Vị trưởng phòng mẫn cán 'thầu' mọi dự án tin học hóa phân phối

Chỉ sau một năm, thời điểm cuối 2014, FIT bắt tay vào tin học hóa nhằm tối ưu nguồn lực và giảm tối đa các quy trình không phù hợp. Là nhân sự quản lý, anh Đào Ngọc Anh, Trưởng phòng Phần mềm, nhận nhiệm vụ tham gia vào toàn bộ dự án tin học hóa của công ty như: Hệ thống quản lý đặt hàng với hãng (Hệ thống ePO), Hệ thống bán hàng cho Nhân viên kinh doanh (FTG Salesman), Hệ thống quản lý sửa chữa FSM (FPT Service Management).

Chia sẻ về khó khăn, chàng kỹ sư sinh năm 1984 tâm sự, do nghiệp vụ trong ngành phân phối của công ty trải khắp từ ở các khâu gồm: Dự báo đặt hàng, Quản lý đặt hàng, Quản lý mua hàng, Quản lý kho, Quản lý bán hàng, Quản lý bảo hành; ngoài ra còn có các quy trình khác như: Báo cáo hãng, Báo cáo quản trị nội bộ, Quản lý chương trình marketing… nên khối lượng công việc cần tin học hóa rất lớn và thử thách. Do đó, việc "lọc máu" cần phải có sự phối hợp giữa các bộ phận.

Đào Ngọc Anh, Trưởng phòng Phần mềm, nhận nhiệm vụ tham gia vào toàn bộ các dự án tin học hóa của công ty.

FTG Salesman là phần mềm đầu tiên triển khai thí điểm nhằm mục đích xử lý hiệu quả việc phối hợp tác nghiệp giữa các bộ phận: Nhân viên kinh doanh; Kế toán công nợ - hóa đơn; Cán bộ in hóa đơn; Nhóm Triển khai - Giao nhận…

Hệ thống đi vào ứng dụng đã giúp salesman tối giản được quy trình bán hàng và tự động hóa việc chép hóa đơn lên Oracle, lấy thông tin danh mục hàng hóa, kho hàng, tồn kho, loại bỏ những yêu cầu sai thông tin… Hệ thống còn giúp cải thiện thời gian duyệt công nợ, giúp kế toán hóa đơn duyệt nhanh đơn hàng.

“Khi chưa ứng dụng CNTT, mỗi kế toán/hóa đơn thường phải chép đơn hàng lên Oracle và mất khoảng 2 phút cho mỗi đơn hàng. Với hơn 100.000 đơn hàng một năm, hệ thống giúp tiết kiệm khoảng 11 tháng làm việc cho công ty. Còn với 1,5-2h cho đơn hàng chuỗi (của các cửa hàng điện máy) sẽ tiết kiệm được 3 tháng làm việc cho công ty”, anh Ngọc Anh thông tin.

Đến nay, nhiệm vụ tin học hóa các tác nghiệp chính của công ty đã được Ban Công nghệ FPT Trading cơ bản hoàn tất. Chính vì vậy, định hướng phát triển của FIT là sẽ biến hạ tầng hệ thống thông tin của Phân phối FPT tiến tới tiệm cận với nhóm dẫn đầu các doanh nghiệp phân phối trên thế giới.

Theo anh, để thực hiện được việc này sẽ phải thông qua nhóm công việc chính gồm: Cải tiến liên tục các hệ thống thông tin hiện có thông qua việc làm việc chặt chẽ với đơn vị và tham khảo best-practice trong lĩnh vực phân phối thế giới; Ứng dụng và triển khai các công nghệ mới giúp thay đổi phương thức vận hành của doanh nghiệp phân phối truyền thống. 

Ngoài việc tham gia dự án, với vai trò của mình, vị Trưởng phòng 33 tuổi thường nâng cao kiến thức bằng cách tự đọc sách, tài liệu chuyên ngành về công nghệ của các tổ chức uy tín trên thế giới. Bên cạnh đó, anh còn tham gia, tổ chức các buổi seminar về công nghệ cho anh em, định hướng và cùng bàn luận nhóm trong việc ứng dụng cho bài toán thực tế FPT Trading. Đồng thời cộng tác với Ban Công nghệ FPT để tận dụng các kết quả nghiên cứu chuyên sâu vào bài toán riêng cho công ty.

Là “dân công nghệ” nhưng Đào Ngọc Anh không khô khan. Trong mắt đồng nghiệp, thậm chí anh còn có “máu nghệ sĩ” khi thường xuyên ca hát và trò chuyện rất cởi mở. “Ngọc Anh là người rất nhiệt tình trong công việc, vui vẻ và hòa đồng. Ở công ty, các hoạt động thể thao, thể mỹ luôn có sự góp mặt của anh”, một đồng nghiệp chia sẻ.

Hệ thống quản lý sửa chữa FSM (FPT Service Management) là một trong 19 đề cử FPT Tech Awards 2016 và Đào Ngọc Anh là một trong 7 ứng viên hạng mục Gương mặt tiêu biểu. FPT Tech Awards là giải thưởng thường niên nhằm tôn vinh các sản phẩm công nghệ mang thương hiệu FPT do trang tin Chungta.vn, Ban Truyền thông và Ban Công nghệ FPT phối hợp tổ chức từ năm 2015.

>> Cải thiện chất lượng phục vụ nhờ hệ thống quản lý sửa chữa

Thanh Tùng