tồn kho được cập nhật mỗi ngày về cho phần mềm MRP, để liên tục tự động tính toán, phân tích.
Hệ thống quản lý và phân phối hàng hóa MRP cải tiến đã nâng cao tính chính xác dữ liệu, giúp các lệnh được thực hiện tự động. Việc áp dụng và nâng cấp hệ thống MRP mới làm giảm tổng số lệnh luân chuyển nội bộ, chi phí vận chuyển, tồn kho và lãi vay dự trữ hàng. Đồng thời, gần như hoàn toàn tự động hóa, loại bỏ cảm tính và các yếu tố con người tác động. Ngoài ra, có thể áp dụng đặc thù riêng cho từng cửa hàng/sản phẩm/khu vực, tối ưu hóa tồn kho dựa trên chỉ số bán hàng. Trước đây chỉ có một ngày đặt hàng chung toàn quốc, giờ đây ngày đặt hàng thực hiện cho từng shop khác nhau và cập nhật liên tục.
 |
| Nhóm tác giả nhận giải Vàng tại Chung khảo iKhiến số 4. |
Nếu như hệ thống cũ sử dụng Google Map, ưu tiên về khoảng cách gần nhất trong vận chuyển nội bộ thì hệ thống mới chú trọng tối ưu hóa chi phí lưu chuyển và tồn kho, so sánh giá vận chuyển. Hệ thống cũ áp dụng chia hàng hóa theo tương quan 1-1 giữa các shop, nhưng MRP cải tiến phân chia theo tương quan thừa thiếu trong khu vực. Kết quả, từ tháng 8 - 10/2020, FPT Retail đã tiết kiệm 4,84 tỷ đồng chi phí tồn kho, 4,25 tỷ đồng từ chi phí lãi vay, 589 triệu đồng từ chi phí vận chuyển hàng thừa và giảm 32% số lệnh lưu chuyển nội bộ so với cùng kỳ năm 2019. Số ngày tồn kho giảm 10 ngày và giá trị tồn kho giảm 627 tỷ đồng.
Trong quá trình cải tiến MRP, hệ thống phải xử lý nhiều bài toán tối ưu và lượng dữ liệu lớn từ hơn 600 cửa hàng (khoảng hơn 1.000 sản phẩm) của FPT Shop, sắp tới sẽ có thêm chuỗi nhà thuốc Long Châu. Trong suốt quá trình phát triển hệ thống MRP, chị Nguyễn Bạch Điệp - Chủ tịch FPT Retail là người trực tiếp theo dõi, chỉ đạo việc xây dựng phần mềm. Trong tương lai gần, MRP sẽ tiếp tục cải tiến để vận hành nhanh hơn, tối ưu hơn nữa chi phí tồn kho và vận chuyển, nâng cao cơ hội bán hàng cao nhất có thể. Bởi đặc thù của ngành bán lẻ là thay đổi không ngừng, dựa trên thói quen tiêu dùng của khách hàng.
Ở vòng Chung khảo iKhiến số 4 (tháng 11/2020), sáng kiến Hệ thống quản lý và phân phối hàng hóa MRP của nhóm tác giả Hồ Anh Trí, Lê Vũ Quỳnh Phương, Lê Nguyên Yến Nhi, Nguyễn Trần Khánh Quỳnh (FPT Retail) đã xuất sắc giành giải Vàng. “Chúng tôi không ngờ nhóm sẽ đạt được giải cao như vậy. Đây sẽ là động lực để các thành viên tiếp tục nỗ lực để cho ra đời nhiều sáng kiến khác trong tương lai”, nhóm tác giả chia sẻ sau khi nhận giải Vàng.
>> FPT Shop tối ưu quản lý hàng hóa từ bài học Amazon
Sơn Thạnh
Ý kiến
()